PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責對各類檔案進行集中收集、整理、保管和利用。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。5.參與檔案鑒定、銷毀等工作。6.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及其工作部門在履行職能活動中形成的各類文件材料。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料。3.各村（居）委會在工作中形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進行劃分。保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）。機構(gòu)（問題）：根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的部門設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進行分類。2.科技檔案按照項目進行整理，一個項目的文件材料組成一個保管單位，包括項目立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段的文件。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，分別裝訂成冊。4.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音、錄像等）進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.配備符合標準的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對不同類型的檔案應(yīng)使用相應(yīng)的裝具進行存放，如文書檔案使用檔案盒，會計檔案使用專用賬簿盒等。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在相當長的時期內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案定期清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門因工作需要查閱檔案。2.所屬事業(yè)單位因業(yè)務(wù)工作需要查閱檔案。3.各村（居）委會因工作需要查閱檔案。4.其他經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準的單位或個人查閱檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從維護鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史真實面貌出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定檔案的價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況進行調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、文號、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.利用信息化管理系統(tǒng)，對檔案進行分類檢索、統(tǒng)計分析等，提高檔案利用效率。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)