PAGE行政部門檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政部門檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理崗位負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司行政部門的工作活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善行政部門檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)行政部門檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的齊全、完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全保管。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司行政決策、行政管理和各項業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供相關(guān)檔案資料。4.了解和掌握本部門檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，對本部門人員進(jìn)行檔案管理知識的宣傳和教育，提高全員的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全無損。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化錄入和管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出意見和建議。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司行政工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司行政部門形成的各類文件，包括工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等。3.公司行政部門組織召開的各類會議文件，如會議通知、議程、報告、決議、記錄等。4.公司行政部門在行政管理活動中形成的各種記錄，如考勤記錄、辦公用品領(lǐng)用記錄、車輛使用記錄、接待記錄等。5.公司行政部門開展專項工作或項目活動形成的文件資料，如項目方案、工作匯報、驗收報告等。6.公司行政部門與外部單位往來的文件，如信函、傳真、電子郵件等。7.公司行政部門獲得的榮譽(yù)證書、獎狀、獎杯等實物檔案。8.其他具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、合理，層次分明，編號規(guī)范，便于檢索。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到整齊、美觀，并符合檔案裝訂的要求。（四）整理方法1.分類行政部門檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。年度分類：將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，每年形成的檔案為一個類別。機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)公司行政部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能，將檔案分為不同的類別。如辦公室文件、人力資源文件、行政事務(wù)文件等。保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號采用“年度+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+順序號”的形式，例如：2023BGS001，表示2023年度辦公室形成的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和檢索。4.裝訂對整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重大項目或?qū)ｍ椆ぷ餍纬傻臋n案，應(yīng)在項目結(jié)束或工作完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的文件材料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、編目，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行檢查和核對，確認(rèn)檔案的齊全、完整和整理規(guī)范后，辦理檔案接收手續(xù)。3.檔案管理部門將接收的檔案按照分類方案進(jìn)行上架排列，存入檔案庫房。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：公司成立以來的重要文件、決議、章程、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括：公司年度工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、一般性會議文件等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括：臨時性工作文件、一般性通知、簡報等。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。每天應(yīng)定時記錄溫濕度情況，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。5.檔案庫房應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）檔案的存儲方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放在一個檔案柜或密集架內(nèi)，并按照編號順序依次排列。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放的方式，避免檔案平放導(dǎo)致變形或損壞。對于一些特殊規(guī)格的檔案，如圖紙、照片等，應(yīng)采用專門的存放方式進(jìn)行保管。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。六、檔案的利用（一）查閱利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱公司行政部門檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽換。借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案管理部門。4.外單位原則上不得借閱公司行政部門檔案，如因特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司行政部門檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定檔案鑒定的具體標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和存毀價值。3.對確定為失去保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，報公司行政部門負(fù)責(zé)人審批。