PAGE衛(wèi)生計生檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生計生檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及衛(wèi)生計生工作的各類文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生計生檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則歸檔的檔案必須是真實反映衛(wèi)生計生工作實際情況的原始材料，不得篡改、偽造。3.完整系統(tǒng)原則檔案應全面、系統(tǒng)地反映衛(wèi)生計生工作的全過程，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.便于利用原則檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類包括上級主管部門下發(fā)的關于衛(wèi)生計生工作的政策文件、法規(guī)標準、通知通報等；本公司/組織制定的衛(wèi)生計生工作相關的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告等。2.業(yè)務工作類涵蓋醫(yī)療衛(wèi)生服務記錄，如病歷、診斷報告、治療方案等；計劃生育工作記錄，如生育登記、節(jié)育手術記錄、人口統(tǒng)計報表等。3.會議記錄類各類衛(wèi)生計生工作會議、研討會、座談會等的會議紀要、決議、記錄等。4.培訓教育類員工參加衛(wèi)生計生業(yè)務培訓、法律法規(guī)培訓等的相關資料，包括培訓教材、講義、考核成績等。5.設備物資類衛(wèi)生計生工作中涉及的醫(yī)療設備、藥品、計生藥具等的采購文件、使用記錄、維護檔案等。6.財務審計類與衛(wèi)生計生工作相關的經(jīng)費預算、決算報表，財務審計報告等。7.人事檔案類員工的衛(wèi)生計生工作經(jīng)歷、專業(yè)資質(zhì)證書、崗位變動等相關人事資料。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案分類類別進行編號。例如，行政文件類編號為A，業(yè)務工作類編號為B，以此類推。2.每類檔案再根據(jù)年份、順序號進行細分編號。如2023年行政文件類的第一份文件編號為A2023001。編號應保證唯一性，便于檔案的識別和查找。三、歸檔要求（一）文件材料收集1.各部門應指定專人負責收集本部門在衛(wèi)生計生工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種載體形式。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應及時登記并交檔案管理部門歸檔。（二）文件材料整理1.歸檔的文件材料應保持原件，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。2.對文件材料進行分類整理，按照檔案分類目錄進行歸類。同一類別的文件應按照時間順序排列，確保邏輯清晰。3.電子文件應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的電子存儲設備或檔案管理系統(tǒng)中，同時建立相應的索引目錄，便于查找。4.照片、錄音錄像等非紙質(zhì)檔案應注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等相關信息，并進行適當?shù)木庉嫼驼?。（三）文件材料裝訂1.紙質(zhì)文件應進行整齊裝訂，去除金屬物，如訂書釘、回形針等。2.裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。文件厚度一般不宜超過2厘米，特殊情況可適當放寬，但應采取相應的保護措施。3.對于圖表、照片等較大幅面的文件，可采用折疊、粘貼等方式進行整理，使其與紙質(zhì)文件大小一致，便于裝訂。（四）文件材料編目1.每份歸檔文件都應編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、文件題名、日期、責任者、保管期限等。2.檔案目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，作為查找檔案的索引。3.電子檔案應在檔案管理系統(tǒng)中建立詳細的目錄信息，包括文件名、文件大小、存儲路徑、創(chuàng)建時間、修改時間等，便于快速檢索。四、歸檔流程（一）部門整理各部門在完成衛(wèi)生計生工作任務后，應及時對本部門形成的文件材料進行整理，按照歸檔要求分類、編號、編目，并填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份部門留存，一份交檔案管理部門。（二）檔案移交1.各部門應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時，雙方應按照《檔案移交清單》進行核對，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容準確無誤。2.檔案管理部門在接收檔案后，應在《檔案移交清單》上簽字確認，并對檔案進行進一步的審核和整理。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通解決。（三）檔案上架存儲1.經(jīng)審核無誤的檔案應按照檔案編號順序上架存儲。檔案架應標明檔案類別、年份等信息，便于查找和存放。2.對于電子檔案，應按照存儲方案進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管期限（一）永久保管1.本公司/組織制定的具有長遠歷史價值和重要憑證作用的衛(wèi)生計生工作規(guī)章制度、長期發(fā)展規(guī)劃等文件。2.涉及重大衛(wèi)生計生事件、事故的調(diào)查處理報告及相關材料。3.具有重要歷史意義和參考價值的醫(yī)療衛(wèi)生技術資料、科研成果等。（二）定期保管1.30年保管期限本公司/組織年度衛(wèi)生計生工作計劃、總結(jié)報告；一般性的衛(wèi)生計生工作會議記錄；員工的衛(wèi)生計生工作經(jīng)歷證明等。2.10年保管期限短期的衛(wèi)生計生業(yè)務工作記錄，如季度性的統(tǒng)計報表；臨時性的培訓資料；一般性的設備維護記錄等。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案保管期限由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、利用需求等因素進行初步確定，并征求相關部門意見。2.隨著時間的推移和衛(wèi)生計生工作的發(fā)展，如發(fā)現(xiàn)某些檔案的保管期限需要調(diào)整，檔案管理部門應及時進行重新評估，并按照規(guī)定程序進行調(diào)整。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生計生檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及重要檔案或機密信息的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位或個人查閱本公司/組織衛(wèi)生計生檔案的，應持單位介紹信或相關證明材料，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應出示有效證件，并在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.檔案管理部門工作人員應根據(jù)查閱人員的申請，提供相應的檔案，并監(jiān)督查閱過程，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。3.如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的復制程序進行操作。復制件應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用反饋1.檔案查閱人員在查閱結(jié)束后，應對檔案的利用情況進行反饋，如查閱內(nèi)容是否滿足需求、檔案提供的信息對工作的幫助程度等。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱人員的反饋意見，及時改進檔案管理工作，提高檔案的服務質(zhì)量。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應建立嚴格的檔案保密制度，對涉及衛(wèi)生計生工作中的機密信息、個人隱私等檔案進行保密管理。2.檔案管理人員應對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關人員。在檔案查閱、利用過程中，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對檔案存儲場所應進行安全防護，設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，確保檔案的物理安全。（二）安全管理1.加強檔案存儲環(huán)境的管理，保持檔案庫房的清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。2.定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。對破損、褪色等檔案應及時進行修復或復制。3.建立檔案安全應急預案，針對火災、水災、盜竊等突發(fā)事件制定相應的應對措施，確保在緊急情況下能夠迅速保護檔案安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等參加。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保管狀況等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中應形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，詳細記錄檔案的基本信息、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，一式兩份。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領導批準后，