PAGE中學檔案定期歸檔制度一、總則（一）目的為了加強中學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本定期歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學科組在教育教學、行政管理、學生管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案由學校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.完整準確原則：各部門應(yīng)確保所形成檔案的內(nèi)容完整、準確，如實反映工作實際情況。3.及時歸檔原則：檔案形成后應(yīng)按照規(guī)定的時間及時歸檔，不得拖延積壓。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.學校工作計劃、總結(jié)、報告：包括年度工作計劃、學期工作計劃、工作總結(jié)、專項工作報告等。2.學校會議記錄：校長辦公會、行政會、教職工大會等各類會議的記錄。3.學校規(guī)章制度：學校制定的各項規(guī)章制度、管理辦法等。4.學校機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免文件：學校機構(gòu)設(shè)置調(diào)整文件、人員編制批復(fù)文件、干部任免通知等。5.學校對外聯(lián)絡(luò)文件：與上級主管部門、其他學校、社會組織等的往來文件。6.學校榮譽證書、獎牌：學校獲得的各類榮譽證書、獎牌等。（二）教育教學類檔案1.教學計劃、教學大綱：各學科的教學計劃、教學大綱。2.教案、教學課件：教師的教案、制作的教學課件。3.教學進度表、課程表：各年級、各班級的教學進度表、課程表。4.學生成績冊、考試試卷：學生各學期的成績冊、考試試卷及分析。5.教學研究活動記錄：學校組織的教學研究活動記錄，如教研會議、公開課、示范課等。6.教師培訓計劃、培訓記錄：教師參加培訓的計劃、培訓記錄及相關(guān)證書。（三）學生管理類檔案1.學生學籍檔案：學生的入學登記表、學籍卡片、轉(zhuǎn)學證明、休學證明、畢業(yè)證明等。2.學生獎懲記錄：學生獲得的獎勵和受到的處分記錄。3.學生綜合素質(zhì)評價檔案：學生的綜合素質(zhì)評價材料，包括品德表現(xiàn)、學業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會實踐等方面。4.學生社團活動記錄：學生社團組織開展活動的記錄。（四）財務(wù)后勤類檔案1.財務(wù)預(yù)算、決算報告：學校年度財務(wù)預(yù)算、決算報告。2.財務(wù)收支憑證、賬目：學校各項收入、支出的憑證及賬目。3.固定資產(chǎn)登記冊：學校固定資產(chǎn)的登記情況。4.物資采購合同、發(fā)票：學校物資采購的合同、發(fā)票等。5.校園建設(shè)規(guī)劃、圖紙：學校校園建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計圖紙等。（五）安全保衛(wèi)類檔案1.安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案：學校制定的安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案。2.安全檢查記錄、隱患排查報告：學校安全檢查記錄、隱患排查報告及整改情況。3.校園安全事故處理記錄：校園發(fā)生安全事故后的處理記錄。4.門衛(wèi)登記記錄、巡邏記錄：門衛(wèi)人員的登記記錄、巡邏人員的巡邏記錄。三、檔案歸檔時間（一）行政管理類檔案1.年度工作計劃、總結(jié)、報告等應(yīng)在次年1月底前歸檔。2.學校會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。3.學校規(guī)章制度應(yīng)在發(fā)布后及時歸檔。4.學校機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免文件應(yīng)在文件下達后一周內(nèi)歸檔。5.學校對外聯(lián)絡(luò)文件應(yīng)在文件收發(fā)后及時歸檔。6.學校榮譽證書、獎牌應(yīng)在獲得后及時歸檔。（二）教育教學類檔案1.教學計劃、教學大綱應(yīng)在每學期開學前歸檔。2.教案、教學課件應(yīng)在每學期結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。3.教學進度表、課程表應(yīng)在每學期開學前歸檔。4.學生成績冊、考試試卷應(yīng)在每學期考試結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。5.教學研究活動記錄應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。6.教師培訓計劃、培訓記錄應(yīng)在培訓結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。（三）學生管理類檔案1.學生學籍檔案應(yīng)在學生畢業(yè)或離校后一個月內(nèi)整理歸檔。2.學生獎懲記錄應(yīng)在獎懲決定下達后一周內(nèi)歸檔。3.學生綜合素質(zhì)評價檔案應(yīng)在每學期結(jié)束后一個月內(nèi)整理歸檔。4.學生社團活動記錄應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。（四）財務(wù)后勤類檔案1.財務(wù)預(yù)算、決算報告應(yīng)在次年3月底前歸檔。2.財務(wù)收支憑證、賬目應(yīng)在每年度結(jié)束后三個月內(nèi)整理歸檔。3.固定資產(chǎn)登記冊應(yīng)在資產(chǎn)清查后及時歸檔。4.物資采購合同、發(fā)票應(yīng)在合同履行完畢后一個月內(nèi)歸檔。5.校園建設(shè)規(guī)劃、圖紙應(yīng)在項目竣工后一個月內(nèi)歸檔。（五）安全保衛(wèi)類檔案1.安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案應(yīng)在制定后及時歸檔。2.安全檢查記錄、隱患排查報告應(yīng)在檢查或排查結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。3.校園安全事故處理記錄應(yīng)在事故處理完畢后一周內(nèi)歸檔。4.門衛(wèi)登記記錄、巡邏記錄應(yīng)每周整理歸檔一次。四、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保所歸檔的文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。（二）文件材料分類準確合理按照檔案歸檔范圍，對文件材料進行科學分類，確保分類準確合理，便于查找和利用。（三）文件材料整理規(guī)范1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照A4紙規(guī)格進行折疊或粘貼，去除金屬物，保持整齊美觀。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，存儲在移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并注明文件內(nèi)容、日期、來源等信息。3.照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)進行整理編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。（四）文件材料裝訂牢固紙質(zhì)文件應(yīng)使用線繩、縫紉機等進行裝訂，確保裝訂牢固，不易散落。（五）檔案目錄清晰準確編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰準確，便于查閱。五、檔案歸檔程序（一）收集各部門指定專人負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料收集齊全。（二）整理收集到的文件材料由專人按照檔案歸檔要求進行整理，分類、編號、編目等。（三）裝訂對整理好的紙質(zhì)文件進行裝訂，確保裝訂牢固。（四）裝盒將裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。（五）移交整理好并裝盒的檔案由各部門專人移交至學校綜合檔案室，辦理移交手續(xù)。六、檔案保管期限（一）永久保管1.學校制定的重要規(guī)章制度、長期發(fā)展規(guī)劃等。2.學校機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免文件。3.學校獲得的具有重要歷史意義和保存價值的榮譽證書、獎牌等。4.學校與上級主管部門、其他學校、社會組織等簽訂的具有長期法律效力的合同、協(xié)議等。（二）定期保管1.30年保管期限學校年度工作計劃、總結(jié)、報告等。學校會議記錄。學校教學計劃、教學大綱、教案、教學課件等。學生學籍檔案。學校財務(wù)預(yù)算、決算報告等。2.10年保管期限學校規(guī)章制度的修訂稿、廢止稿等。學校教學進度表、課程表、學生成績冊、考試試卷等。學生獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價檔案等。學校物資采購合同、發(fā)票等。學校安全檢查記錄、隱患排查報告等。七、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到學校綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱本校檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)學校分管領(lǐng)導簽字同意后，到學校綜合檔案室查閱。3.學生查閱本人學籍檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)班主任簽字同意后，到學校綜合檔案室查閱。（二）查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，不得擅自帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用限制1.涉及國家機密、學校機密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，需經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。八、檔案保密（一）保密措施1.學校綜合檔案室應(yīng)配備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案安全。（二）保密責任1.各部門負責人對本部門形成的檔案保密工作負責，教育本部門人員遵守檔案保密制度。2.檔案管理人員因工作失誤導致檔案失密、泄密的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定學校綜合檔案室定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和學校領(lǐng)導組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估，提出鑒定意見。（二）銷毀