PAGE檔案管理制度附則一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作活動，保證檔案的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，負責檔案管理的日常工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的具體業(yè)務操作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對各部門檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。6.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和有效利用。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。2.各部門應按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類整理，并編制檔案目錄。3.各部門應積極配合檔案管理部門的工作，及時提供檔案利用所需的資料和信息。4.各部門應加強對本部門檔案的安全管理，防止檔案的丟失、損壞和泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司/組織員工個人在工作中形成的重要文件和資料。4.公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。3.對重要的檔案材料，檔案管理人員應及時進行收集和整理，確保檔案的完整性和準確性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應使用符合檔案管理要求的裝訂材料，不得使用金屬物裝訂。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、消火栓、防盜門、防盜窗等。（二）保管設備1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、密集架、溫濕度計、防蟲藥品等。2.檔案保管設備應定期進行檢查和維護，確保設備的正常運行。3.對電子檔案，應配備必要的存儲設備，如硬盤、磁帶、光盤等，并定期進行備份，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為1年至15年。（四）檔案的清點與核對1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.清點和核對的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對清點和核對中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)，結合公司/組織的實際情況，對檔案進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司/組織的整體利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握檔案的保管期限，避免隨意延長或縮短保管期限。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應逐件逐頁地審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析比較法：對同類檔案進行分析比較，找出檔案之間的差異和共同點，從而確定檔案的價值。3.效益評估法：從檔案的利用效益出發(fā)，評估檔案對公司/組織各項工作的作用和影響，確定檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀。銷毀時，應確保檔案徹底銷毀，不得泄露檔案信息。4.檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案銷毀的時間、地點、人員、檔案名稱和數(shù)量等信息。記錄應保存?zhèn)洳椤Ａ?、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.方便快捷原則：檔案管理部門應提供方便快捷的檔案利用服務，滿足利用者的需求。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.公司/組織外部單位因工作需要查閱檔案，應按照有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱檔案，應按照法律程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司/組織外部單位查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，提交單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領導批準后，方可查閱。3.司法機關、行政機關查閱檔案，應出具相關法律文書，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領導批準后，方可查閱。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者因工作需要確需復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用符合檔案管理要求的復制設備和材料，確保復制質(zhì)量。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應加強對檔案利用的監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定要求。2.檔案管理人員應認真登記檔案利用情況，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.對違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應及時進行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取必要的安全技術措施，如防火墻、加密技術、備份恢復等，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收等環(huán)節(jié)。2.檔案管理信息系統(tǒng)操作流程：各部門應按照檔案管理信息系統(tǒng)的操作要求，及時錄入和更新檔案信息。檔案管理部門應定期對檔案信息進行維護和管理，確保檔案信息的準確性和完整性。3.檔案信息安全管理流程：包括用戶認證、權限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、安全審計等環(huán)節(jié)。（四）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.各部門應積極配