PAGE部門檔案集中管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中整合與有效利用，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案資料的集中管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、音像資料等。（三）基本原則1.集中管理原則：將各部門檔案統(tǒng)一集中到公司檔案管理部門進(jìn)行管理，便于統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和控制。2.分類管理原則：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)公司各部門移交的檔案資料。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立檔案檢索體系，方便查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作等提供檔案信息服務(wù)。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與移交（一）檔案收集范圍各部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，具體包括但不限于：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件、指示、通知等。2.本部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)資料等。5.工程圖紙、技術(shù)資料、科研成果等。6.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。7.人事檔案、工資檔案等。8.宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的紙張、裝訂物等，保持檔案的整潔。（三）檔案移交程序1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門，移交時(shí)間原則上為每年[X]月底前。2.移交時(shí)，各部門應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱（含電子文件名）、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。4.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行整理、分類、編號(hào)等工作。四、檔案的整理與分類（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）檔案分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）檔案整理步驟1.區(qū)分全宗：將公司各部門形成的檔案作為一個(gè)獨(dú)立的全宗進(jìn)行整理。2.分類：按照上述分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案號(hào)、題名、年度、保管期限、責(zé)任者、密級(jí)等信息，以便查詢利用。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上注明檔案號(hào)、題名、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）檔案鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門每年對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，并提出調(diào)整意見(jiàn)。2.隨時(shí)鑒定：對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等形成的檔案，在事件結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料永久保存。七、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供支持。3.方便快捷原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（三）檔案利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱、借閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（四）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門名稱、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，然后進(jìn)行數(shù)字化掃描。2.數(shù)據(jù)錄入：將掃描后的檔案圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)錄入檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。3.審核校對(duì)：對(duì)錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核校對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.存儲(chǔ)管理：將審核校對(duì)后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案信息管理系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份。5.利用服務(wù)：通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)為利用者提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案安全保管情況，包括檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、設(shè)備設(shè)施等。4.檔案信息化建設(shè)情況，如檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《整改通知書(shū)》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書(shū)》的要求，制定整改措施