PAGE檢察檔案工作制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)檢察檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檢察檔案資源，服務(wù)檢察工作，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民檢察院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門及全體檢察人員在檢察業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檢察檔案由本院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映檢察工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱、借閱和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國(guó)家利益和檢察工作的保密性。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.對(duì)本院各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。3.負(fù)責(zé)本院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（二）具體業(yè)務(wù)職責(zé)1.收集工作制定檔案收集范圍和歸檔要求，指導(dǎo)各部門及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全。定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作的及時(shí)性和完整性。2.整理工作按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂。確保檔案整理符合規(guī)范要求，便于保管和利用。3.保管工作建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。4.鑒定工作定期組織對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)鑒定工作形成的文件材料進(jìn)行整理歸檔。5.統(tǒng)計(jì)工作建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.編研工作結(jié)合檢察工作實(shí)際，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等。為檢察工作提供信息支持和決策依據(jù)。7.利用工作建立檔案查閱、借閱制度，規(guī)范利用手續(xù)。及時(shí)為本院各部門及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。做好檔案利用效果的跟蹤和反饋工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.本院各部門在檢察業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像等各種載體形式。2.文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和檢察工作規(guī)范要求，做到內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范、簽署完備。（二）收集范圍1.案件檔案各類刑事案件、民事案件、行政案件、公益訴訟案件等從受理到辦結(jié)過(guò)程中形成的全部文件材料，如案件線索材料、立案決定書(shū)、起訴書(shū)、判決書(shū)、裁定書(shū)等。案件辦理過(guò)程中的調(diào)查取證材料、證據(jù)清單、鑒定意見(jiàn)、庭審記錄等。2.文書(shū)檔案本院制發(fā)的各類文件、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、決定、批復(fù)等。上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位來(lái)文及本院的收文處理單、傳閱單等。3.人事檔案本院人員的履歷表、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、工資變動(dòng)材料等。人事檔案的整理、轉(zhuǎn)遞、查閱等相關(guān)記錄。4.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件材料。財(cái)務(wù)收支審批單、報(bào)銷憑證等。5.聲像檔案本院重大活動(dòng)、重要會(huì)議、案件偵查等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。聲像資料的文字說(shuō)明、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等相關(guān)信息。6.電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、案件管理系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)等。電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，如文件格式、大小、存儲(chǔ)位置等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和歸檔要求，及時(shí)將文件材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系性，遵循文件材料的形成規(guī)律，按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按本院內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類。如辦公室、政治部、業(yè)務(wù)部門等機(jī)構(gòu)形成的檔案分別歸類，或按檢察業(yè)務(wù)、行政管理等問(wèn)題進(jìn)行分類。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物及不必要的附件，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。2.編頁(yè)號(hào)對(duì)裝訂后的檔案材料逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在有文字的頁(yè)面正面右上角、背面左上角。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。填寫(xiě)備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并由立卷人、檢查人簽字。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管反映本院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。如重要的法律文書(shū)、重大案件檔案、本院的重要文件等。2.長(zhǎng)期保管在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限一般為30年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限一般為10年。（二）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品、吸塵器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（三）保管要求1.按照檔案分類方案和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬物相符。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。對(duì)仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)。2.組織鑒定小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量及去向。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的保管期限分布情況。4.檔案的查閱、借閱次數(shù)及利用效果。5.檔案庫(kù)房的溫濕度、安全檢查等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)、保管情況統(tǒng)計(jì)等相關(guān)內(nèi)容。八、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.編寫(xiě)本院大事記，記錄本院重要工作、重大事件、重要活動(dòng)等。2.整理案件專題匯編，對(duì)本院辦理的典型案件進(jìn)行整理和匯編，包括案件基本情況、辦理過(guò)程、法律適用等內(nèi)容。3.編輯檢察工作文件選編，收集本院制發(fā)的重要文件及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)檢察工作的重要文件。4.開(kāi)展檔案信息專題研究，如檢察檔案管理模式研究、檔案利用效果分析等。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)緊密結(jié)合檢察工作實(shí)際，突出本院特色，為檢察業(yè)務(wù)和管理工作提供參考和借鑒。2.編研材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、資料詳實(shí)，文字表述規(guī)范、簡(jiǎn)潔。3.編研成果應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)，確保質(zhì)量。（三）編研成果利用1.將編研成果提供給本院各部門及相關(guān)人員查閱利用，為檢察工作決策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、案件辦理等提供支持。2.積極向上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位及社會(huì)各界宣傳本院編研成果，擴(kuò)大本院檢察工作影響力。九、檔案的利用（一）利用范圍1.本院各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本院相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、律師等按照法定程序查閱、借閱本院案件檔案。4.其他符合規(guī)定的單位和個(gè)人因特殊需要查閱本院檔案。（二）利用手續(xù)1.本院各部門查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱本院檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的范圍和用途，經(jīng)本院辦公室審核后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、律師查閱、借閱本院案件檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和司法程序辦理手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核其身份和手續(xù)的合法性。4.檔案查閱、借閱申請(qǐng)表或介紹信應(yīng)留存檔案管理部門備案。（三）利用方式1.檔案查閱一般在檔案管理部門指定的查閱室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱室管理制度，不得在查閱室內(nèi)吸煙、飲食、喧嘩等。2.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)