PAGE會(huì)計(jì)檔案保管移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，便于查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.保管期限：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的重要程度和性質(zhì)，分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、合同等各類(lèi)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類(lèi)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，對(duì)某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行輔助記錄的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：在月度報(bào)告基礎(chǔ)上，更全面反映季度財(cái)務(wù)情況的報(bào)告。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：對(duì)上半年公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)報(bào)告。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：全面、綜合反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對(duì)賬單：銀行提供的反映公司銀行賬戶(hù)資金收支情況的對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表：公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀情況的清冊(cè)。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類(lèi)1.按照會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容分類(lèi)，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四大類(lèi)。2.在每大類(lèi)下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿分為總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿等。（二）編號(hào)1.對(duì)每一份會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。2.編號(hào)可采用數(shù)字編碼方式，如按照年份、類(lèi)別、順序號(hào)等進(jìn)行編排。例如，2023年的記賬憑證，可編號(hào)為2023JZ001，其中“2023”表示年份，“JZ”表示記賬憑證類(lèi)別，“001”表示該類(lèi)憑證的順序號(hào)。（三）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)2厘米。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除憑證上的金屬物，如回形針、訂書(shū)釘?shù)龋_保憑證整齊、牢固。3.在憑證封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。4.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)整理齊全，按賬頁(yè)順序編號(hào)，加具封面，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、賬簿頁(yè)數(shù)等信息，并由記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。5.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱(chēng)、年度、報(bào)告種類(lèi)等信息，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽字并蓋章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等保管期限為永久。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。2.按照規(guī)定的保管期限和要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查會(huì)計(jì)檔案的保管情況，如有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對(duì)查閱、借閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行登記，及時(shí)收回借出的檔案，并檢查檔案的完整性。4.協(xié)助會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和其他部門(mén)查閱、利用會(huì)計(jì)檔案，提供必要的幫助和支持。（四）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。4.因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的單位，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交和保管。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）批準(zhǔn)。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，查閱時(shí)不得在檔案上涂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得擅自復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還保管人員，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位名稱(chēng)、借閱人姓名、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的會(huì)計(jì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如因保管不善造成會(huì)計(jì)檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱、借閱登記1.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》和《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、人員等信息。2.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和核對(duì)。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部會(huì)計(jì)人員崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。移交人員應(yīng)將所經(jīng)管的會(huì)計(jì)檔案在規(guī)定的期限內(nèi)全部移交給接替人員，并編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.接替人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)上的內(nèi)容，對(duì)所接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交人員溝通解決。3.移交人員和接替人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)等原因終止時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前，將會(huì)計(jì)檔案移交給有關(guān)部門(mén)或單位。2.移交時(shí)，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并由公司負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）和移交人員簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)上的內(nèi)容，對(duì)所接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通解決。4.移交單位和接收單位應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。七、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本制度第五條第（四）款規(guī)定的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷(xiāo)毀程序1.由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子