PAGE規(guī)范完善檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展提供有力支持，同時(shí)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等真實(shí)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的一致性和科學(xué)性。6.可利用性原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率和決策科學(xué)性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作。集中管理公司/組織各類重要檔案，進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)和保管。負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交檔案。3.員工個(gè)人員工在工作中應(yīng)妥善保管自己形成的各類文件資料，按照檔案管理要求及時(shí)整理和移交。積極配合檔案管理部門(mén)和本部門(mén)的檔案管理工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外部單位發(fā)來(lái)的與公司/組織有關(guān)的文件、函件、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。4.公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。6.公司/組織的人事檔案，包括員工履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。7.公司/組織的科技檔案，如科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、產(chǎn)品研發(fā)等相關(guān)資料。8.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案。9.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集和整理。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失。4.收集的檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)進(jìn)一步整理和歸檔。（三）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行劃分。保管期限：分為永久、定期（如30年、10年等）。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄，包括文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)分類法進(jìn)行分類。項(xiàng)目：以科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目等為單位進(jìn)行劃分。專業(yè)：根據(jù)項(xiàng)目涉及的專業(yè)領(lǐng)域，如機(jī)械、電子、化工等進(jìn)行分類。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收文件等，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.人事檔案按照員工類別（如正式員工、臨時(shí)工等）檔案內(nèi)容分類法進(jìn)行分類。檔案內(nèi)容包括履歷材料（個(gè)人基本信息）、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)懲材料、任免材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、黨團(tuán)材料、其他可供組織參考的材料等。對(duì)每份人事檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)人事檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別分類法進(jìn)行分類。類別包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、其他財(cái)務(wù)文件等。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)憑證封面，注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼等信息。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行整理歸檔，建立財(cái)務(wù)檔案卷冊(cè)。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)等，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案可按照客戶類別、項(xiàng)目名稱、營(yíng)銷活動(dòng)等進(jìn)行分類；客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案可按照客戶投訴、咨詢、回訪等類別進(jìn)行分類；項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)檔案可按照項(xiàng)目階段、項(xiàng)目文檔類型等進(jìn)行分類。對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案目錄。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案內(nèi)容發(fā)生變動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔或更新工作。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定整理成冊(cè)，在次年上半年移交檔案管理部門(mén)歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的周期和特點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行歸檔，一般不得超過(guò)業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的一個(gè)月。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員將整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息。3.將檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案一并移交檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對(duì)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案按照規(guī)定的分類方法和存放位置進(jìn)行存放。（三）保管期限1.永久保管公司/組織的年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表、重要的合同協(xié)議、公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。公司/組織的重大決策、重要會(huì)議記錄、重要人事任免文件等。涉及公司/組織權(quán)益和重要資產(chǎn)的文件資料。2.定期保管保管期限為30年的檔案：公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、一般性財(cái)務(wù)憑證等。保管期限為10年的檔案：公司/組織的短期業(yè)務(wù)活動(dòng)文件、一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃２４℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。2.檔案裝具應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找檔案。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.檔案存儲(chǔ)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。磁性載體檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開(kāi)存放，并采取防磁、防潮、防塵等措施。對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.檔案安全管理建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)檔案的借閱、利用等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失和泄露。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人向檔案管理部門(mén)提交檔案查閱申請(qǐng)表。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱權(quán)限的，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱：對(duì)于一般性檔案查閱需求，檔案管理部門(mén)可直接提供檔案原件供查閱人員查閱。2.提供檔案復(fù)印件：對(duì)于需要摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的情況，檔案管理部門(mén)可為查閱人員提供復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。3.提供檔案信息咨詢服務(wù)：檔案管理部門(mén)可為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案信息咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案內(nèi)容、保管情況等方面的問(wèn)題。4.開(kāi)展檔案編研工作：檔案管理部門(mén)可根據(jù)公司/組織的需求，開(kāi)展檔案編研工作，如編寫(xiě)大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為公司/組織提供決策參考和歷史資料。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.分析評(píng)估法：對(duì)檔案的整體情況進(jìn)行分析評(píng)估，結(jié)合公司/組織的發(fā)展歷史、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、未來(lái)規(guī)劃等，確定檔案的保存期限和鑒定意見(jiàn)。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定銷毀檔案清單。4.將銷毀檔案清單報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（五）銷毀要求1.銷毀方式：對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)磁性載體檔案應(yīng)采用消磁或格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀記錄：檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案清單等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查考。3.監(jiān)銷制度：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)至少有兩名檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和規(guī)范性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入，將紙質(zhì)檔案和電子文件進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按文號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。6.在線利用：支持檔案的在線查閱、下載、打印等功能，方便公司/組織內(nèi)部人員和經(jīng)授權(quán)的外部單位利用檔案。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化錄入：檔案管理人員按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或錄入，形成電子檔案數(shù)據(jù)。錄入過(guò)程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)審核：對(duì)錄入的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，核對(duì)紙質(zhì)檔案與電子數(shù)據(jù)的一致性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修改。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將審核通過(guò)的電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案信息管理系統(tǒng)中，并按照規(guī)定的分類方法和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)