PAGE制作印章檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章檔案管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管及銷毀等行為，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）印章檔案的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.分級負責原則：實行公司總部、各單位分級管理，明確各級管理職責。3.專人專管原則：指定專人負責印章的保管和使用，確保印章管理安全。4.嚴格審批原則：印章的使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自使用。二、印章的分類及定義（一）公司公章公司公章是公司對外行使權力的象征，代表公司的意志和行為，具有最高的法律效力。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的法律文件、財務票據(jù)等，代表法定代表人的個人意志。（三）財務專用章財務專用章用于公司財務結算、票據(jù)開具等財務活動，具有明確的財務用途。（四）合同專用章合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟合同，表明公司對合同內(nèi)容的認可和承擔相應的法律責任。（五）部門章部門章是各部門在其職責范圍內(nèi)使用的印章，用于處理部門內(nèi)部事務，不具有對外代表公司的效力。（六）分支機構章分支機構章是公司分支機構在其經(jīng)營范圍內(nèi)使用的印章，用于分支機構的日常業(yè)務活動。三、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的單位或部門，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)本單位負責人簽字確認。2.申請表應提交至公司辦公室，由辦公室審核后報公司領導審批。（二）刻制審批公司領導根據(jù)申請事項的必要性和合規(guī)性進行審批。對于涉及公司重大事項或具有較高法律效力的印章，需經(jīng)公司法定代表人批準。（三）刻制實施經(jīng)審批同意后，由辦公室統(tǒng)一安排印章的刻制工作。應選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制，并要求制作單位嚴格按照國家相關標準和公司要求制作印章。（四）印章備案印章刻制完成后，辦公室應及時將印章的樣式、規(guī)格、啟用時間等信息進行備案，并留存印章印模。備案信息應包括紙質檔案和電子檔案，以便查詢和管理。四、印章的領取與發(fā)放（一）領取流程1.印章制作完成后，辦公室通知申請刻制的單位或部門領取印章。2.領取人應持有效身份證件，填寫《印章領取登記表》，注明領取印章的名稱、數(shù)量、領取時間等信息，并簽字確認。（二）發(fā)放要求1.辦公室應向領取人詳細介紹印章的使用規(guī)定和注意事項，確保領取人了解并遵守相關制度。2.對于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，應安排專人護送或通過安全可靠的方式送達領取單位或部門。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件，出具證明，辦理工商登記、稅務申報等各類重要事項。2.法定代表人章：用于特定的法律文件、財務票據(jù)等，如法定代表人授權書、支票背書等。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務活動。4.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確公司與合同相對方的權利義務關系。5.部門章：用于處理部門內(nèi)部事務，如文件收發(fā)、工作聯(lián)系單等，但不得對外簽訂合同或出具具有法律效力的文件。6.分支機構章：用于分支機構在其經(jīng)營范圍內(nèi)的日常業(yè)務活動，如簽訂分支機構內(nèi)部合同、辦理分支機構相關業(yè)務手續(xù)等。（二）使用審批1.一般事項使用印章，由使用部門負責人審核簽字后，報分管領導批準。2.重要事項使用印章，如對外簽訂重大合同、出具重要法律文件等，需經(jīng)公司法定代表人批準。3.涉及財務、人事、法務等敏感領域的印章使用，應按照相關專項管理制度的規(guī)定進行審批。（三）審批流程1.使用人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并附上相關文件或資料。2.申請表經(jīng)使用部門負責人審核簽字后，提交至分管領導審批。分管領導應認真審查用印事項的真實性、合法性和必要性，簽署審批意見。3.對于需經(jīng)公司法定代表人批準的用印事項，分管領導審核后，將申請表報送法定代表人審批。法定代表人批準后，方可使用印章。（四）用印登記1.印章管理人員應建立《印章使用登記簿》，對每一次印章使用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人、用印人等信息。2.用印登記應及時、準確、完整，確保每一筆用印記錄可追溯。（五）用印要求1.用印前，印章管理人員應對用印文件進行認真審核，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，審批手續(xù)齊全。2.用印時，應在指定位置加蓋印章，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或漏蓋。3.用印后，印章管理人員應及時將印章歸位保管，并對用印文件進行妥善整理和歸檔。六、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章，應由公司辦公室指定專人負責保管。2.部門章和分支機構章由各部門或分支機構指定專人負責保管。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，避免印章受到損壞或污染。（三）保管要求1.印章保管人員應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章轉借他人或帶出保管場所。2.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.印章保管人員應妥善保管印章使用登記簿和相關檔案資料，不得擅自銷毀或涂改。七、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機構撤銷、業(yè)務調(diào)整等原因，導致印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜等情況，需要停用原印章。（二）停用程序1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，并提交至公司辦公室。2.辦公室審核后，報公司領導批準。經(jīng)批準后，辦公室通知相關部門和人員停止使用該印章。（三）銷毀程序1.對于停用的印章，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、停用時間、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領導批準。2.銷毀印章時，應選擇安全、保密的方式進行，確保印章銷毀徹底，無法恢復使用。銷毀過程應由專人負責監(jiān)督，并做好記錄。3.印章銷毀后，辦公室應將《印章銷毀申請表》、銷毀記錄等相關資料進行歸檔保存，以備查閱。八、印章檔案的管理（一）檔案內(nèi)容印章檔案應包括印章的刻制申請表、審批文件、印模、領取登記表、使用申請表、使用登記簿、停用申請表、銷毀申請表及銷毀記錄等相關資料。（二）檔案整理1.印章檔案管理人員應定期對印章檔案進行整理，按照時間順序、類別等進行分類歸檔，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.對于電子檔案，應建立規(guī)范的電子文件命名和存儲方式，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.印章檔案應存放在專門的檔案柜或檔案室，確保檔案安全保管。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自查閱、復制、出借檔案資料。如因工作需要查閱檔案，應履行相應的審批手續(xù)。（四）檔案查閱1.內(nèi)部人員查閱印章檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人批準。2.外部單位或人員查閱印章檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司辦公室負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、合法。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱印章檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和公司辦公室負責人批準。2.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞。借閱期滿后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責對各單位印章檔案管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、領取、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用審批程序的執(zhí)行情況，是否存在未經(jīng)批準擅自使用印章的現(xiàn)象。3.印章保管情況，印章保管場所是否安全，保管人員是否履行職責。4.印章檔案管理情況，檔案資料是否齊全、完整，整理歸檔是否規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室每年至少組織一次全面的印章檔案管理檢查，對各單位印章管理情況進行實地檢查和資料審查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，辦公室可對部分單位的印章管理情況進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，辦公室應及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。2.整改單位應認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋給辦公室。3.對于違