PAGE行政會議檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政會議檔案管理，確保會議檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮會議檔案在公司行政管理、決策支持和歷史查考等方面的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類行政會議形成的檔案管理，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門協(xié)調(diào)會、工作匯報(bào)會等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政會議檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則會議檔案應(yīng)如實(shí)反映會議內(nèi)容和過程，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則按照會議的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)會議檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、會議檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會議通知、議程、日程安排等相關(guān)文件。2.會議記錄（包括紙質(zhì)記錄、電子記錄等），詳細(xì)記錄會議討論的事項(xiàng)、決議、發(fā)言要點(diǎn)等。3.會議形成的各類報(bào)告、文件、決議、紀(jì)要等正式文件。4.會議期間產(chǎn)生的其他相關(guān)資料，如圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后及時將會議檔案資料收集齊全，并移交檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類按會議類型分類：分為總經(jīng)理辦公會檔案、部門協(xié)調(diào)會檔案、工作匯報(bào)會檔案等。按時間順序分類：在每類會議檔案中，按照會議召開的時間先后順序進(jìn)行排列。2.編號為每一份會議檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制會議檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)等信息。對于重要的會議檔案，可編寫內(nèi)容摘要，以便快速了解檔案的核心內(nèi)容。三、會議檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、重要?dú)v史事件、長期規(guī)劃等具有重要保存價值的會議檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他會議檔案根據(jù)其重要程度和參考價值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如防潮、防蟲、防火等。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份。對電子檔案進(jìn)行分類存儲，設(shè)置合理的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和檢索。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保檔案的安全性和完整性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。3.定期對檔案庫房進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保檔案的存放有序和數(shù)量準(zhǔn)確。四、會議檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在行政管理、決策支持、工作參考等方面需要查閱會議檔案。2.公司外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司相關(guān)會議檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部利用公司內(nèi)部人員如需查閱會議檔案，應(yīng)填寫《會議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的會議檔案，并做好查閱記錄。2.外部利用公司外部單位如需查閱會議檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請，說明查閱的目的、范圍、用途等情況。申請經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)歸還所查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。2.查閱會議檔案時，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、錄音、錄像或帶走檔案原件。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、會議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的會議檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價值和保存意義，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對會議檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對擬鑒定的會議檔案進(jìn)行逐一審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式、價值等因素。2.參考檔案的保管期限、利用情況、歷史背景等信息，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。3.對于仍具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《會議檔案銷毀申請表》。（四）銷毀程序1.《會議檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.銷毀會議檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會議檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立健全會議檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對會議檔案的收集整理、保管利用、鑒定銷毀等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會議檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集范圍、整理方法、保管期限、利用程序等是否符合規(guī)定。2.會議檔案的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫房的環(huán)境條件、存儲設(shè)備的安全性等。4.檔案管理人員的工作情況，如工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力等。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對違反會議檔案管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)