PAGE檔案人防安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案人防安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，有效防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)，保障公司正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中涉及的人防安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全安全預(yù)防機(jī)制，提前識(shí)別和消除安全隱患，防止安全事故的發(fā)生。2.全面管理原則涵蓋檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等，實(shí)施全過程、全方位的安全管理。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案人防安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)安全管理措施得到有效落實(shí)。4.合規(guī)合法原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理和安全管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、檔案人防安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案人防安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案人防安全管理工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全規(guī)劃、設(shè)施建設(shè)和維護(hù)管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的安全意識(shí)和技能。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織應(yīng)急演練，及時(shí)處理檔案安全事故。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告工作，為公司決策提供有關(guān)檔案安全管理的信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案人防安全管理制度的要求，做好本部門檔案的日常安全管理工作，包括檔案的保管、借閱、歸還等。3.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)整改存在的問題。4.組織本部門員工參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。5.發(fā)現(xiàn)檔案安全事故或隱患時(shí)，及時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱范圍和程序辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。5.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，向其他員工宣傳檔案安全知識(shí)。三、檔案收集與整理安全管理（一）收集安全管理1.各部門在檔案形成過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求，確保檔案的合法性和有效性。3.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的收集和保護(hù)措施，確保檔案的安全。（二）整理安全管理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.在整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損壞檔案。3.對(duì)于破損、褪色等質(zhì)量問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案存儲(chǔ)安全管理（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所選擇1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點(diǎn)。2.避免將檔案存儲(chǔ)在地下室、低洼地區(qū)或易受水浸、火災(zāi)等災(zāi)害影響的區(qū)域。3.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品存放區(qū)域，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。（二）存儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)施，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案存放整齊、有序。2.存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)符合檔案保管的要求，具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，并采取數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)加密等安全措施。（三）存儲(chǔ)環(huán)境管理1.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行清潔和消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。2.控制存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.安裝必要的通風(fēng)設(shè)備，確?？諝饬魍?，防止有害氣體積聚對(duì)檔案造成損害。4.配備防火、防盜、防蟲、防潮等安全設(shè)施，如滅火器、防盜門、防蟲藥品、除濕機(jī)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。五、檔案利用安全管理（一）借閱管理1.根據(jù)工作需要，確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案管理部門審批。2.公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度等因素，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱范圍和程序進(jìn)行借閱，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍或轉(zhuǎn)借他人。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、歸還日期等信息。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱管理1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案管理部門審批。2.公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度等因素，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，批準(zhǔn)后方可安排查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過程中不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制管理1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案管理部門審批。2.公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度等因素，對(duì)復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，批準(zhǔn)后方可辦理復(fù)制手續(xù)。3.復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保管要求的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量和安全。4.復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤后，加蓋公司檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。5.復(fù)制后的檔案應(yīng)按照公司檔案管理的規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得擅自擴(kuò)散或用于其他用途。六、檔案銷毀安全管理（一）銷毀范圍確定1.根據(jù)公司檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)已到保管期限且無需繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行鑒定，確定銷毀范圍。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格保管，不得擅自銷毀。（二）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀清單與實(shí)際檔案一致。3.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，并在專門的銷毀場(chǎng)所進(jìn)行銷毀。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。5.銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保存。（三）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄檔案，詳細(xì)記錄檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、銷毀人員等信息。2.檔案銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱和審計(jì)。七、檔案安全檢查與評(píng)估（一）定期檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備、檔案實(shí)體等進(jìn)行安全檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度、清潔衛(wèi)生、防火防盜防蟲防潮等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，檔案的保管狀況、借閱歸還記錄等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并分析原因，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的檔案人防安全管理工作進(jìn)行抽查。2.抽查內(nèi)容包括檔案的收集整理情況、日常安全管理情況、安全制度執(zhí)行情況等。3.對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向被抽查部門反饋，并要求其限期整改。（三）安全評(píng)估1.每年應(yīng)對(duì)公司檔案人防安全管理工作進(jìn)行一次全面的安全評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括安全管理制度的執(zhí)行情況、安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行效果、檔案安全事故的發(fā)生情況等。2.根據(jù)安全評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，及時(shí)調(diào)整和完善檔案人防安全管理制度和措施。3.將安全評(píng)估報(bào)告提交公司管理層，為公司決策提供有關(guān)檔案安全管理的參考依據(jù)。八、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案人防安全管理的實(shí)際情況和員工的需求，制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間、對(duì)象等，確保培訓(xùn)工作有針對(duì)性、系統(tǒng)性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，使員工了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求。2.檔案安全知識(shí)，包括防火、防盜、防蟲、防潮、防泄密等方面的知識(shí)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。3.檔案管理技能，如檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、利用、銷毀等操作技能，提升員工的業(yè)務(wù)水平。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司檔案管理部門組織，邀請(qǐng)專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，對(duì)員工進(jìn)行集中培訓(xùn)。2.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案安全培訓(xùn)課程，供員工自主學(xué)習(xí)。3.實(shí)地參觀：組織員工到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法。（四）培訓(xùn)考核1.對(duì)參加檔案安全培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核方式可采用考試、撰寫心得體會(huì)、實(shí)際操作等多種形式。2.考核結(jié)果應(yīng)記錄在員工培訓(xùn)檔案中，作為員工績(jī)效考核和晉升的參考依據(jù)。3.對(duì)考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。九、檔案安全應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急指揮小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.應(yīng)急指揮小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急處置策略，下達(dá)應(yīng)急處置指令，組織應(yīng)急救援行動(dòng)等。3.明確各成員在應(yīng)急處置過程中的職責(zé)，確保應(yīng)急工作有序進(jìn)行。（二）應(yīng)急響應(yīng)程序1.當(dāng)發(fā)生檔案安全事故或發(fā)現(xiàn)安全隱患時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)立即向公司檔案管理部門報(bào)告，檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速核實(shí)情況，并立即向應(yīng)急指揮小組報(bào)告。2.應(yīng)急指揮小組接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處置工作。3.根據(jù)事故的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如搶救檔案、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、疏散人員、報(bào)告上級(jí)主管部門等。（三）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)事故：立即組織人員使用滅火器、消防栓等消防器材進(jìn)行滅火，同時(shí)撥打火警電話報(bào)警，疏散現(xiàn)場(chǎng)人員，保護(hù)檔案安全。2.盜竊事故：立即報(bào)警，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查取證，對(duì)丟失的檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)救。3.水災(zāi)事故：及時(shí)組織人員轉(zhuǎn)移檔案，采取排水、除濕等措施，減少檔案損失。4.泄密事故：立即采取措施封鎖消息，查找