PAGE高?？萍紮n案管理制度一、總則（一）目的為加強高校科技檔案管理，有效保護(hù)和利用科技檔案資源，服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和社會發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校在教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、社會服務(wù)等活動中形成的具有保存價值的科技檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他載體形式的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則高?？萍紮n案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則對科技檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理，實現(xiàn)檔案工作與科研工作的緊密結(jié)合。3.安全保密原則確?？萍紮n案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密制度，保障國家和學(xué)校的利益。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制學(xué)校設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全?？萍紮n案的統(tǒng)籌管理。各學(xué)院、科研機構(gòu)及相關(guān)部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門科技檔案的收集、整理和初步歸檔工作，接受學(xué)校檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本?？萍紮n案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全?？萍紮n案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。3.指導(dǎo)各部門科技檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.參與學(xué)校重大科研項目和重要活動的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。5.推進(jìn)科技檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的日常收集、整理和積累工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案的清查、統(tǒng)計等工作，及時反饋本部門檔案管理情況。4.宣傳檔案工作的重要性，提高本部門人員的檔案意識。三、科技檔案的形成與收集（一）形成要求1.科研項目負(fù)責(zé)人、課題組成員及相關(guān)工作人員應(yīng)將科技活動中形成的各類文件材料及時歸檔，確保檔案的真實性和原始性。2.科技文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽署完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。（二）收集范圍1.科研項目立項階段：項目申請書、可行性研究報告、任務(wù)書、開題報告等。2.研究實驗階段：實驗方案、實驗記錄、測試報告、調(diào)研資料、數(shù)據(jù)處理結(jié)果等。3.成果總結(jié)階段：研究報告、學(xué)術(shù)論文、專著、知識產(chǎn)權(quán)申報材料（專利、軟件著作權(quán)等）、成果鑒定材料、獎勵申報材料等。4.科研管理活動中形成的文件材料，如科研計劃、科研經(jīng)費管理文件、科研項目驗收文件等。（三）收集時間1.科研項目在研究過程中，形成的階段性成果文件材料應(yīng)及時收集歸檔。2.科研項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部檔案材料整理齊全，移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。四、科技檔案的整理（一）整理原則遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按科研項目分類以科研項目為單元，將項目研究過程中形成的各類文件材料進(jìn)行集中整理。一個科研項目的檔案作為一個獨立的保管單位，按照項目研究階段和文件材料的性質(zhì)進(jìn)行分類。2.按學(xué)科分類在按科研項目分類的基礎(chǔ)上，可根據(jù)學(xué)校的學(xué)科設(shè)置，進(jìn)一步對科技檔案進(jìn)行二級分類，便于從學(xué)科角度進(jìn)行檢索和利用。（三）編號規(guī)則為便于管理和檢索，對科技檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、項目名稱、年度等信息。編號格式可采用“學(xué)科代碼項目編號年度順序號”，例如：“08092019012020001”，其中“0809”為學(xué)科代碼，“201901”為項目編號，“2020”為年度，“001”為順序號。（四）裝訂與編目1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。2.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查找和利用。五、科技檔案的歸檔（一）歸檔要求1.兼職檔案員應(yīng)按照整理要求，將本部門的科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交學(xué)校檔案管理部門。2.檔案移交時，應(yīng)確保檔案材料齊全、完整，整理規(guī)范，編號準(zhǔn)確，目錄清晰。（二）歸檔時間1.科研項目完成后，一般應(yīng)在三個月內(nèi)完成歸檔工作。2.對于重大科研項目或有特殊要求的項目，應(yīng)根據(jù)實際情況及時歸檔。（三）歸檔程序1.兼職檔案員向?qū)W校檔案管理部門提交檔案移交清單。2.學(xué)校檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知兼職檔案員補充或更正。3.經(jīng)核對無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案歸檔手續(xù)。六、科技檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，并建立相應(yīng)的索引標(biāo)識，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份，并按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲和管理。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對重要的科技檔案，可采用異地備份的方式，以防止自然災(zāi)害、意外事故等造成檔案損失。（三）檔案保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、科學(xué)價值或涉及國家機密的檔案；長期保管的檔案一般為在較長時間內(nèi)對學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案為在較短時間內(nèi)有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同確定。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.定期對科技檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案動態(tài)信息，并向上級主管部門報送相關(guān)統(tǒng)計報表。七、科技檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率,為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則在提供檔案利用服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)科技檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校科技檔案，但涉及國家機密和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱室查閱科技檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱時，利用者應(yīng)遵守查閱室的管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.借閱因特殊情況需要借閱科技檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并按照學(xué)校規(guī)定的審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對科技檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。八、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對科技檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實利用價值以及保存狀況等方面進(jìn)行綜合分析判斷。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對科技檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，文件材料的內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映科技活動的真實情況。2.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，重新審定檔案的保管期限。3.檔案的密級，對涉及國家機密和學(xué)校敏感信息的檔案，重新確定其密級。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理