PAGE土地確權(quán)檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地確權(quán)檔案的安全管理，確保土地確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在土地管理及相關(guān)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在土地確權(quán)工作中形成的各類檔案資料的安全管理，包括但不限于土地權(quán)屬調(diào)查、地籍測(cè)量、確權(quán)登記等過(guò)程中產(chǎn)生的文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.安全第一原則將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作，使檔案管理活動(dòng)在法治軌道上運(yùn)行。3.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警，提前采取措施預(yù)防安全事故的發(fā)生。4.責(zé)任到人原則明確檔案安全管理工作中各部門(mén)和人員的職責(zé)，將安全責(zé)任落實(shí)到具體崗位和個(gè)人，確保檔案安全管理工作事事有人管、人人有責(zé)任。二、檔案管理部門(mén)及人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善土地確權(quán)檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)土地確權(quán)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.定期組織檔案安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)并跟蹤落實(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備符合安全要求。5.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)土地確權(quán)檔案的日常收集、整理、歸檔工作，保證檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.做好檔案的保管工作，按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱事宜，確保檔案的合理利用和安全歸還。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全檢查和整改工作，積極參與檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)。（三）其他部門(mén)及人員職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在土地確權(quán)工作中形成檔案的收集、整理，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.全體員工應(yīng)樹(shù)立檔案安全意識(shí)，妥善保管和使用在工作中接觸到的土地確權(quán)檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。發(fā)現(xiàn)檔案安全問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.在土地確權(quán)工作過(guò)程中，各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性。收集范圍包括但不限于土地權(quán)屬來(lái)源證明、調(diào)查記錄、測(cè)量數(shù)據(jù)、審批文件、登記證書(shū)等。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保其符合歸檔要求，對(duì)于不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修正。（二）整理規(guī)范1.按照檔案形成的時(shí)間順序、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，使檔案條理清晰，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保檔案的整齊規(guī)范。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等信息。同時(shí)，應(yīng)將聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其長(zhǎng)期保存和利用。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防盜門(mén)窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品投放設(shè)施等。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照分類順序依次排列上架，不得隨意堆放。4.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋等進(jìn)行包裝，存放在檔案架（柜）中。不同保管期限和類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并建立異地備份制度，確保數(shù)據(jù)的安全性。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行標(biāo)注和整理。同時(shí)，應(yīng)建立聲像檔案的副本備份，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和土地確權(quán)工作的實(shí)際需要，確定土地確權(quán)檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案利用（一）利用原則1.土地確權(quán)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的利用符合國(guó)家法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定。2.在保證檔案安全的前提下，應(yīng)充分發(fā)揮檔案的作用，為土地管理、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱土地確權(quán)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.外單位因工作需要查閱、借閱土地確權(quán)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.涉及土地確權(quán)檔案的司法案件、行政復(fù)議等需要提供檔案作為證據(jù)的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，由檔案管理部門(mén)按照規(guī)定提供檔案資料。（三）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案資料。查閱、借閱人員應(yīng)在檔案查閱、借閱登記簿上簽字登記。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。4.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案安全防護(hù)措施（一）防火措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用明火。如需進(jìn)行電氣設(shè)備維修等動(dòng)火作業(yè)，應(yīng)辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。3.加強(qiáng)對(duì)員工的消防安全教育，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。定期組織消防演練，確保員工熟悉火災(zāi)報(bào)警程序和滅火器材的使用方法。（二）防盜措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、防盜報(bào)警裝置等安全防護(hù)設(shè)施，并確保其正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取措施。（三）防潮措施1.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度符合檔案保管要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)調(diào)整調(diào)節(jié)設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)。3.對(duì)易受潮的檔案應(yīng)采取防潮包裝措施，如使用防潮紙、塑料薄膜等進(jìn)行包裝。（四）防蟲(chóng)、防鼠措施1.在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)、防鼠藥品和器材，如驅(qū)蟲(chóng)劑、鼠夾、鼠藥等，并定期進(jìn)行檢查和更換。2.保持庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔衛(wèi)生，及時(shí)清理雜物和灰塵，減少害蟲(chóng)和老鼠的棲息場(chǎng)所。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害、鼠害跡象應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防止檔案受到損害。（五）防光、防污染措施1.庫(kù)房窗戶應(yīng)安裝遮陽(yáng)窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。同時(shí)，應(yīng)采用低照度的照明設(shè)備，減少光線對(duì)檔案的損害。2.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、吐痰、亂扔垃圾等，防止檔案受到污染。3.對(duì)接觸檔案的工作人員應(yīng)要求其保持手部清潔，避免將污漬、灰塵等帶到檔案上。七、檔案安全檢查與應(yīng)急處置（一）安全檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備、檔案保管狀況、檔案利用情況等。安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查人員、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容等。2.安全檢查應(yīng)采用實(shí)地查看、查閱記錄、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，整改責(zé)任應(yīng)落實(shí)到具體部門(mén)和人員。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保安全隱患得到徹底消除。（二）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行