PAGE關(guān)于會展項(xiàng)目檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)會展項(xiàng)目檔案管理，確保會展項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的決策、運(yùn)營、發(fā)展以及后續(xù)項(xiàng)目提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承辦、參與的各類會展項(xiàng)目所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映會展項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集會展項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原則：建立高效的檔案檢索和利用機(jī)制，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善會展項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃會展項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護(hù)會展項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。5.定期對會展項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以改進(jìn)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)會展項(xiàng)目的各項(xiàng)工作，確保項(xiàng)目文件資料的及時(shí)形成和收集。2.對項(xiàng)目文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目工作人員按照檔案管理要求做好文件資料的整理和歸檔工作。3.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，并協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的審核和驗(yàn)收。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會展項(xiàng)目檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整理符合規(guī)范要求。2.對檔案進(jìn)行妥善保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，保證檔案的安全。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱的檔案。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，對銷毀的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.積極參與檔案管理部門組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.會展項(xiàng)目策劃階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、可行性研究報(bào)告、策劃方案、市場調(diào)研報(bào)告等。2.會展項(xiàng)目籌備階段：如展會招展招商文件、參展商和觀眾信息資料、場地租賃合同、搭建方案、宣傳推廣資料等。3.會展項(xiàng)目實(shí)施階段：展會現(xiàn)場照片、視頻、會議記錄、嘉賓簽到冊、活動執(zhí)行情況報(bào)告等。4.會展項(xiàng)目總結(jié)階段：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、評估報(bào)告、客戶反饋意見等。（二）收集要求1.項(xiàng)目工作人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件資料進(jìn)行整理，并移交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對項(xiàng)目文件資料進(jìn)行檢查和匯總，確保資料的齊全完整。3.對于重要的文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止原件丟失或損壞。4.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按項(xiàng)目階段分類：分為策劃階段檔案、籌備階段檔案、實(shí)施階段檔案、總結(jié)階段檔案。2.按文件類型分類：分為紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻、實(shí)物等。3.按文件性質(zhì)分類：分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，每類文件按時(shí)間順序排列，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄，裝訂成冊，并在封面標(biāo)注檔案名稱、年度、保管期限等信息。2.電子文件：按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進(jìn)行命名和編號，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，同時(shí)建立電子文件索引目錄，便于查找和利用。3.照片和視頻：按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝日期、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并刻錄成光盤保存。4.實(shí)物：對會展項(xiàng)目中涉及的重要實(shí)物，如獎杯、證書、紀(jì)念品等，進(jìn)行登記造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息，并拍照留存，與相關(guān)文件資料一同歸檔。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要權(quán)益等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：保管期限分為30年、10年。對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、階段性工作總結(jié)等，確定相應(yīng)的定期保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行存放。庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)。同時(shí)，建立電子檔案備份制度，將電子檔案備份至多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同地點(diǎn)。3.照片和視頻檔案：將照片和視頻刻錄成光盤后，存放在專門的光盤庫中，并建立相應(yīng)的目錄索引。對于重要的照片和視頻，可同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化存儲，以便更方便地查閱和利用。4.實(shí)物檔案：將實(shí)物存放在專門的陳列室或庫房中，進(jìn)行妥善保管，并做好防護(hù)措施，防止實(shí)物損壞或丟失。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和內(nèi)容，了解檔案的形成背景、來源、保管期限等信息。2.結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際利用需求，評估檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行綜合分析和判斷。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，記錄留存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱會展項(xiàng)目檔案。涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用流程1.查閱：查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、年度等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并安排專人協(xié)助查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：借閱人員填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。（三）利用反饋檔案利用人員在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋利用情況，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或?qū)n案利用有任何建議，應(yīng)如實(shí)告知檔案管理部門，以便檔案管理部門及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的會展項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、照片、視頻等進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照整理要求進(jìn)行分類、標(biāo)注和存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、審核、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能的完整性。3.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的備份管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地點(diǎn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立會展項(xiàng)目檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門定期對各項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作符合制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集情況：是否按照收集范圍和要求及時(shí)、完整地收集項(xiàng)目文件資料。2.檔案整理情況：整理方法是否正確，分類是否合理，編號是否規(guī)范，裝訂是否整齊等。3.檔案保管情況：保管環(huán)境是否適宜，檔案裝具是否完好，檔案是否安全無損。4.檔案利用情況：借閱登記是否齊全，利用反饋是否及時(shí)，檔案是否得到有效利用。5.檔案信息化管理情況：系統(tǒng)運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確，