PAGE財務檔案制度管理體系一、總則（一）目的為加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的財務檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務檔案，是指公司在各項財務活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。公司財務部門負責統(tǒng)一管理全公司的財務檔案工作，各分支機構(gòu)應指定專人負責本單位財務檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.依法管理，規(guī)范操作。嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保財務檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.安全保密，便捷利用。采取有效措施，保證財務檔案的安全和保密，同時便于公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位依法查閱和利用。二、財務檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、成本計算單等各類證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目設置的，總括反映公司經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細科目設置的，詳細記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時間順序逐筆登記的賬簿。4.輔助賬：如固定資產(chǎn)臺賬、應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等，對某些特定經(jīng)濟業(yè)務進行輔助核算的賬簿。（三）財務報告1.月度財務報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等月度報表及相關(guān)附注。2.季度財務報告：在月度財務報告基礎(chǔ)上編制的季度報表及附注。3.年度財務報告：包括年度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及相關(guān)附注，以及審計報告、財務情況說明書等。（四）其他財務資料1.財務預算：公司年度、季度、月度財務預算編制資料。2.財務分析報告：對公司財務狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等進行分析的報告。3.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。4.財務合同：借款合同、投資合同、租賃合同、擔保合同等各類與財務相關(guān)的合同。5.財務審批文件：費用報銷審批單、資金支付審批單、預算調(diào)整審批單等。6.財務工作交接資料：會計人員工作交接時的交接清單、交接報告等。（五）歸檔要求1.財務檔案應按照分類標準進行整理，確保資料齊全、完整。2.會計憑證應按月裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應在年度終了后，按照規(guī)定順序整理立卷，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度和冊數(shù)等信息。4.財務報告應按照年度、季度、月度分別整理歸檔，封面應注明單位名稱、報告名稱、報告期等內(nèi)容。5.其他財務資料應根據(jù)資料性質(zhì)和類別進行分類整理，編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息，并裝訂成冊或裝入檔案盒。三、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年；年度財務報告永久保管。4.其他財務資料：財務預算、財務分析報告、稅務資料、財務合同、財務審批文件等保管期限為10年；財務工作交接資料保管期限為30年。（二）保管地點1.公司應設立專門的財務檔案室，用于存放財務檔案。財務檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，確保財務檔案的安全保管。2.財務檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管措施1.財務檔案應分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。2.定期對財務檔案進行清查盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)財務檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.財務檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀財務檔案。如因工作需要查閱或借閱財務檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財務檔案，應經(jīng)財務部門負責人批準。查閱時，應在財務檔案室進行，不得將檔案帶出檔案室。2.外部單位查閱財務檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。查閱時，應有公司財務人員在場陪同，不得擅自摘抄、復制財務檔案。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)財務部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，并提供單位介紹信、查閱目的等相關(guān)資料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的財務檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。借閱期滿后，應及時歸還財務檔案。（三）查閱與借閱登記1.財務檔案管理人員應建立《財務檔案查閱登記簿》和《財務檔案借閱登記簿》，對查閱和借閱財務檔案的人員、時間、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息進行詳細登記。2.查閱和借閱登記記錄應妥善保管，以備查詢和核對。五、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財務檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.由財務部門提出財務檔案銷毀申請，填寫《財務檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限已保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并附《財務檔案銷毀清單》。2.公司審計部門對擬銷毀的財務檔案進行審計，出具審計意見。3.公司分管領(lǐng)導對財務檔案銷毀申請進行審批。4.財務檔案銷毀申請經(jīng)批準后，由財務部門會同檔案管理部門共同組織銷毀。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽名或蓋章，并注明銷毀日期。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應將銷毀情況報告公司分管領(lǐng)導。（三）銷毀記錄1.財務檔案管理人員應建立《財務檔案銷毀記錄簿》，記錄財務檔案銷毀的時間、地點、檔案名稱、冊數(shù)、銷毀原因、監(jiān)銷人員等信息。2.《財務檔案銷毀記錄簿》應永久保存，作為財務檔案管理工作的重要資料。六、財務檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負責對財務檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.財務檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財務檔案的真實性、完整性和準確性，是否存在偽造、篡改、隱匿、銷毀財務檔案等違法行為。3.財務檔案管理人員的職責履行情況，是否嚴格遵守檔案管理規(guī)定，是否存在失職、瀆職行為。（三）監(jiān)督檢查方式1.查閱財務檔案管理相關(guān)資料，包括檔案目錄、借閱登記、銷毀記錄等。2.實地查看財務檔案室，檢查檔案保管環(huán)境、設施設備等情況。3.詢問財務檔案管理人員及相關(guān)人員，了解財務檔案管理工作的實際情況。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2