PAGE個(gè)人檔案制度何時(shí)實(shí)施一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織個(gè)人檔案管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工個(gè)人檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工個(gè)人檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.婚姻狀況、家庭住址。（二）教育背景1.學(xué)歷層次（小學(xué)、初中、高中/中專、大專、本科、碩士、博士等）。2.畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)。3.入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司/組織時(shí)間、離職時(shí)間（如有）。2.歷任職位、工作職責(zé)及業(yè)績(jī)表現(xiàn)。3.工作變動(dòng)原因及證明材料。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)課程的名稱、時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估。2.參加外部專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)證書、學(xué)習(xí)心得等。（五）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技能證書（如會(huì)計(jì)證、工程師證、教師資格證等）。2.證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間、有效期。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的公司/組織內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎(jiǎng)等，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)依據(jù)。2.受到的公司/組織內(nèi)部處罰，如警告、記過(guò)、辭退等，處罰原因、處罰時(shí)間、解除處罰情況（如有）。（七）薪酬福利記錄1.每月工資發(fā)放明細(xì)，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等。2.社保、公積金繳納記錄。3.其他福利享受情況，如年假、病假、婚假、產(chǎn)假等。（八）考核評(píng)價(jià)1.年度績(jī)效考核結(jié)果，包括考核等級(jí)、考核評(píng)語(yǔ)、績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃（如有）。2.季度、月度考核結(jié)果及相關(guān)評(píng)價(jià)意見。（九）勞動(dòng)合同1.簽訂的勞動(dòng)合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇、勞動(dòng)保護(hù)、勞動(dòng)條件、職業(yè)危害防護(hù)等條款。2.勞動(dòng)合同變更、續(xù)簽、解除等相關(guān)手續(xù)及文件。（十）其他重要資料1.員工個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)。2.員工參與的重要項(xiàng)目資料、成果證明。3.員工獲得的榮譽(yù)稱號(hào)、表彰文件。4.員工的健康體檢報(bào)告。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《個(gè)人檔案信息登記表》，員工應(yīng)如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工需提交身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件，一寸免冠照片等相關(guān)資料。人力資源部門負(fù)責(zé)審核資料的真實(shí)性，并留存復(fù)印件。3.人力資源部門將新員工填寫的登記表及提交的資料進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案，并為每位員工分配唯一的檔案編號(hào)。（二）檔案資料收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工的各類檔案資料。對(duì)于工作經(jīng)歷變動(dòng)、學(xué)歷提升、獲得新的職業(yè)資格證書等情況，員工應(yīng)在相關(guān)事件發(fā)生后及時(shí)向人力資源部門提交更新后的資料。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)及時(shí)將本部門員工的獎(jiǎng)懲情況、考核評(píng)價(jià)結(jié)果等信息反饋給人力資源部門，以便及時(shí)更新員工檔案。3.人力資源部門在收到員工提交的資料或各部門反饋的信息后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。審核無(wú)誤后，將相關(guān)資料歸入員工個(gè)人檔案。四、檔案整理與歸檔（一）檔案分類1.按照檔案內(nèi)容將員工個(gè)人檔案分為基本信息類、教育背景類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)經(jīng)歷類、職業(yè)資格證書類、獎(jiǎng)懲情況類、薪酬福利記錄類、考核評(píng)價(jià)類、勞動(dòng)合同類、其他重要資料類等十大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷類可分為入職時(shí)間、離職時(shí)間、歷任職位等小類。（二）檔案編號(hào)1.為每位員工的個(gè)人檔案分配唯一的編號(hào)，編號(hào)采用[公司/組織簡(jiǎn)稱首字母縮寫+員工入職年份+員工順序號(hào)]的形式，例如：[GZ2023001]，其中“GZ”為公司/組織簡(jiǎn)稱首字母縮寫，“2023”為員工入職年份，“001”為員工順序號(hào)。2.檔案編號(hào)應(yīng)在檔案袋封面、檔案目錄及檔案內(nèi)每份資料上清晰標(biāo)注，以便于查找和管理。（三）檔案整理1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的員工檔案資料進(jìn)行整理。按照檔案分類和編號(hào)順序，將每份資料進(jìn)行排序，并在資料右上角或左上角標(biāo)注頁(yè)碼。2.對(duì)于紙張較大或較多的資料，如勞動(dòng)合同、述職報(bào)告等，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與檔案袋內(nèi)頁(yè)一致，并保持整齊。3.整理過(guò)程中，應(yīng)檢查資料是否有破損、缺失等情況，如有需要，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（四）檔案歸檔1.整理好的員工個(gè)人檔案應(yīng)及時(shí)歸檔到專門的檔案柜或檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中。檔案柜應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和存放。2.在檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中，應(yīng)建立詳細(xì)的檔案索引，記錄員工姓名、檔案編號(hào)、檔案類別、存放位置等信息，以便快速檢索和查詢檔案。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于管理和查閱。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的個(gè)人檔案。員工可向人力資源部門提出查閱申請(qǐng)，填寫《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因和查閱內(nèi)容。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)在工作需要時(shí)，有權(quán)查閱員工個(gè)人檔案。查閱前應(yīng)填寫《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。3.其他部門因工作需要查閱員工個(gè)人檔案時(shí)，應(yīng)向人力資源部門提交查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，提交給人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)查閱原因和查閱范圍是否合理。對(duì)于員工本人查閱申請(qǐng)，一般應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)；對(duì)于其他部門查閱申請(qǐng)，應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，確保檔案資料完整無(wú)缺。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工個(gè)人檔案。如有特殊情況需要借閱，必須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明延長(zhǎng)原因。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人填寫《個(gè)人檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，提交給人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，核實(shí)借閱必要性和借閱期限合理性。審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，人力資源部門將檔案借出，并與借閱人辦理交接手續(xù)，填寫《個(gè)人檔案借閱交接清單》，注明檔案編號(hào)、檔案名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。人力資源部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無(wú)缺。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。六、檔案保管與保密（一）保管責(zé)任與要求1.人力資源部門負(fù)責(zé)公司/組織員工個(gè)人檔案的保管工作。應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案存放安全、有序。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、防蟲藥等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。對(duì)于過(guò)期或無(wú)用的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對(duì)員工個(gè)人檔案信息予以保密。未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，在檔案管理過(guò)程中，不得私自查閱、傳播員工個(gè)人檔案信息。3.對(duì)于因工作需要接觸員工個(gè)人檔案的人員，如人力資源部門工作人員、各部門負(fù)責(zé)人等，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。如查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，查閱、借閱記錄應(yīng)妥善保存等。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工個(gè)人檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時(shí)效性。一般每年進(jìn)行一次全面的檔案更新工作。2.在更新檔案時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注員工的工作經(jīng)歷變動(dòng)、學(xué)歷提升、職業(yè)資格證書獲取、獎(jiǎng)懲情況變化、考核評(píng)價(jià)結(jié)果等信息，及時(shí)將相關(guān)資料歸入檔案，并更新檔案目錄。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.隨著員工工作的開展和個(gè)人情況的變化，人力資源部門應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。如員工在工作中取得重要成果、參與重大項(xiàng)目等，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，更新檔案內(nèi)容。2.對(duì)于員工提出的檔案信息修改申請(qǐng)，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。如修改內(nèi)容屬實(shí)且符合相關(guān)規(guī)定，應(yīng)及時(shí)辦理檔案信息修改手續(xù)，并在檔案中注明修改原因和修改時(shí)間。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其個(gè)人檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個(gè)月內(nèi)進(jìn)行整理和審核。對(duì)于符合銷毀條件的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀條件包括：檔案資料已超過(guò)保存期限、檔案內(nèi)容已無(wú)保存價(jià)值、檔案信息已不再具有保密性等。（二）銷毀流程1.人力資源部門負(fù)責(zé)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《個(gè)人檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.申請(qǐng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指