PAGE會計(jì)檔案管理制度老舊一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全公司的會計(jì)檔案工作，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會計(jì)檔案的具體管理，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施確保會計(jì)檔案的安全，防止會計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止會計(jì)檔案信息泄露。4.便于利用原則。在保證會計(jì)檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于會計(jì)檔案的查閱、使用，提高會計(jì)檔案的利用效率。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和摘要。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如備查賬等，用于補(bǔ)充登記某些在總賬和明細(xì)賬中未能記錄或記錄不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，除月度報(bào)告內(nèi)容外，還可能包括附注等。3.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，是全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單，銀行定期提供的公司銀行賬戶收支明細(xì)清單。3.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案移交情況的清單。4.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案保管情況的清冊。5.會計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會計(jì)檔案銷毀情況的清冊。6.會計(jì)電算化數(shù)據(jù)，包括會計(jì)軟件備份數(shù)據(jù)、電子會計(jì)憑證、電子會計(jì)賬簿、電子財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等。三、會計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后[X]個工作日內(nèi)裝訂成冊，并在年度終了后[X]個月內(nèi)歸檔。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)整理歸檔。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)裝訂成冊并歸檔，月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在次月或次季終了后[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.其他會計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類整理，按年度、類別、保管期限分別裝訂成冊，并編制頁碼。2.會計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.會計(jì)賬簿應(yīng)按賬簿啟用時(shí)間順序排列，賬頁應(yīng)連續(xù)編號，不得缺頁、跳行。4.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容編制，封面應(yīng)注明公司名稱、年度、月份、報(bào)表名稱等信息，并加蓋單位公章。5.其他會計(jì)資料應(yīng)按其性質(zhì)和用途分類整理，編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息。（三）歸檔程序1.會計(jì)人員負(fù)責(zé)將整理好的會計(jì)檔案交本部門檔案管理人員進(jìn)行初步審核。2.檔案管理人員對會計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核，審核無誤后在會計(jì)檔案移交清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員將審核后的會計(jì)檔案按照規(guī)定的保管期限和存放地點(diǎn)進(jìn)行分類存放，并建立會計(jì)檔案保管清冊。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會計(jì)賬簿保管期限為[X]年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，其中年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料保管期限為[X]年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.會計(jì)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，確保會計(jì)檔案的安全和完整。2.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。3.對于磁性介質(zhì)存儲的電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、借出會計(jì)檔案。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱會計(jì)檔案，查閱過程中不得在會計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱程序1.外單位因工作需要查閱或借閱本公司會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)后方可查閱或借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播會計(jì)檔案信息，不得在會計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。4.借閱結(jié)束后借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還會計(jì)檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員責(zé)任。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的會計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會計(jì)檔案銷毀申請，填寫《會計(jì)檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并附會計(jì)檔案銷毀清冊。2.公司檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門對擬銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。4.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄會計(jì)檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將會計(jì)檔案銷毀清冊永久保存，作為會計(jì)檔案管理的重要記錄。七、會計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會計(jì)檔案的形成與收集1.公司應(yīng)使用符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會計(jì)軟件進(jìn)行會計(jì)核算，確保電子會計(jì)檔案的格式規(guī)范和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.會計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將電子會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)定期移交檔案管理人員進(jìn)行歸檔保存。3.檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理電子會計(jì)檔案，確保電子會計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）電子會計(jì)檔案的存儲與保管1.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案管理人員應(yīng)定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子會計(jì)檔案的可讀性和可用性。（三）電子會計(jì)檔案的查閱與利用1.公司應(yīng)建立電子會計(jì)檔案查閱系統(tǒng)，方便內(nèi)部人員查閱電子會計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)通過查閱系統(tǒng)進(jìn)行查閱，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。2.外單位查閱電子會計(jì)檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的查閱程序辦理審批手續(xù)，并由檔案管理人員通過查閱系統(tǒng)提供查閱服務(wù)。查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播電子會計(jì)檔案信息。3.電子會計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循安全保密原則，確保電子會計(jì)檔案信息不被泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對本單位會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.公司檔案管理部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門對各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，確保