PAGE測(cè)繪檔案臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測(cè)繪檔案臺(tái)賬管理，確保測(cè)繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測(cè)繪檔案臺(tái)賬管理的部門(mén)和人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)測(cè)繪檔案臺(tái)賬的建立、維護(hù)和更新。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)對(duì)測(cè)繪檔案的收集、整理、歸檔工作。定期對(duì)測(cè)繪檔案臺(tái)賬進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.測(cè)繪業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)測(cè)繪檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。配合檔案管理部門(mén)做好測(cè)繪檔案臺(tái)賬的相關(guān)工作，提供必要的信息和資料。3.其他部門(mén)在工作中涉及到測(cè)繪檔案的，應(yīng)按照本制度的要求，協(xié)助做好檔案的管理工作。（四）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保測(cè)繪檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：測(cè)繪檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：測(cè)繪檔案應(yīng)如實(shí)反映測(cè)繪工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則：優(yōu)化測(cè)繪檔案臺(tái)賬管理流程，提高檔案的檢索效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用。二、測(cè)繪檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照測(cè)繪項(xiàng)目的性質(zhì)分類(lèi)，可分為地形測(cè)繪、工程測(cè)量、地籍測(cè)繪、房產(chǎn)測(cè)繪等。2.按照測(cè)繪成果的形式分類(lèi)，可分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)據(jù)光盤(pán)等。3.按照測(cè)繪工作的階段分類(lèi)，可分為項(xiàng)目前期資料、測(cè)繪過(guò)程記錄、成果報(bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，由檔案類(lèi)別代碼、年份代碼、項(xiàng)目代碼、順序號(hào)等組成。2.檔案類(lèi)別代碼：根據(jù)測(cè)繪檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，用大寫(xiě)字母表示，如“D”表示地形測(cè)繪，“G”表示工程測(cè)量等。3.年份代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.項(xiàng)目代碼：根據(jù)測(cè)繪項(xiàng)目的名稱(chēng)或編號(hào)進(jìn)行編制，確保每個(gè)項(xiàng)目代碼的唯一性。5.順序號(hào)：按照檔案在該項(xiàng)目中的排列順序，用三位數(shù)字表示，從“001”開(kāi)始。例如：“D2023001001”表示2023年地形測(cè)繪項(xiàng)目中的第一份檔案。三、測(cè)繪檔案的收集與整理（一）收集要求1.測(cè)繪業(yè)務(wù)部門(mén)在完成測(cè)繪項(xiàng)目后應(yīng)及時(shí)收集項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表等，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)包括但不限于測(cè)繪任務(wù)書(shū)、技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)、原始觀測(cè)記錄、計(jì)算資料、成果圖件、檢查報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.對(duì)于外來(lái)的與測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料，如委托方提供的基礎(chǔ)資料、相關(guān)部門(mén)的審批文件等，也應(yīng)一并收集歸檔。（二）整理方法1.按照測(cè)繪檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.將同一類(lèi)別的檔案按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單，目錄清單應(yīng)包括檔案編號(hào)名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)路徑，確保電子檔案的可檢索性。四、測(cè)繪檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.測(cè)繪業(yè)務(wù)部門(mén)整理好測(cè)繪檔案后，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。3.檔案管理部門(mén)按照檔案的編號(hào)順序，將檔案上架存放，并建立相應(yīng)的檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置等信息。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用檔案柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.測(cè)繪檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或涉及公司核心利益的測(cè)繪成果等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般性的測(cè)繪項(xiàng)目成果、重要的技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括日常測(cè)繪工作中形成的一般性文件、資料等。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失的檔案進(jìn)行查找等，并做好記錄。五、測(cè)繪檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱測(cè)繪檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的測(cè)繪檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外單位人員查閱公司測(cè)繪檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過(guò)后，查閱申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，查找相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.測(cè)繪檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用測(cè)繪檔案形成的資料、成果等，如涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等問(wèn)題的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)測(cè)繪檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)利用規(guī)律，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和決策提供參考依據(jù)。六、測(cè)繪檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.成立測(cè)繪檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、測(cè)繪業(yè)務(wù)部門(mén)技術(shù)骨干等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的測(cè)繪檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)測(cè)繪檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)于仍有一定利用價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷(xiāo)毀流程1.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的測(cè)繪檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀完畢后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、測(cè)繪檔案臺(tái)賬的信息化管理（一）臺(tái)賬建立1.利用信息化管理系統(tǒng)建立測(cè)繪檔案臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)別、形成時(shí)間、保管期限、存放位置、查閱記錄等。（二）信息錄入與更新1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新歸檔檔案的信息錄入臺(tái)賬系統(tǒng)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)于檔案的查閱、借閱、銷(xiāo)毀等變動(dòng)情況，應(yīng)在臺(tái)賬系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新，以便及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)信息。（三）查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)信息化管理系統(tǒng)查詢(xún)測(cè)繪檔案臺(tái)賬信息，方便快捷地獲取所需檔