PAGE死亡檔案及時(shí)注銷制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)部各類檔案的管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，避免因人員死亡導(dǎo)致的檔案信息冗余、混亂以及可能引發(fā)的安全風(fēng)險(xiǎn)和法律問(wèn)題，特制定本死亡檔案及時(shí)注銷制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及員工、客戶、合作伙伴等各類人員相關(guān)的所有檔案，包括但不限于人事檔案、業(yè)務(wù)往來(lái)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案注銷工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：在確認(rèn)人員死亡后，應(yīng)盡快準(zhǔn)確地完成相關(guān)檔案的注銷工作，保證檔案信息與實(shí)際情況相符。3.安全保密原則：在檔案注銷過(guò)程中，妥善保護(hù)檔案信息的安全，防止信息泄露，對(duì)于涉及個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。二、檔案注銷的觸發(fā)條件（一）員工檔案1.當(dāng)員工被確認(rèn)死亡后，其所在部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將死亡信息通知人力資源部門。2.人力資源部門收到通知后，應(yīng)立即啟動(dòng)該員工檔案的注銷程序。（二）客戶及合作伙伴檔案1.若客戶或合作伙伴死亡，相關(guān)業(yè)務(wù)部門在得知該信息后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，需向檔案管理部門提交檔案注銷申請(qǐng)。2.檔案管理部門依據(jù)申請(qǐng)，核實(shí)信息后，安排進(jìn)行檔案注銷工作。三、檔案注銷的流程（一）員工檔案注銷流程1.信息收集與確認(rèn)人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工死亡的相關(guān)證明材料，如醫(yī)院出具的死亡證明、公安部門的銷戶證明等。對(duì)收集到的證明材料進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保其真實(shí)性和有效性。2.檔案清查組織相關(guān)人員對(duì)員工檔案進(jìn)行全面清查，包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、獎(jiǎng)懲記錄、社保公積金信息等。檢查檔案中的各類文件是否齊全、完整，如有缺失或損壞，記錄詳細(xì)情況。3.關(guān)鍵信息處理將員工檔案中的敏感信息，如身份證號(hào)碼、銀行卡號(hào)、密碼等進(jìn)行脫敏處理。對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等內(nèi)容的文件，按照公司保密制度進(jìn)行單獨(dú)封存和銷毀處理。4.檔案注銷審批填寫《員工檔案注銷審批表》，詳細(xì)注明檔案注銷原因、涉及檔案內(nèi)容、處理方式等信息。將審批表依次提交給人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行下一步操作。5.檔案銷毀根據(jù)審批意見(jiàn)，選擇合適的檔案銷毀方式。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)刪除，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)。在銷毀過(guò)程中，安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄單》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等信息?！稒n案銷毀記錄單》需由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)后存檔。（二）客戶及合作伙伴檔案注銷流程1.申請(qǐng)?zhí)峤粯I(yè)務(wù)部門填寫《客戶/合作伙伴檔案注銷申請(qǐng)表》，說(shuō)明客戶或合作伙伴死亡情況、檔案注銷原因、檔案涉及業(yè)務(wù)范圍等內(nèi)容。將申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料一并提交給檔案管理部門。2.檔案審核檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)表及證明材料進(jìn)行審核。核實(shí)檔案中與該客戶或合作伙伴相關(guān)的業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)賬目等信息，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.信息處理與審批對(duì)檔案中的客戶敏感信息進(jìn)行脫敏處理，如聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼等。將審核后的申請(qǐng)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，進(jìn)入檔案注銷環(huán)節(jié)。4.檔案封存與標(biāo)記將涉及該客戶或合作伙伴的檔案進(jìn)行單獨(dú)封存，在檔案封面顯著位置標(biāo)記“已死亡，待注銷”字樣。建立專門的檔案清單，記錄封存檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。5.定期清理檔案管理部門定期（每季度）對(duì)封存的客戶及合作伙伴檔案進(jìn)行清理。確認(rèn)客戶或合作伙伴死亡時(shí)間超過(guò)[X]年且無(wú)任何未了結(jié)業(yè)務(wù)的檔案，按照檔案銷毀流程進(jìn)行銷毀處理；對(duì)于仍有未了結(jié)業(yè)務(wù)的檔案，繼續(xù)封存保管，直至業(yè)務(wù)結(jié)束后再進(jìn)行注銷。四、檔案注銷的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門人員、法務(wù)部門人員等。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案注銷工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括注銷流程是否合規(guī)執(zhí)行、檔案銷毀記錄是否完整、信息處理是否符合保密要求等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）外部審計(jì)與合規(guī)審查1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行全面審計(jì)，其中包括對(duì)死亡檔案注銷制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審查。2.配合相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，及時(shí)提供檔案注銷工作的相關(guān)資料和信息，確保公司檔案管理工作符合法律法規(guī)要求。五、檔案注銷的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因部門或個(gè)人未按照本制度規(guī)定及時(shí)通知檔案管理部門人員死亡信息，導(dǎo)致檔案注銷延誤的，由責(zé)任部門或個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.在檔案注銷過(guò)程中，如因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。3.檔案管理部門未嚴(yán)格執(zhí)行檔案注銷流程，審核把關(guān)不嚴(yán)，造成檔案注銷錯(cuò)誤或不符合規(guī)定的，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于一般違規(guī)行為，給予責(zé)任人警告、批評(píng)教育等處分，并責(zé)令其限期改正。2.對(duì)于造成嚴(yán)重后果的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等處分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.涉及違法犯罪行為的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、檔案注銷后的信息留存與查詢（一）信息留存1.對(duì)于已注銷的檔案，應(yīng)留存必要的注銷記錄和相關(guān)證明材料，如死亡證明、審批表、銷毀記錄單等。2.留存的信息應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理、歸檔保存，保存期限為[X]年。（二）查詢規(guī)定1.因工作需要，公司內(nèi)部人員如需查詢已注銷檔案的相關(guān)信息，需填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢?cè)?、查詢?nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，方可進(jìn)行查詢。3.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查詢范圍，僅提供與查詢目的相關(guān)的必要信息，并對(duì)查詢過(guò)程進(jìn)行記錄，包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)恕⒉樵儍?nèi)容等。4.涉及司法機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)查詢已注銷檔案信息的，按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并配合提供相關(guān)資料。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款