PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)則制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本規(guī)則制度。（二）適用范圍本規(guī)則制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各行政村（社區(qū)）以及所屬企事業(yè)單位的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高檔案服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書(shū)記為組長(zhǎng)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，確保檔案工作與鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。（二）檔案管理部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的具體組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村（社區(qū)）以及所屬企事業(yè)單位形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。5.開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)決策、各項(xiàng)工作開(kāi)展提供檔案資料支持。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)全體工作人員的檔案意識(shí)。（三）各部門、行政村（社區(qū)）及企事業(yè)單位職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。2.各行政村（社區(qū)）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，按照檔案管理要求做好本村（社區(qū)）各類檔案的收集、整理和保管工作。3.所屬企事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作，及時(shí)向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案等。2.各行政村（社區(qū)）在村務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)等方面形成的文件材料，如村民會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)收支憑證、土地承包合同、宅基地審批文件等。3.所屬企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、財(cái)務(wù)報(bào)表、產(chǎn)品研發(fā)資料、設(shè)備檔案等。（二）收集要求1.各部門、行政村（社區(qū)）及企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本單位在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔時(shí)間1.各部門形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔完畢，并移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門。2.各行政村（社區(qū)）形成的文件材料，應(yīng)在次年3月底前整理歸檔，并報(bào)送鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門備案。3.所屬企事業(yè)單位應(yīng)在次年6月底前將應(yīng)歸檔的檔案資料移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門。（四）歸檔程序1.各部門、行政村（社區(qū)）及企事業(yè)單位的檔案兼職人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行裝訂、編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.填寫(xiě)檔案盒封面、脊背項(xiàng)目，將整理好的檔案裝入檔案盒，并按照檔案排列順序上架存放。4.編制檔案移交清單，將檔案及相關(guān)資料移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書(shū)檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法。即先按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。4.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于查找。文書(shū)檔案的編號(hào)可采用全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)的形式。2.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。目錄應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等要求。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，檔案盒應(yīng)規(guī)格統(tǒng)一、質(zhì)量良好。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全存放。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱登記制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。2.各行政村（社區(qū)）、所屬企事業(yè)單位及其他單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.公民因個(gè)人需要查閱涉及本人權(quán)益的檔案的，應(yīng)提供有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門核實(shí)后，可查閱相關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)提供服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。2.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)印、摘錄、外借等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及紀(jì)檢監(jiān)察人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確定為銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化要求1.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，數(shù)字化掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)1.建立涵蓋文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等人事檔案的綜合檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便檔案管理人員和利用人員操作使用。（四）安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等安全措施。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、行政村（社區(qū)）及企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查，對(duì)各部門、行政村（社區(qū)）及企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根