PAGE公司檔案八個制度公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面反映公司各項活動的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組公司成立檔案管理領(lǐng)導小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，各副總經(jīng)理擔任副組長，各部門負責人為成員。檔案管理領(lǐng)導小組負責審議檔案管理工作的重大事項，指導和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。其主要職責包括：1.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡，指導和監(jiān)督各部門兼職檔案員的工作。3.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。5.定期向檔案管理領(lǐng)導小組匯報檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。（三）各部門各部門應明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。兼職檔案員應接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督，嚴格按照檔案管理規(guī)定做好本部門的檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件。3.經(jīng)營管理類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同管理、財務管理、人力資源管理、行政管理等方面的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件。5.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的文件。6.科研項目類：包括公司承擔的科研項目的申報、立項、研究、結(jié)題等方面的文件。7.外事工作類：包括公司對外交往、合作、交流等方面的文件。8.會計檔案類：包括公司的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等方面的文件。9.聲像檔案類：包括公司的照片、錄音、錄像等方面的文件。10.電子檔案類：包括公司形成的電子文件、數(shù)據(jù)等方面的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)，具體編號方法如下：1.全宗號：公司全宗號為[具體全宗號]。2.分類號：按照檔案分類，每大類賦予一個分類號，具體如下：行政管理類：XG黨群工作類：DQ經(jīng)營管理類：JY生產(chǎn)技術(shù)類：SC基本建設(shè)類：JS科研項目類：KY外事工作類：WS會計檔案類：KJ聲像檔案類：SX電子檔案類：DZ3.年度：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.件號：以阿拉伯數(shù)字順序編號，如“001”“002”等。例如，一份行政管理類檔案，編號為：[全宗號]XG2023Y001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。具體收集范圍如下：1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。2.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件。3.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、營銷策劃、合同管理、財務管理、人力資源管理、行政管理等方面的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件。5.基本建設(shè)類：公司基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的文件。6.科研項目類：公司承擔的科研項目的申報、立項、研究、結(jié)題等方面的文件。7.外事工作類：公司對外交往、合作、交流等方面的文件。8.會計檔案類：公司的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等方面的文件。9.聲像檔案類：公司的照片、錄音、錄像等方面的文件。10.電子檔案類：公司形成的電子文件、數(shù)據(jù)等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期收集本部門的文件材料，確保文件材料的及時、完整收集。2.對重要文件材料，應及時進行備份，防止文件材料丟失或損壞。3.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集的文件材料進行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進行組卷，卷內(nèi)文件應排列有序，編號準確。3.編目：對卷內(nèi)文件進行編目，包括文件編號、題名、日期、頁號等，編制卷內(nèi)目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，包括全宗號、分類號、年度、保管期限、盒號等。五、檔案的保管（一）保管場所公司應設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱范圍：因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱檔案，但必須經(jīng)過檔案管理部門負責人批準。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準，不得借閱。2.借閱手續(xù)：借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱人應在檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱期限：借閱檔案的期限一般不得超過[具體期限]天，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人應按時歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。（四）檔案的利用與統(tǒng)計1.利用范圍：公司內(nèi)部人員可以根據(jù)工作需要查閱和利用檔案。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準，不得對外提供利用。2.利用手續(xù)：利用人應填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可利用。利用人應在檔案管理部門辦理利用登記手續(xù)，在指定地點查閱和利用檔案。3.利用統(tǒng)計：檔案管理部門應建立檔案利用統(tǒng)計制度，定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價值等因素，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司總經(jīng)理批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標公司檔案信息化建設(shè)的目標是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理系統(tǒng)公司應建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應具備以下功能：1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，提高檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高檔案借閱工作的效率。4.檔案利用：提供檔案利用的在線申請、審批、登記等功能，方便用戶利用檔案信息。5.檔案統(tǒng)計：實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動生成和分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。6.系統(tǒng)管理：實現(xiàn)對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等功能。（三）電子檔案管理1.公司應加強電子檔案的管理，確保電子檔