PAGE自然資源調(diào)查檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)自然資源調(diào)查檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在自然資源調(diào)查、管理、保護(hù)和利用中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類自然資源調(diào)查項(xiàng)目所形成的檔案管理工作，包括但不限于土地資源、礦產(chǎn)資源、水資源、森林資源、草原資源等調(diào)查項(xiàng)目。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則自然資源調(diào)查檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映自然資源調(diào)查的全過程和成果，不得擅自修改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為自然資源調(diào)查、管理和決策提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)自然資源調(diào)查檔案的統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員，包括檔案管理人員、信息技術(shù)人員等。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的自然資源調(diào)查檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)自然資源調(diào)查檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各調(diào)查項(xiàng)目組的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.定期向上級主管部門報(bào)送檔案管理工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）調(diào)查項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目調(diào)查過程中各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.在項(xiàng)目結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調(diào)查項(xiàng)目立項(xiàng)階段形成的文件材料，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.調(diào)查方案、技術(shù)設(shè)計(jì)書、工作計(jì)劃等文件材料。3.調(diào)查過程中形成的原始記錄、數(shù)據(jù)采集表、野外調(diào)查筆記、照片、錄像等資料。4.調(diào)查成果報(bào)告、圖件、數(shù)據(jù)光盤等。5.與調(diào)查項(xiàng)目相關(guān)的其他文件材料，如專家評審意見、驗(yàn)收文件等。（二）收集要求1.調(diào)查項(xiàng)目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照自然資源調(diào)查的專業(yè)領(lǐng)域和檔案內(nèi)容，將檔案分為土地資源調(diào)查檔案、礦產(chǎn)資源調(diào)查檔案、水資源調(diào)查檔案、森林資源調(diào)查檔案、草原資源調(diào)查檔案等大類，每大類下再根據(jù)檔案的形成階段、載體形式等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查找和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.調(diào)查項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.移交的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目組進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究價(jià)值或涉及國家重大利益的檔案，如國家重點(diǎn)自然資源調(diào)查項(xiàng)目的成果檔案、涉及國家安全和機(jī)密的檔案等。2.長期保管的檔案在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般自然資源調(diào)查項(xiàng)目的成果檔案、重要的原始記錄和數(shù)據(jù)等。保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，如一般性的工作文件、臨時(shí)性的調(diào)查資料等。保管期限一般為1年至10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案保管建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。同時(shí)，要定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案保管對照片、錄像等聲像檔案，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和編目，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案一同保管，便于相互印證和利用。（四）檔案保管制度1.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度、光照等環(huán)境條件，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。2.加強(qiáng)檔案的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，配備專人負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.做好檔案的保密工作，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考同類檔案的保管期限和利用情況，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際需求，對檔案進(jìn)行綜合評估。3.聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，了解檔案的利用情況和重要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和銷毀原因，永久保存銷毀記錄。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級主管部門的要求，定期報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）利用服務(wù)1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)等規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門和社會(huì)相關(guān)單位提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，確保檔案信息安全。4.鼓勵(lì)檔案管理人員開展檔案編研工作，通過對檔案資料的整理、分析和研究，編寫專題資料、參考資料等，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的自然資源調(diào)查檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的自然資源調(diào)查、管理和決策提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案和聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫中。數(shù)字化過程應(yīng)保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等功能。3.數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，對各類檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具有良好的擴(kuò)展性和兼容性，能夠滿足不斷增長的檔案管理需求。4.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與各調(diào)查項(xiàng)目組之間的信息共享和數(shù)據(jù)傳輸。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保檔案信息的安全傳輸。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。2.定期對檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.對檔案信息化管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能，確保檔案信息化管理工作的順利開展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對自然資源調(diào)查檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)履行情況。3.檔案的實(shí)體安全和信息安全情況，包括檔案庫房的管理、檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)等。4.檔案利用服務(wù)情況。（三）檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)對檢查結(jié)果進(jìn)