PAGE政府采購(gòu)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織政府采購(gòu)檔案管理，確保政府采購(gòu)活動(dòng)檔案資料的真實(shí)、完整、有效和安全，便于查閱和利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。包括采購(gòu)預(yù)算編制、采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施（含招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購(gòu)方式）、合同簽訂、履約驗(yàn)收等全過(guò)程涉及的相關(guān)材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的檔案資料應(yīng)如實(shí)反映政府采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集政府采購(gòu)活動(dòng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政府采購(gòu)檔案歸檔制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門在政府采購(gòu)活動(dòng)中做好文件資料的收集、整理和移交工作。3.集中統(tǒng)一管理政府采購(gòu)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在政府采購(gòu)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料的收集、整理和初步分類。2.在采購(gòu)項(xiàng)目完成后，及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.涉及政府采購(gòu)活動(dòng)的其他部門，應(yīng)按照職責(zé)分工，配合做好相關(guān)文件資料的收集、整理工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門保管檔案的日常管理工作。三、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃類政府采購(gòu)預(yù)算編制文件、審批表等。采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)文件、審批文件等。2.采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施類采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、采購(gòu)需求文件（含技術(shù)規(guī)格、參數(shù)、要求等）。采購(gòu)方式審批文件（招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購(gòu)方式的申請(qǐng)、審批材料）。采購(gòu)文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等）及相關(guān)澄清、修改文件。投標(biāo)文件、響應(yīng)文件（含資格證明文件、報(bào)價(jià)文件、技術(shù)方案等）及開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判記錄。采購(gòu)過(guò)程中的各類公告、公示文件。3.合同類政府采購(gòu)合同文本（含補(bǔ)充協(xié)議）。合同簽訂審批文件。4.履約驗(yàn)收類履約驗(yàn)收方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。供應(yīng)商提供的履約證明材料。5.其他類與政府采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、投訴處理文件等。采購(gòu)活動(dòng)中形成的電子文檔、影像資料等。（二）分類方法1.按采購(gòu)項(xiàng)目分類：以每個(gè)政府采購(gòu)項(xiàng)目為單位，將該項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案資料集中歸檔。2.按文件類型分類：在每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案中，再按照文件的性質(zhì)分為采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃、采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施、合同、履約驗(yàn)收、其他等類別。四、檔案歸檔要求（一）文件資料收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)政府采購(gòu)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并由提供復(fù)印件的人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）文件資料整理要求1.按照分類方法，對(duì)收集的文件資料進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中存放。2.每份文件應(yīng)保持其原有完整性，不得隨意裁剪、拼接。3.對(duì)破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保便于查找和利用。（三）文件資料裝訂要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)文件較多的，可采用活頁(yè)夾等方式裝訂，但應(yīng)在裝訂處加蓋騎縫章。（四）文件資料編號(hào)要求1.為便于檔案的管理和查找，對(duì)每份歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用“項(xiàng)目編號(hào)類別編號(hào)順序號(hào)”的格式。例如：“CG20230101001”，其中“CG202301”為采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)，“01”為類別編號(hào)（如采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施類），“001”為順序號(hào)。3.編號(hào)應(yīng)在文件首頁(yè)右上角或其他顯著位置標(biāo)注。五、檔案歸檔流程（一）采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件資料歸檔1.在采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行整理，并按照分類要求進(jìn)行初步分類。2.定期（如每周或每半個(gè)月）將整理好的文件資料移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的文件資料退回業(yè)務(wù)部門重新整理。（二）采購(gòu)項(xiàng)目完成后的檔案歸檔1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后（如合同簽訂、履約驗(yàn)收完畢），業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）將該項(xiàng)目的全部檔案資料進(jìn)行整理、裝訂，并編制檔案目錄。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由業(yè)務(wù)部門留存，一份隨檔案資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案資料存入檔案庫(kù)。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備（如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等），并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要的檔案資料，可采用紙質(zhì)與電子兩種方式同時(shí)保存。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理等。2.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉工作，可放置防蟲(chóng)藥、防霉劑等。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱政府采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及政府采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)部門人員，在其職責(zé)范圍內(nèi)可查閱本項(xiàng)目的檔案資料。3.公司/組織高層管理人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持經(jīng)審批的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱政府采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員持經(jīng)審批的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案編號(hào)等信息，雙方在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門工作人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期（一般為每[X]年）對(duì)已歸檔的政府采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限，分為永久保存、長(zhǎng)期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）。（二）檔案銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用