PAGE檔案工作各項管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，保障公司檔案的完整與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案的收集、整理應(yīng)確保全面、系統(tǒng)，涵蓋公司工作的各個方面，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。5.做好檔案的安全保密工作，制定檔案安全管理制度，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。4.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責(zé)檔案的借閱登記、歸還催還等工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、更新和維護工作。6.保守檔案機密，不得私自將檔案帶出公司或向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、技術(shù)資料、圖紙、聲像資料等。2.公司對外交往中收到和發(fā)出的各類文件、信函、傳真、電子郵件等。3.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料等。4.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的及時、完整。2.對于重要文件、合同等，應(yīng)在形成后及時歸檔，不得積壓或延誤。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和來源，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人力資源類、黨群工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則及組織1.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部牽頭，各相關(guān)部門負責(zé)人及檔案管理人員參加，負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司發(fā)展有重要查考利用價值的檔案，列為永久保管。2.在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為10年至50年。3.在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至10年。（三）保管期限的調(diào)整1.隨著時間的推移和公司發(fā)展的需要，對已確定保管期限的檔案，如發(fā)現(xiàn)其保存價值發(fā)生變化，應(yīng)及時進行調(diào)整。2.調(diào)整保管期限的檔案，應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組重新鑒定，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、高效、便捷的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。2.嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案利用事宜，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人工作需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司員工查閱本人檔案，需憑有效身份證件到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱公司檔案，需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進行，如需借出檔案，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供必要的檔案復(fù)印件或摘錄，確保檔案信息的安全。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入：將數(shù)字化檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)庫。3.信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.利用服務(wù)：通過檔案管理信息系統(tǒng)為利用者提供在線查閱、借閱、下載等服務(wù)。5.數(shù)據(jù)備份與維護：定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全，并及時進行系統(tǒng)維護和升級。（三）安全保密措施1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，嚴格控制用戶的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.采取數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制等技術(shù)手段，保障檔案信息化管理的安全。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，上報綜合管理部，綜合管理部應(yīng)及時匯總分析檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并與綜合管理部辦理交接手續(xù)。3.綜合管理部應(yīng)對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。九、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且確無保存價值的檔案。2.因保管不善等原因造成檔案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無利用價值的檔案。（二）銷毀程序