PAGE律師案件檔案查詢制度一、總則（一）目的為規(guī)范律師案件檔案的查詢管理，保障律師依法履行職責(zé)，維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益，確保案件檔案信息的安全與保密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)律師及相關(guān)工作人員對(duì)案件檔案的查詢活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則采取有效措施保障案件檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)律師原則以服務(wù)律師工作為宗旨，提供便捷、高效的檔案查詢服務(wù)。4.規(guī)范有序原則明確查詢流程和要求，確保查詢活動(dòng)規(guī)范有序進(jìn)行。二、案件檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)案件性質(zhì)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、案件階段等因素，對(duì)案件檔案進(jìn)行分類。具體分類如下：1.民事案件檔案涵蓋各類合同糾紛、侵權(quán)糾紛、婚姻家庭糾紛等民事案件的相關(guān)材料。2.刑事案件檔案包括偵查、審查起訴、審判等階段涉及的刑事案件材料。3.行政案件檔案涉及行政復(fù)議、行政訴訟等行政案件的檔案。4.非訴訟業(yè)務(wù)檔案如法律顧問(wèn)服務(wù)、盡職調(diào)查、專項(xiàng)法律服務(wù)等非訴訟業(yè)務(wù)的相關(guān)文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，為每一份案件檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.年份標(biāo)識(shí)以四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.業(yè)務(wù)類別代碼根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位字母表示業(yè)務(wù)類別，如“M”代表民事案件，“C”代表刑事案件，“A”代表行政案件，“N”代表非訴訟業(yè)務(wù)。3.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序，為每類業(yè)務(wù)下的檔案賦予三位順序號(hào)，從“001”開(kāi)始遞增。例如，2023年形成的第一份民事案件檔案編號(hào)為“2023M001”。三、檔案查詢的主體與權(quán)限（一）律師1.承辦律師承辦具體案件的律師有權(quán)查詢自己所承辦案件的全部檔案信息，包括案件受理、證據(jù)材料、法律文書(shū)、庭審記錄等。2.協(xié)辦律師經(jīng)承辦律師授權(quán)，協(xié)辦律師可在授權(quán)范圍內(nèi)查詢相關(guān)案件檔案，但需記錄查詢情況。（二）律所管理人員1.部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門律師承辦案件的檔案信息，用于管理、監(jiān)督和指導(dǎo)工作，但應(yīng)避免過(guò)度干預(yù)案件辦理過(guò)程。2.律所主任律所主任有權(quán)查詢律所內(nèi)所有案件檔案，以便全面了解律所業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行整體規(guī)劃和決策。（三）其他人員1.司法機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，司法機(jī)關(guān)工作人員依法依規(guī)履行手續(xù)后，可查詢相關(guān)案件檔案。2.當(dāng)事人及其授權(quán)代表當(dāng)事人及其授權(quán)代表在提供有效證明文件并經(jīng)律所同意后，可查詢與其自身案件相關(guān)的部分檔案信息，如案件基本情況、處理結(jié)果等，但涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的內(nèi)容除外。四、檔案查詢的流程（一）查詢申請(qǐng)1.查詢?nèi)诵杼顚?xiě)《案件檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查詢案件的名稱、編號(hào)、查詢內(nèi)容、查詢目的等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由查詢?nèi)撕炞执_認(rèn)，并注明聯(lián)系方式。（二）申請(qǐng)審批1.對(duì)于律師的查詢申請(qǐng)，由律所內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的部門進(jìn)行初審，確認(rèn)查詢?nèi)松矸菁皺?quán)限后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于律所管理人員及其他人員的查詢申請(qǐng)，需經(jīng)律所主任審批。3.審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋同意查詢的印章，并注明審批意見(jiàn)和日期。（三）檔案提供1.根據(jù)審批通過(guò)的查詢申請(qǐng)，檔案管理人員按照查詢內(nèi)容，從檔案庫(kù)中調(diào)取相應(yīng)的案件檔案。2.對(duì)于可以當(dāng)場(chǎng)提供的檔案，應(yīng)立即提供給查詢?nèi)?；?duì)于需要整理、復(fù)印等操作的檔案，應(yīng)告知查詢?nèi)说却龝r(shí)間，并盡快完成準(zhǔn)備工作。（四）查詢登記1.建立《案件檔案查詢登記簿》，詳細(xì)記錄每次查詢的申請(qǐng)人姓名、身份、查詢案件名稱及編號(hào)、查詢內(nèi)容、查詢?nèi)掌?、審批意?jiàn)等信息。2.查詢?nèi)瞬殚啓n案時(shí)，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)查閱情況。（五）檔案歸還1.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藨?yīng)及時(shí)將查閱的檔案歸還檔案管理人員。2.檔案管理人員核對(duì)歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在登記簿上記錄歸還情況。五、檔案查詢的方式與場(chǎng)所（一）查詢方式1.現(xiàn)場(chǎng)查詢查詢?nèi)丝傻铰伤付ǖ臋n案查詢場(chǎng)所，在檔案管理人員的協(xié)助下查閱案件檔案。2.電子查詢對(duì)于已經(jīng)數(shù)字化處理的案件檔案，查詢?nèi)丝赏ㄟ^(guò)律所內(nèi)部的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢，但需遵守系統(tǒng)操作規(guī)定和安全要求。（二）查詢場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案查詢室，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為查詢?nèi)颂峁┦孢m、安全的查詢環(huán)境。查詢室內(nèi)應(yīng)保持整潔、安靜，不得從事與查詢檔案無(wú)關(guān)的活動(dòng)。六、檔案信息的使用與保密（一）信息使用1.查詢?nèi)藨?yīng)按照申請(qǐng)目的使用檔案信息，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.如需引用檔案信息，應(yīng)確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并注明出處。（二）信息保密1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查詢過(guò)程中涉及的案件檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查詢?nèi)嗽诓殚啓n案過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行保密處理。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)或可能造成不良影響的情況，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)報(bào)告律所領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案查詢的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.律所內(nèi)部設(shè)立檔案查詢監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查查詢申請(qǐng)審批流程是否規(guī)范、查詢登記是否完整、檔案信息使用與保密情況是否符合規(guī)定等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案查詢制度的行為，如未經(jīng)審批擅自查詢、泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因違規(guī)行為給律所或當(dāng)事人造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、檔案的保管與維護(hù)（一）保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)慣例，確定案件檔案的保管期限。一般民事、行政案件檔案保管期限為[X]年，刑事案件檔案保管期限為[X]年，非訴訟業(yè)務(wù)檔案保管期限根據(jù)具體情況確定，但不得少于[X]年。（二）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫度、濕度環(huán)境，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案整理與數(shù)字化管理1.定期對(duì)案件檔案進(jìn)行整理，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，確保檔案存放有序，便于查詢。2.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃