PAGE監(jiān)理檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司監(jiān)理檔案管理，確保監(jiān)理檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司所有監(jiān)理項目檔案的管理工作，包括但不限于項目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗收文件等各類與監(jiān)理業(yè)務相關的資料。（三）管理原則1.真實性原則：監(jiān)理檔案應如實反映監(jiān)理項目的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理項目從開始到結(jié)束全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述等符合實際情況。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和系統(tǒng)性。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔各類監(jiān)理文件，確保檔案的時效性。二、檔案管理職責（一）公司管理層職責1.負責制定和修訂監(jiān)理檔案管理規(guī)章制度，確保制度符合法律法規(guī)和行業(yè)要求。2.監(jiān)督和指導公司各部門及項目監(jiān)理機構的檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。3.對公司重要監(jiān)理檔案進行審核和批準，決定檔案的保管期限和銷毀等事宜。（二）檔案管理部門職責1.負責公司監(jiān)理檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施，制定檔案管理工作計劃和流程。2.指導、監(jiān)督各項目監(jiān)理機構的檔案收集、整理、歸檔工作，定期進行檢查和考核。3.負責公司監(jiān)理檔案的集中保管，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設施和設備，確保檔案安全。4.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對已過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀處理。6.負責向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。（三）項目監(jiān)理機構職責1.負責本項目監(jiān)理檔案的收集、整理、歸檔工作，指定專人負責檔案管理。2.按照檔案管理要求，及時將監(jiān)理過程中形成的各類文件資料進行分類整理，確保文件資料的完整性和準確性。3.在項目監(jiān)理工作結(jié)束后，按時將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、設計文件、監(jiān)理合同等。2.監(jiān)理過程文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。施工組織設計審核意見、施工方案審查記錄。工程開工報審表、工程復工報審表。施工進度計劃審核記錄、工程暫停令、工程復工令。質(zhì)量檢驗記錄、材料構配件設備報審表、見證取樣送檢記錄。安全監(jiān)理資料，如安全檢查記錄、安全隱患整改通知單等。工程計量與工程款支付審核資料，如工程款支付申請表、工程款支付證書等。監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、會議紀要。與建設單位、施工單位等相關單位的往來函件。3.竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、質(zhì)量評估報告、竣工移交證書等。（二）收集要求1.項目監(jiān)理機構應明確檔案收集責任人，及時收集監(jiān)理過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保文件資料不遺漏。2.對于外來文件，如建設單位、設計單位等提供的文件，應進行簽收登記，并及時分發(fā)至相關人員。3.文件資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類：按照監(jiān)理檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為工程前期文件、監(jiān)理管理文件、質(zhì)量控制文件、進度控制文件、造價控制文件、合同管理文件、竣工驗收文件等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對應。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和粘貼，按照一定順序進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目監(jiān)理機構在完成一個階段或整個項目監(jiān)理工作后，應及時對整理好的檔案進行自查。2.自查合格后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核無誤后辦理接收手續(xù)，將檔案存入檔案庫房。（二）保管期限1.監(jiān)理檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及工程質(zhì)量、安全等重大問題的文件資料，如質(zhì)量事故處理報告、安全事故處理記錄等。長期保管的檔案：工程建設過程中具有重要保存價值的文件資料，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、工程竣工驗收報告等，保管期限一般為10年至30年。短期保管的檔案：工程建設過程中一般性的文件資料，如監(jiān)理月報、監(jiān)理周報等，保管期限一般為3年至5年。2.檔案保管期限應根據(jù)國家相關規(guī)定和本公司實際情況確定，并在檔案目錄中注明。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)理檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱監(jiān)理檔案，應提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司管理層批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等信息，并簽字確認。3.檔案管理部門應根據(jù)借閱申請?zhí)峁┫鄳臋n案，并對借閱檔案進行復印或拍照等處理，盡量不提供原件借閱。如確需提供原件借閱，應嚴格控制借閱期限，并要求借閱人員妥善保管，按時歸還。4.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應對借閱的檔案保密，不得擅自轉(zhuǎn)借、復制、傳播檔案內(nèi)容，不得用于與借閱目的無關的其他用途。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司檔案管理部門應定期對已過保管期限的監(jiān)理檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應詳細記錄檔案的鑒定情況，形成檔案鑒定意見書，注明檔案編號、題名、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，附上檔案鑒定意見書，報公司管理層批準。2.批準后，檔案管理部門應指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上注明檔案編號、題名、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司監(jiān)理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)監(jiān)理檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.對監(jiān)理檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在電子檔案數(shù)據(jù)庫中建立完善的索引和檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.利