PAGE醫(yī)院建設檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院建設檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院建設、管理和發(fā)展中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院建設項目從項目立項、規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等全過程形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院建設檔案由醫(yī)院指定的專門部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映醫(yī)院建設項目的實際情況，嚴禁虛假和偽造。3.完整性原則：全面收集和整理項目建設過程中形成的各種文件資料，確保檔案的齊全。4.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據、圖表等應清晰、規(guī)范。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）醫(yī)院建設檔案管理領導小組1.成立醫(yī)院建設檔案管理領導小組，由醫(yī)院主要領導擔任組長，相關職能部門負責人為成員。2.職責：貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院建設檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。指導、協(xié)調醫(yī)院建設檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。監(jiān)督檢查醫(yī)院建設檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進行考核和評價。（二）檔案管理部門1.醫(yī)院設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。2.職責：負責醫(yī)院建設檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作。建立健全醫(yī)院建設檔案管理工作流程和業(yè)務規(guī)范，指導和督促各部門做好檔案資料的形成、積累和整理工作。對醫(yī)院建設檔案進行分類、編號、編目、上架等管理，確保檔案的有序存放和便于查找利用。定期對檔案進行檢查、清點和統(tǒng)計，做好檔案的安全保護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。開展檔案信息開發(fā)利用工作，為醫(yī)院建設、管理和決策提供檔案資料支持。（三）項目建設部門1.醫(yī)院各項目建設部門負責本部門在項目建設過程中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.職責：明確本部門檔案管理責任人，負責組織和督促本部門人員做好檔案資料的日常收集、整理工作。按照檔案管理要求，對項目建設過程中形成的文件資料進行分類整理，確保資料的齊全、完整和規(guī)范。在項目建設任務完成后，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（四）設計單位1.設計單位負責在醫(yī)院建設項目設計過程中形成的各類設計文件、圖紙等資料的整理和歸檔，并按規(guī)定向醫(yī)院提交。2.職責：建立健全設計文件檔案管理制度，對設計過程中形成的各種文件資料進行分類整理和妥善保管。在設計項目完成后，及時將設計文件、圖紙等資料整理成冊，一式多份，向醫(yī)院提交，并提供相應的電子文檔。配合醫(yī)院檔案管理部門做好設計文件檔案的審核、歸檔等工作，對檔案管理部門提出的問題及時進行整改。（五）施工單位1.施工單位負責在醫(yī)院建設項目施工過程中形成的施工文件、技術資料、竣工圖等資料的整理和歸檔，并按規(guī)定向醫(yī)院提交。2.職責：制定施工文件檔案管理制度，明確施工過程中各階段文件資料的收集、整理、保管和移交要求。按照工程建設程序和檔案管理要求，及時收集、整理施工過程中形成的各類文件資料，包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。負責編制竣工圖，確?？⒐D與工程實際相符，并按規(guī)定簽字蓋章。竣工圖編制完成后，一式多份，向醫(yī)院提交，并提供相應的電子文檔。在工程竣工后，及時將整理好的施工文件、技術資料、竣工圖等資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、項目批復文件等。2.規(guī)劃設計文件：包括規(guī)劃選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、初步設計文件、施工圖設計文件等。3.施工過程文件：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質量評估報告等。5.竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等。6.其他相關文件：如項目招投標文件、合同協(xié)議、往來信函、會議記錄等。（二）收集要求1.各部門和單位應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案資料應進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號、編目等處理。（三）整理方法1.分類：按照醫(yī)院建設項目的階段和文件類型，將檔案資料分為項目立項類、規(guī)劃設計類、施工過程類、監(jiān)理類、竣工驗收類等類別。2.編號：對每一類檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案資料目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂：對紙質檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門和單位在檔案資料整理完成后，應及時向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案資料退回原部門進行補充或整改。3.審核合格的檔案資料進行歸檔，按照檔案管理的分類和編號要求進行存放。（二）保管期限1.醫(yī)院建設檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：包括項目立項文件、規(guī)劃設計文件、竣工驗收文件等重要文件資料。3.長期保管的檔案：包括施工過程文件、監(jiān)理文件等與項目建設密切相關的文件資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：包括一般性的往來信函、會議記錄等文件資料，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案資料應進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.醫(yī)院內部各部門因工作需要查閱醫(yī)院建設檔案。2.醫(yī)院外部單位因審計、檢查、合作等需要查閱醫(yī)院建設檔案。（二）利用程序1.醫(yī)院內部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.醫(yī)院外部單位查閱檔案，應提前向醫(yī)院提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內容等信息，經醫(yī)院建設檔案管理領導小組批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。（三）借閱程序1.醫(yī)院內部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立醫(yī)院建設檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對雖未達到保管期限，但已失去利用價值的檔案，經鑒定小組審核同意后，也可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見。2.經醫(yī)院建設檔案管理領導小組批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀后，應在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案管理信息化（一）信息化建設目標建立醫(yī)院建設檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內容1.檔案信息錄入：將紙質檔案資料進行掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數據庫。2.檔案檢索查詢：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。3.檔案統(tǒng)計分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的數量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為醫(yī)院建設決策提供數據支持。4.檔案安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和軟件