PAGE檔案機(jī)構(gòu)人員制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量和效率，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本檔案機(jī)構(gòu)全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案利用服務(wù)人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)開展。2.真實(shí)完整原則保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)記錄公司/組織各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案不被損壞、丟失、泄露，維護(hù)檔案的機(jī)密性。4.高效利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、人員職責(zé)（一）檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案機(jī)構(gòu)的管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作符合要求。3.協(xié)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)與公司/組織內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，保障檔案工作順利開展。4.組織檔案人員的培訓(xùn)與考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。5.審核重要檔案管理決策和業(yè)務(wù)事項(xiàng)，對檔案工作中的重大問題進(jìn)行決策。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.建立和維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，錄入檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便檢索和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核實(shí)檔案數(shù)量和狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。4.做好檔案的安全保管工作，包括檔案庫房的日常管理、溫濕度控制、防火防盜防蟲等措施的落實(shí)。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。6.參與檔案鑒定工作，提出檔案保管期限的調(diào)整建議。（三）檔案整理人員職責(zé)1.根據(jù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和要求，對各類檔案進(jìn)行細(xì)致的分類、排序、編號等整理操作。2.協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案的裝訂、編目等工作，確保整理后的檔案符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案內(nèi)容不完整、字跡模糊等問題及時反饋給相關(guān)部門或人員，以便補(bǔ)充和完善。4.配合檔案管理人員做好檔案整理區(qū)域的清潔和整理工作，保持工作環(huán)境整潔有序。（四）檔案利用服務(wù)人員職責(zé)1.熱情接待檔案利用者，解答關(guān)于檔案查閱、借閱等方面的疑問，提供必要的指導(dǎo)和幫助。2.嚴(yán)格按照檔案利用制度，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對利用者的身份和申請進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱場所的管理，維護(hù)良好的利用秩序，確保檔案利用過程的安全和規(guī)范。4.監(jiān)督利用者在檔案利用過程中的行為，防止檔案被損壞、涂改、丟失等情況發(fā)生。5.及時記錄檔案利用情況，包括利用者信息、利用時間、利用內(nèi)容等，定期向檔案管理人員反饋。三、人員招聘與培訓(xùn)（一）人員招聘1.根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)工作需要，制定合理的人員招聘計(jì)劃，明確招聘崗位、人數(shù)、職責(zé)要求等。2.招聘過程應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的招聘流程進(jìn)行，通過發(fā)布招聘信息、篩選簡歷、面試、筆試等環(huán)節(jié)，選拔具備檔案管理專業(yè)知識、技能和良好職業(yè)道德的人員。3.優(yōu)先招聘具有檔案管理相關(guān)專業(yè)背景或工作經(jīng)驗(yàn)的人員，確保新入職人員能夠較快適應(yīng)檔案工作崗位要求。（二）人員培訓(xùn)1.新員工入職培訓(xùn)新員工入職后，應(yīng)進(jìn)行全面的入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括公司/組織概況、檔案機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、檔案管理基礎(chǔ)知識、職業(yè)道德等方面。培訓(xùn)時間不少于[X]個工作日，培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，考核合格后方可正式上崗。2.定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)定期組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容根據(jù)檔案行業(yè)發(fā)展動態(tài)和工作實(shí)際需求確定，如檔案信息化管理技術(shù)、檔案整理新方法、檔案法律法規(guī)更新等。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部專家講座、線上學(xué)習(xí)等多種形式，每年培訓(xùn)時間累計(jì)不少于[X]小時。3.專項(xiàng)培訓(xùn)針對檔案工作中的特殊業(yè)務(wù)或重要項(xiàng)目，開展專項(xiàng)培訓(xùn)。例如，在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施前，對相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等方面的專項(xiàng)培訓(xùn)，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。4.培訓(xùn)效果評估建立培訓(xùn)效果評估機(jī)制，通過考試、實(shí)際操作、撰寫培訓(xùn)心得等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。對培訓(xùn)效果不理想的人員，進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至達(dá)到崗位要求。同時，收集員工對培訓(xùn)內(nèi)容和方式的反饋意見，不斷優(yōu)化培訓(xùn)方案。四、人員考核與獎懲（一）人員考核1.考核周期實(shí)行年度考核制度，每年年底對檔案機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行全面考核。2.考核內(nèi)容考核內(nèi)容包括德、能、勤、績、廉五個方面。德主要考核政治品德、職業(yè)道德、社會公德等方面的表現(xiàn)；能主要考核專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、工作能力等方面的水平；勤主要考核工作態(tài)度、出勤情況等；績主要考核工作業(yè)績、工作質(zhì)量、工作效率等方面的成果；廉主要考核廉潔自律情況。3.考核方式考核采用個人自評、同事互評、上級評價相結(jié)合的方式進(jìn)行。個人自評撰寫年度工作總結(jié)，總結(jié)自己一年來的工作表現(xiàn)、成績與不足；同事互評根據(jù)日常工作中的了解，對同事的工作能力、協(xié)作精神等方面進(jìn)行評價；上級評價結(jié)合員工的工作任務(wù)完成情況、工作表現(xiàn)等進(jìn)行綜合評價。最后，根據(jù)各項(xiàng)評價結(jié)果進(jìn)行加權(quán)計(jì)算，得出年度考核成績。4.考核結(jié)果等級考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格四個等級。優(yōu)秀比例不超過檔案機(jī)構(gòu)人員總數(shù)的[X]%，合格比例為[X]%左右，基本合格比例不超過[X]%，不合格比例為[X]%以下?？己私Y(jié)果作為員工晉升、獎勵、薪酬調(diào)整等的重要依據(jù)。（二）人員獎懲1.獎勵對在檔案工作中表現(xiàn)突出、成績顯著的人員，給予相應(yīng)的獎勵。獎勵方式包括表彰大會表揚(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金獎勵等。具體獎勵情形如下：在檔案收集、整理、保護(hù)等工作中，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率和質(zhì)量，為檔案管理做出重要貢獻(xiàn)的。成功阻止檔案安全事故發(fā)生，或在檔案安全事故處理中表現(xiàn)英勇，保護(hù)檔案安全與完整的。在檔案利用服務(wù)工作中，獲得公司/組織內(nèi)部各部門及外部單位高度評價，為檔案機(jī)構(gòu)樹立良好形象的。積極參與檔案科研項(xiàng)目，取得重要科研成果，推動檔案行業(yè)發(fā)展的。2.懲罰對違反檔案機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、工作紀(jì)律，或因工作失誤給檔案工作造成損失的人員，給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括批評教育、警告、罰款、降職、辭退等。具體懲罰情形如下：違反檔案安全保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案丟失、損壞的。工作敷衍了事，檔案整理不規(guī)范，多次督促仍不改正，影響檔案管理質(zhì)量的。拒絕執(zhí)行檔案機(jī)構(gòu)工作安排，或在工作中故意刁難利用者，造成不良影響的。利用職務(wù)之便，私自涂改、銷毀檔案，謀取私利的。五、人員工作紀(jì)律（一）遵守工作時間嚴(yán)格遵守公司/組織規(guī)定的工作時間，按時上下班，不遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照請假制度提前辦理請假手續(xù)。（二）堅(jiān)守工作崗位工作期間應(yīng)堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗、串崗。因工作需要臨時離開崗位時，應(yīng)向同事或上級說明去向，確保工作不受影響。（三）嚴(yán)禁泄露檔案機(jī)密嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對檔案內(nèi)容、檔案管理系統(tǒng)賬號密碼等信息予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。在檔案利用過程中，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或違規(guī)提供檔案。（四）保持工作環(huán)境整潔保持檔案整理、保管、利用等工作場所的整潔衛(wèi)生，愛護(hù)檔案設(shè)備和辦公用品。定期對工作區(qū)域進(jìn)行清理和整理，確保工作環(huán)境有序、安全。（五）遵守職業(yè)道德秉持客觀、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。誠實(shí)守信，不得弄虛作假、隱瞞事實(shí)。尊重同事，團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成檔案工作任務(wù)。六、人員工作交接（一）交接情形1.檔案管理人員因離職、崗位調(diào)動等原因離開原工作崗位時。2.檔案整理人員、檔案利用服務(wù)人員等因工作安排調(diào)整，不再負(fù)責(zé)原工作任務(wù)時。（二）交接內(nèi)容1.檔案實(shí)體包括各類檔案的數(shù)量、存放位置、保管狀況等信息，交接雙方應(yīng)進(jìn)行逐一核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實(shí)體完整。2.檔案管理系統(tǒng)賬號及密碼交接檔案管理系統(tǒng)的使用賬號及密碼，確保接手人員能夠正常登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，并對系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行維護(hù)和管理。3.工作文件及資料交接與檔案工作相關(guān)的文件、資料，如檔案管理制度、工作流程、業(yè)務(wù)記錄、未完成的工作任務(wù)清單等，以便接手人員盡快熟悉工作情況。4.檔案利用情況記錄交接檔案利用登記臺賬，包括利用者信息、利用時間、利用內(nèi)容、歸還情況等，使接手人員能夠掌握檔案利用動態(tài)。（三）交接程序及要求1.交接前準(zhǔn)備交接人員應(yīng)提前整理好需要交接的檔案實(shí)體、文件資料等，填寫好交接清單，并對交接內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明。2.現(xiàn)場交接交接雙方應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場交接，由交接人員向接手人員逐一介紹交接內(nèi)容，接手人員進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查。對于存在疑問的地方，交接人員應(yīng)及時解