PAGE招標(biāo)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購(gòu)、服務(wù)外包等各類招標(biāo)活動(dòng)形成的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標(biāo)檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：招標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則：按照招標(biāo)項(xiàng)目的性質(zhì)、類別和時(shí)間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)招標(biāo)檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露和丟失。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好招標(biāo)文件資料的收集、整理和移交工作。3.負(fù)責(zé)招標(biāo)檔案的集中統(tǒng)一歸檔、保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供招標(biāo)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行清理、鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）招標(biāo)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招標(biāo)項(xiàng)目文件資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的招標(biāo)文件資料移交檔案管理部門歸檔。3.在招標(biāo)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定妥善保管各類文件資料，不得擅自銷毀或丟失。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查閱、借閱招標(biāo)檔案的申請(qǐng)，并配合做好相關(guān)登記工作。（三）其他部門職責(zé)1.涉及招標(biāo)活動(dòng)的其他部門，應(yīng)積極配合檔案管理部門和招標(biāo)業(yè)務(wù)部門做好招標(biāo)文件資料的收集、整理和歸檔工作。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)招標(biāo)檔案的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)前期文件：包括招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、招標(biāo)申請(qǐng)報(bào)告、招標(biāo)文件編制計(jì)劃等。2.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。其中，招標(biāo)文件應(yīng)包含商務(wù)條款、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)單位的投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)方案、資格證明文件等。4.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件：包括開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專家名單、中標(biāo)候選人公示等。5.合同文件：包括中標(biāo)通知書、合同文本及附件、合同變更協(xié)議等。6.其他相關(guān)文件：如招標(biāo)過(guò)程中的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、投訴處理文件等。（二）收集要求1.招標(biāo)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將招標(biāo)文件資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。同時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照招標(biāo)項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如工程建設(shè)類、物資采購(gòu)類、服務(wù)外包類等。2.在每類項(xiàng)目下，再按照招標(biāo)活動(dòng)的階段進(jìn)行細(xì)分，如招標(biāo)前期、招標(biāo)實(shí)施、中標(biāo)后等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類編號(hào)，確保每份文件都有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于識(shí)別和管理。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件資料進(jìn)行排序和裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。3.編制文件目錄，詳細(xì)記錄每份文件的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，便于查找和核對(duì)。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.招標(biāo)業(yè)務(wù)部門整理好的招標(biāo)文件資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，填寫《招標(biāo)檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門存檔，一份由業(yè)務(wù)部門留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門收到移交的招標(biāo)檔案后，按照檔案整理要求進(jìn)行再次審核和整理。審核無(wú)誤后，將檔案存入專門的檔案庫(kù)房，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）歸檔期限招標(biāo)項(xiàng)目檔案應(yīng)在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。對(duì)于重大招標(biāo)項(xiàng)目或有特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。六、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，防止電子檔案因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因丟失。（二）保管期限1.招標(biāo)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年，物資采購(gòu)項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年，服務(wù)外包項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年。2.對(duì)于涉及公司重要權(quán)益、具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的招標(biāo)檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)做好清查記錄，以備查閱。七、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的招標(biāo)檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱招標(biāo)檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制招標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合復(fù)制條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和份數(shù)。3.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改或偽造。復(fù)制后的檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管和利用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、招標(biāo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。2.鑒定工作小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，并由鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的招標(biāo)檔案，由檔案管理部門填寫《招標(biāo)檔案銷毀申請(qǐng)表》，附上鑒定工作小組的鑒定意見，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指