PAGE協(xié)會檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于協(xié)會機(jī)關(guān)各部門、各分支機(jī)構(gòu)、會員單位以及與協(xié)會有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位和個人形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由協(xié)會綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)會各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集協(xié)會在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的完整性，維護(hù)協(xié)會歷史的全貌。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及協(xié)會機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立協(xié)會檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由協(xié)會會長擔(dān)任組長，副會長擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議協(xié)會檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）綜合辦公室綜合辦公室作為協(xié)會檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善協(xié)會檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂協(xié)會各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全檔案管理制度，對檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等工作進(jìn)行規(guī)范管理，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，改善檔案保管條件，確保檔案的質(zhì)量不受影響。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高協(xié)會全體人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門報送協(xié)會檔案管理工作情況，接受上級部門的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。（三）各部門及分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.負(fù)責(zé)將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交綜合辦公室統(tǒng)一保管。3.積極配合綜合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍協(xié)會檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.協(xié)會章程、會員大會文件、理事會文件、常務(wù)理事會文件等各類會議文件材料。2.協(xié)會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等工作文件材料。3.協(xié)會組織的各類活動方案、通知、議程、紀(jì)要、照片、錄像等活動文件材料。4.協(xié)會與政府部門、企事業(yè)單位、社會組織等的往來文件、合同協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等對外交往文件材料。5.協(xié)會內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、職稱評定、工資福利等人事文件材料。6.協(xié)會財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿等財務(wù)文件材料。7.協(xié)會獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等榮譽(yù)文件材料。8.協(xié)會編輯出版的刊物、書籍、資料等出版物文件材料。9.協(xié)會會員信息、會費(fèi)繳納記錄等會員管理文件材料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保證文件材料的質(zhì)量。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財務(wù)管理類、人事管理類、聲像檔案類等若干類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，并保持文件的原貌。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，并遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場所。2.檔案庫房應(yīng)具備良好的采光和通風(fēng)條件，安裝必要的照明、空調(diào)、除濕、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案庫房的溫濕度適宜，環(huán)境安全。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，互不干擾。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的安全存放。2.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號順序依次排列，盒內(nèi)文件應(yīng)排列有序，并填寫盒內(nèi)文件目錄。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映協(xié)會主要職能活動和歷史面貌的，對協(xié)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映協(xié)會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映協(xié)會一般工作活動，在較短時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房時，應(yīng)做好登記，并注意保持庫房的整潔和衛(wèi)生。4.對檔案庫房的溫濕度、防蟲防霉等情況應(yīng)進(jìn)行定期監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。5.對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效利用。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對協(xié)會檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的獨(dú)特性和重要性，確定檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)協(xié)會檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍協(xié)會檔案主要供協(xié)會內(nèi)部人員查閱利用，因工作需要，外部單位或個人查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.協(xié)會內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合辦公室查閱檔案。2.外部單位或個人查閱協(xié)會檔案，應(yīng)提前向綜合辦公室提交查閱申請函，注明查閱單位或個人名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)協(xié)會檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.查閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及協(xié)會機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。3.檔案管理人員應(yīng)積極配合查閱檔案人員的工作，提供必要的幫助和支持。對查閱檔案過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理和解決。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時和完整。（二）移交工作1.協(xié)會因機(jī)構(gòu)變動、撤銷、合并等原因，需要