PAGE學(xué)校文秘檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文秘檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工形成的各類文秘檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校文秘檔案由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則。凡學(xué)校工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)齊全完整地歸檔。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校文秘檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管學(xué)校各部門移交的文秘檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。3.編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.對(duì)學(xué)校各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料齊全完整，并按規(guī)定時(shí)間移交綜合檔案室。2.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校文秘檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成1.學(xué)校各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.文件材料的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。（二）文件材料的收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集，做到及時(shí)、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。3.學(xué)校教職工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)主動(dòng)交所在部門兼職檔案員歸檔。四、文件材料的整理（一）分類1.學(xué)校文秘檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、科研管理類、財(cái)務(wù)管理類、后勤管理類等類別。2.每類檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。（二）組卷1.按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行組卷，確保同一卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.卷內(nèi)文件材料應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰，頁號(hào)準(zhǔn)確。（三）編目1.編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。2.填寫備考表，注明卷內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充等情況。3.裝訂成冊(cè)，采用三孔一線的方法，確保裝訂牢固、整齊美觀。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將本部門上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。2.歸檔的文件材料應(yīng)符合檔案整理要求，做到分類準(zhǔn)確、組卷合理、編目規(guī)范。（二）移交1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交綜合檔案室，辦理移交手續(xù)。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案裝具1.配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱檔案須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員姓名、單位、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。（二）銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并實(shí)行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。九、電子檔案管理（一）電子文件的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集、整理本部門形成的電子文件，并按照學(xué)校文秘檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立電子檔案存儲(chǔ)索引，便于查找和管理。（三）電子檔案的利用與安全1.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)