PAGE鄭航學籍檔案借閱制度一、總則1.目的為了加強學校學籍檔案的管理，規(guī)范學籍檔案借閱行為，保障學籍檔案的安全與完整，維護學校和學生的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鄭州航空工業(yè)管理學院（以下簡稱“鄭航”）內(nèi)涉及學籍檔案借閱的所有部門、單位及個人。3.基本原則學籍檔案借閱應遵循嚴格審批、安全保密、限時歸還的原則，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。二、借閱范圍1.校內(nèi)部門借閱學校教學管理部門因教學評估、專業(yè)建設、課程改革等工作需要，可借閱相關學籍檔案。學生管理部門為處理學生學籍異動、獎懲管理、畢業(yè)審核等事宜，可借閱學生個人學籍檔案。招生就業(yè)部門在開展招生錄取、就業(yè)指導與服務工作時，如需查閱學籍檔案，可按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.校外單位借閱教育行政主管部門、招生考試機構(gòu)等因工作需要，可借閱鄭航學籍檔案。相關合作單位（如實習基地、科研合作單位等）在與學校開展合作項目，涉及學生學籍信息查詢需求時，經(jīng)學校批準后可借閱。3.學生本人及家長借閱學生本人因特殊原因（如申請出國留學、參加特殊選拔等），可申請借閱本人學籍檔案。學生家長在學生授權(quán)的情況下，可查閱學生學籍檔案相關信息，但僅限了解學生在校學習基本情況，不得擅自復印或傳播檔案內(nèi)容。三、借閱審批流程1.校內(nèi)部門借閱審批借閱部門填寫《鄭航學籍檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、檔案內(nèi)容需求、借閱期限等信息。將申請表提交至學校檔案館（或負責學籍檔案管理的部門）。檔案館對申請表進行審核，核實借閱目的的合理性、檔案內(nèi)容需求的必要性以及借閱期限的合規(guī)性。審核通過后，報學校分管領導審批。經(jīng)分管領導批準后，檔案館為借閱部門辦理借閱手續(xù)，提供相應的學籍檔案。2.校外單位借閱審批校外單位向?qū)W校提交正式的借閱函，明確借閱目的、檔案查閱范圍、借閱期限等內(nèi)容。學校對口業(yè)務部門對借閱函進行初審，判斷借閱需求是否符合學校相關規(guī)定和合作要求。初審通過后，將借閱函及相關申請材料一并提交至檔案館。檔案館按照校外單位借閱審批流程，組織相關部門進行會審，重點審查借閱對學校權(quán)益和學生信息安全可能產(chǎn)生的影響。會審通過后，報學校主要領導審批。學校主要領導批準后，檔案館與校外單位簽訂《鄭航學籍檔案借閱協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務，辦理借閱手續(xù)，并提供相應的學籍檔案。3.學生本人及家長借閱審批學生本人填寫《鄭航學生學籍檔案借閱申請表》，注明借閱原因、承諾遵守檔案管理規(guī)定等內(nèi)容。將申請表提交至所在學院輔導員處。輔導員對學生申請進行審核，核實借閱原因的真實性，確認學生具備借閱條件后，簽署意見并提交至學院教學辦公室。學院教學辦公室對申請進行復核，無誤后報學校檔案館。檔案館對學生申請進行終審，批準后為學生辦理借閱手續(xù)，提供本人學籍檔案復印件（特殊情況需借閱原件的，經(jīng)嚴格審批后可借閱，但需現(xiàn)場查閱，不得帶出檔案館）。學生家長借閱時，除提供上述學生本人申請材料外，還需提供學生授權(quán)委托書。審批流程與學生本人借閱相同，但僅限查閱相關信息，不得復印檔案內(nèi)容。四、借閱期限1.校內(nèi)部門借閱期限一般情況下，校內(nèi)部門借閱學籍檔案期限不得超過[X]個工作日。如因特殊原因確需延長借閱期限的，應提前向檔案館提出申請，經(jīng)批準后方可延長，但最長不得超過[X]個工作日。2.校外單位借閱期限校外單位借閱學籍檔案期限原則上不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，必須提前[X]個工作日向?qū)W校提出書面申請，經(jīng)學校同意后方可延長，但最長不得超過[X]個工作日。3.學生本人及家長借閱期限學生本人借閱學籍檔案期限為[X]個工作日，如需延長，應在期滿前向檔案館提出申請，經(jīng)批準后可延長[X]個工作日。學生家長借閱期限為[X]個工作日，不得延長。五、借閱要求1.借閱人員責任借閱人員必須嚴格遵守本制度及相關法律法規(guī)，對所借閱的學籍檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員不得將學籍檔案用于與借閱目的無關的其他用途，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案查閱方式借閱人員應在檔案館指定的地點查閱學籍檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需復印檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。查閱檔案時，應保持檔案整潔，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案歸還檢查檔案歸還時，檔案館工作人員應認真檢查檔案的完整性、準確性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，借閱人員應承擔相應責任，并按照學校有關規(guī)定進行處理。六、檔案保密與安全1.保密措施學籍檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。借閱人員在借閱檔案過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。如因工作需要必須公開檔案部分內(nèi)容的，應按照學校信息公開相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.安全保障檔案館應具備完善的檔案保管設施，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案因火災、水災、蟲災等自然災害或其他意外事件受損。加強對檔案借閱過程的安全監(jiān)控，對借閱人員的查閱行為進行監(jiān)督，確保檔案在借閱期間的安全。七、違規(guī)處理1.校內(nèi)部門違規(guī)處理校內(nèi)部門如違反本制度規(guī)定借閱學籍檔案，學校將視情節(jié)輕重給予通報批評，并責令限期整改。造成檔案丟失、損壞或信息泄露的，將依法依規(guī)追究相關責任人的責任。2.校外單位違規(guī)處理校外單位在借閱學籍檔案過程中如有違規(guī)行為，學校將立即終止借閱協(xié)議，并要求其歸還所借檔案。同時，視情節(jié)輕重，采取限制合作、追究法律責任等措施，維護學校和學生的合法權(quán)益。3.學生本人及家長違規(guī)處理學生本人或家長違反本制度規(guī)定借閱學籍檔案的，學校將給予批評教育，并取消其本次借閱資格。如造成檔案信息泄露或