PAGE檔案查閱中心制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案查閱中心的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案查閱中心的各項(xiàng)工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.集中統(tǒng)一原則：檔案查閱中心對(duì)本公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.其他相關(guān)單位或部門交換的具有參考價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，以防止丟失或損壞。（三）收集程序1.各部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料整理好，移交至檔案查閱中心。2.檔案查閱中心對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)退回原部門補(bǔ)充或修正。3.檔案查閱中心對(duì)審核合格的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，建立檔案目錄。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)破損的檔案材料進(jìn)行修復(fù)，對(duì)紙張規(guī)格不一致的材料進(jìn)行折疊或裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案收集后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案的整理質(zhì)量。2.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得隨意涂改、損壞檔案材料。3.整理后的檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案查閱中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與賬目相符。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案在突發(fā)情況下的安全。五、檔案查閱制度（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，但須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案查閱中心，檔案查閱中心對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱人憑有效證件到檔案查閱中心查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案查閱中心的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案查閱中心，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱中心指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱中心。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案查閱中心提供的設(shè)備，不得自帶設(shè)備進(jìn)行復(fù)制或拍照。3.如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案查閱中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案查閱中心的印章，與原件具有同等效力。六、檔案利用制度（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定。2.合理利用原則：根據(jù)檔案利用者的需求，合理提供檔案信息，確保檔案的有效利用。3.有償服務(wù)原則：對(duì)檔案利用收取一定的費(fèi)用，以彌補(bǔ)檔案管理工作的成本。（二）利用方式1.提供檔案原件查閱：根據(jù)檔案利用者的需求，提供檔案原件供其查閱。2.出具檔案證明：根據(jù)檔案利用者的需求，出具檔案證明，證明檔案的真實(shí)性和有效性。3.提供檔案復(fù)印件：根據(jù)檔案利用者的需求，提供檔案復(fù)印件，但須經(jīng)檔案查閱中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并加蓋檔案查閱中心的印章。（三）利用程序1.檔案利用者應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用檔案的目的、方式、內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案利用申請(qǐng)表》提交至檔案查閱中心，檔案查閱中心對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并告知利用者利用檔案的相關(guān)規(guī)定和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案利用者按照檔案查閱中心的要求辦理相關(guān)手續(xù)，繳納費(fèi)用后，檔案查閱中心按照規(guī)定的方式提供檔案利用服務(wù)。（四）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.檔案利用者應(yīng)妥善保管檔案利用過(guò)程中獲取的檔案信息，不得泄露給他人。3.檔案查閱中心應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。七、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案查閱中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新審核。2.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)鑒定意見不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行集體討論，形成最終的鑒定結(jié)論。4.根據(jù)鑒定結(jié)論，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，并做好記錄。（四）鑒定結(jié)果處理1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管，并做好標(biāo)識(shí)和記錄。八、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍1.已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案查閱中心填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)檔案查閱中心負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案銷毀申請(qǐng)表》提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案查閱中心安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（三）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送給無(wú)關(guān)單位或個(gè)人。3.檔案銷毀過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄物應(yīng)妥善處理，防止造成環(huán)境污染。九、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、查閱、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，并定期進(jìn)行更新。2.采用計(jì)算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量