PAGE項(xiàng)目檔案人員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，規(guī)范項(xiàng)目檔案人員行為，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目檔案管理人員以及參與項(xiàng)目檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，各項(xiàng)目組根據(jù)職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的具體管理工作。2.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全原則項(xiàng)目檔案人員應(yīng)確保項(xiàng)目檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)全過程，保持檔案的系統(tǒng)性，并采取有效措施保障檔案的安全。3.有效利用原則充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案的作用，為公司項(xiàng)目決策、生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展。二、項(xiàng)目檔案人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司項(xiàng)目檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)對(duì)公司項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.指導(dǎo)各項(xiàng)目組檔案管理工作，組織開展項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)接收、保管和利用公司重要項(xiàng)目檔案，建立項(xiàng)目檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。5.參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查，出具檔案驗(yàn)收意見。（二）項(xiàng)目組檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保項(xiàng)目檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.按照項(xiàng)目檔案管理要求，制定項(xiàng)目檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)。3.建立項(xiàng)目檔案臺(tái)賬，記錄項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、借閱、利用等情況，做到賬目清晰、手續(xù)完備。4.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目文件材料的積累、保管和移交工作，對(duì)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。5.負(fù)責(zé)向公司檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，辦理檔案移交手續(xù)，并按照要求提供相關(guān)檔案信息。6.積極配合公司檔案管理部門和其他部門對(duì)項(xiàng)目檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和服務(wù)。三、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件包括項(xiàng)目施工圖紙、施工記錄、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目決算報(bào)告、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見等。4.與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目往來函件、項(xiàng)目照片、項(xiàng)目音像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目檔案人員應(yīng)及時(shí)收集項(xiàng)目文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)項(xiàng)目文件材料的收集應(yīng)遵循“誰形成、誰收集”的原則，明確各部門和人員在文件材料收集工作中的職責(zé)。3.收集的項(xiàng)目文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，禁止使用易褪色的書寫材料。4.對(duì)電子文件材料應(yīng)進(jìn)行及時(shí)備份，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理要求1.項(xiàng)目檔案人員應(yīng)按照項(xiàng)目檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行分類整理。2.整理項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)項(xiàng)目檔案中的紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.對(duì)電子文件材料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄，便于查找和利用。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案人員應(yīng)在項(xiàng)目文件材料整理完畢后，及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)進(jìn)行裝盒或上架保管，確保檔案的安全和有序存放。（二）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為15年以下。（三）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取有效的存儲(chǔ)和備份措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。五、項(xiàng)目檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門查閱。2.公司外部單位查閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要項(xiàng)目檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的項(xiàng)目檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱和利用。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍和內(nèi)容查閱項(xiàng)目檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或抽取、涂改、損毀檔案。2.查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還庫房，并辦理歸還手續(xù)。3.如需復(fù)印或摘錄項(xiàng)目檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員利用項(xiàng)目檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要合理利用，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。2.公司外部單位利用項(xiàng)目檔案，應(yīng)與公司簽訂檔案利用協(xié)議，明確利用目的、范圍、期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)，并按照協(xié)議約定支付檔案利用費(fèi)用。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。（二）鑒定內(nèi)容1.項(xiàng)目檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，審查檔案的保存價(jià)值，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。2.鑒定項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，綜合考慮檔案的保存必要性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.對(duì)銷毀的項(xiàng)目檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門。七、項(xiàng)目檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源的共享水平。（二）信息化管理要求1.項(xiàng)目檔案人員應(yīng)按照公司檔案信息化建設(shè)要求，及時(shí)將項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)。2.對(duì)項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.利用項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.在項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)安全措施保障檔案