PAGE學(xué)校檔案歸口管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)、各班級(jí)以及附屬機(jī)構(gòu)在工作、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義學(xué)校檔案是指學(xué)校在各項(xiàng)工作中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，以便于查閱和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息的泄露和損壞。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，配備相應(yīng)的管理人員，明確崗位職責(zé)。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定學(xué)校檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀或處置。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識(shí)和檔案管理水平。積極提供檔案利用服務(wù)，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和保障。三、檔案分類(lèi)及編號(hào)（一）檔案分類(lèi)學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、教師業(yè)務(wù)、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、外事、聲像、實(shí)物等十二大類(lèi)。各大類(lèi)下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)。1.黨群類(lèi)：主要包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)工作等方面形成的檔案。2.行政類(lèi)：涵蓋學(xué)校行政管理、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等方面的檔案。3.教學(xué)類(lèi)：包含教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、教學(xué)改革、考試試卷等教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案。4.科研類(lèi)：涉及學(xué)校科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。5.學(xué)生類(lèi)：包括學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲情況、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等與學(xué)生相關(guān)的檔案。6.教師業(yè)務(wù)類(lèi)：主要有教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、科研成果、培訓(xùn)進(jìn)修等方面的檔案。7.財(cái)會(huì)類(lèi)：包含學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)工作形成的檔案。8.基建類(lèi)：涉及學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的檔案。9.設(shè)備類(lèi)：包括學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等的購(gòu)置、使用、維護(hù)等方面的檔案。10.外事類(lèi)：涵蓋學(xué)校對(duì)外交流合作、外賓來(lái)訪(fǎng)、師生出國(guó)（境）等外事活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案。11.聲像類(lèi)：主要有學(xué)校重大活動(dòng)、教學(xué)科研成果、校園風(fēng)貌等方面的照片、錄像、錄音等聲像資料。12.實(shí)物類(lèi)：包括學(xué)校獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)+年度+流水號(hào)的形式。分類(lèi)號(hào)按照上述檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)確定，年度采用公元紀(jì)年，流水號(hào)為每一類(lèi)檔案在本年度內(nèi)的順序號(hào)。例如：JX2023001，表示教學(xué)類(lèi)檔案，2023年度的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集范圍學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)、各班級(jí)以及附屬機(jī)構(gòu)應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案收集范圍，及時(shí)將在工作、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案收集齊全，移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的檔案按照一定的原則進(jìn)行組卷，如按時(shí)間順序、問(wèn)題等進(jìn)行組卷。3.編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編頁(yè)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，并編制案卷封面。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年；短期保管的檔案保管期限為10年。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的出入管理限制，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。3.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等，防止檔案受潮發(fā)霉。4.防蟲(chóng)：定期對(duì)檔案進(jìn)行防蟲(chóng)檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如使用防蟲(chóng)藥劑等。5.防鼠：采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夾鼠藥等，防止檔案被鼠咬損壞。6.防光：檔案庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射，窗戶(hù)應(yīng)安裝窗簾等遮光設(shè)施，防止檔案因光線(xiàn)照射而褪色、老化。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.學(xué)生查閱本人檔案的，須經(jīng)所在班級(jí)班主任同意，由檔案管理部門(mén)安排查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、目的、查閱時(shí)間等信息。2.檔案管理部門(mén)工作人員根據(jù)查閱人員的權(quán)限，審核查閱申請(qǐng)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，查閱人員不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自傳播、公布檔案信息。2.檔案利用僅限于查閱、復(fù)印、摘錄等方式，如需對(duì)檔案進(jìn)行其他形式的利用，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚毀、粉碎等。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)學(xué)校各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的信息化管理。3.信息安全保障：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、用戶(hù)認(rèn)證等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和技術(shù)人員，保障檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。