PAGE高?？蒲泄芾頇n案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高?？蒲泄芾頇n案工作，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、科研機(jī)構(gòu)、教師及科研管理人員在科研活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本?？蒲泄芾頇n案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集科研活動中形成的各種文件材料，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映科研工作的全過程。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便科研人員及相關(guān)部門查閱和利用科研檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制學(xué)校設(shè)立科研管理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管科研工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括科研管理部門、檔案管理部門及相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校科研管理檔案工作，研究解決工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本?？蒲泄芾頇n案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校科研管理檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全與完整。3.對全校科研管理檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。4.按照規(guī)定向?qū)W校檔案館移交科研管理檔案，并提供檔案利用服務(wù)。（三）科研管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織科研項目的申報、立項、實(shí)施、驗收等全過程管理，指導(dǎo)科研人員做好科研文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.定期對科研項目檔案進(jìn)行檢查和督促，確保項目檔案及時、準(zhǔn)確歸檔。3.配合檔案管理部門做好科研管理檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（四）學(xué)院及科研機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位科研項目檔案的日常管理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管，確保檔案的完整和規(guī)范。2.按照學(xué)?？蒲泄芾頇n案工作要求，及時將本單位科研項目檔案移交學(xué)校檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的整理和編目工作。3.組織本單位科研人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高科研人員的檔案意識和歸檔能力。（五）科研人員職責(zé)1.在科研項目實(shí)施過程中，按照檔案管理要求，及時收集、整理項目研究過程中形成的各類文件材料，并妥善保管。2.項目完成后，將整理好的項目檔案提交所在單位或部門，配合做好檔案的歸檔工作。3.有權(quán)查閱和利用本人科研項目檔案，遵守檔案查閱和利用的相關(guān)規(guī)定。三、科研檔案的歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.科研項目立項文件包括項目申請書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)、任務(wù)書等。2.科研項目研究過程文件（1）實(shí)驗記錄、測試報告、計算數(shù)據(jù)、調(diào)研資料等。（2）科研項目中期檢查報告、進(jìn)展情況報告等。（3）科研項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算文件，包括經(jīng)費(fèi)申請書、經(jīng)費(fèi)使用計劃、經(jīng)費(fèi)報銷憑證等。3.科研項目成果文件（1）學(xué)術(shù)論文、著作、專利、軟件著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。（2）科研項目鑒定、驗收文件，包括鑒定證書、驗收報告、成果評價意見等。（3）科研項目獲獎文件，包括獲獎證書、獎勵申報材料等。4.科研項目合作與交流文件（1）合作協(xié)議、合作研究報告等。（2）學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)交流活動的相關(guān)文件，包括會議通知、會議論文集、交流材料等。5.科研項目管理文件（1）科研項目年度總結(jié)、結(jié)題報告等。（2）科研項目變更申請及批復(fù)文件。（3）科研項目績效評估文件。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照科研項目研究進(jìn)程和文件形成的時間順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫或打印，紙張應(yīng)符合檔案用紙標(biāo)準(zhǔn)，電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。4.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等信息，并按照分類方案進(jìn)行分類編號。四、科研檔案的整理與編目（一）整理原則科研檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照科研項目的類別、學(xué)科領(lǐng)域、研究方向等進(jìn)行分類，可采用年度項目保管期限分類法，即將科研檔案分為若干大類，每大類下按年度劃分，再按科研項目進(jìn)行排列，最后根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定保管期限。2.組卷將同一科研項目的相關(guān)文件材料組成一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時間順序排列。3.編頁號對卷內(nèi)文件進(jìn)行編頁號，以固定文件的順序和位置，便于查閱和統(tǒng)計。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷目錄。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等項目；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況；案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。（三）數(shù)字化處理為提高科研檔案的利用效率，便于遠(yuǎn)程查閱和共享，應(yīng)對科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化處理應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。1.掃描采用高分辨率掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲要求。2.圖像處理對掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于檢索和利用。4.存儲將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、科研檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的科研檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本?？蒲泄ぷ髦卮蟪晒?、具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案保管期限為30年的檔案，主要包括本?？蒲许椖康闹匾芯抠Y料、成果鑒定材料、獲獎材料等。3.短期保管的檔案保管期限為10年的檔案，主要包括本?？蒲许椖康囊话阈匝芯抠Y料、年度總結(jié)報告等。（三）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對科研檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、完整性和準(zhǔn)確性等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全與完整。（四）保護(hù)措施1.防火庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，確保庫房消防安全。2.防潮庫房應(yīng)保持適宜的濕度，可安裝除濕設(shè)備，防止檔案受潮發(fā)霉。檔案裝具應(yīng)選用防潮性能好的材料，避免檔案直接接觸地面和墻壁。3.防蟲庫房應(yīng)采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期清掃庫房等，防止檔案被蟲蛀。4.防盜庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。5.防光庫房應(yīng)采用防光窗簾、燈具等，避免檔案長時間暴露在強(qiáng)光下，防止檔案褪色和老化。6.防塵庫房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對檔案造成污染。檔案裝具應(yīng)密封良好，減少灰塵進(jìn)入。7.防有害氣體庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對檔案造成損害?？砂惭b空氣凈化設(shè)備，改善庫房空氣質(zhì)量。六、科研檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍本?？蒲腥藛T、教師、管理人員及學(xué)生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，均可查閱和利用本校科研管理檔案。校外單位因工作需要查閱本?？蒲泄芾頇n案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱科研人員及相關(guān)人員可到檔案管理部門查閱科研檔案原件或復(fù)印件。查閱時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)按照查閱登記表提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱科研檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制科研人員及相關(guān)人員可根據(jù)需要復(fù)制科研檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制情況進(jìn)行登記。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為科研人員及相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)，及時解答利用過程中遇到的問題。同時，應(yīng)不斷優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索效率，方便利用者快速查找所需檔案。七、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則科研檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科研管理部門及相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期科研檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性檢查檔案是否齊全完整，文件材料是否真實(shí)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)是否完備。2.檔案的保存價值根據(jù)科研項目的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判定檔案的保存價值。3.檔案的保管期限根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期科研檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫科研檔案鑒定表。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的鑒定意見，對保管期限已滿且無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，報學(xué)?？蒲泄芾頇n案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。4.經(jīng)學(xué)校科研管理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀時