PAGE物業(yè)檔案資料建立制度一、總則（一）目的為加強本公司物業(yè)檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為物業(yè)管理服務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案資料由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一收集、整理、保管和利用，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實準確原則檔案資料應(yīng)如實反映物業(yè)項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.分類科學(xué)原則按照物業(yè)檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。二、檔案資料的分類與編號（一）分類物業(yè)檔案資料分為以下幾類：1.物業(yè)基礎(chǔ)資料物業(yè)項目立項文件、規(guī)劃設(shè)計圖紙、竣工驗收資料等。物業(yè)區(qū)域地理位置圖、平面圖、剖面圖等。物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料，包括房屋所有權(quán)證、土地使用證等。2.業(yè)主及住戶資料業(yè)主及住戶基本信息登記表，包括姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系方式、房屋坐落等。業(yè)主及住戶入住資料，如入住通知書、入住登記表、房屋驗收單等。業(yè)主及住戶變更資料，如房屋轉(zhuǎn)讓、繼承、租賃等相關(guān)文件。3.物業(yè)管理制度公司制定的各項物業(yè)管理規(guī)章制度，如服務(wù)標準、崗位職責(zé)、考核制度等。物業(yè)項目內(nèi)部管理制度，如值班制度、維修制度、衛(wèi)生管理制度等。4.物業(yè)維修與養(yǎng)護資料物業(yè)設(shè)施設(shè)備臺賬，記錄各類設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、維修保養(yǎng)記錄等。設(shè)施設(shè)備維修計劃、維修記錄、保養(yǎng)記錄、更換零部件記錄等。房屋維修資料，包括房屋維修申請、維修方案、維修記錄等。5.物業(yè)收費資料物業(yè)收費標準文件，明確各項費用的收費項目、收費標準、計費方式等。業(yè)主及住戶繳費記錄，包括繳費時間、金額、繳費方式等。欠費記錄及催繳資料。6.物業(yè)服務(wù)記錄日常巡查記錄，包括小區(qū)安全巡查、環(huán)境衛(wèi)生巡查、設(shè)施設(shè)備巡查等記錄?？蛻敉对V處理記錄，記錄投訴內(nèi)容、處理過程、處理結(jié)果等。社區(qū)文化活動記錄，包括活動方案、活動照片、活動總結(jié)等。7.其他資料與物業(yè)項目相關(guān)的合同協(xié)議，如物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購合同等。各類會議紀要、工作匯報、總結(jié)等文件。物業(yè)項目的榮譽證書、獲獎情況等資料。（二）編號為便于檔案資料的管理和查找，對每類檔案資料進行編號。編號采用分類代碼加流水號的方式，具體如下：1.物業(yè)基礎(chǔ)資料：J0010001“J”表示物業(yè)基礎(chǔ)資料類別。“001”為該類別下的一級分類代碼，可根據(jù)實際情況進行細分?！?001”為流水號，從0001開始依次遞增。2.業(yè)主及住戶資料：Y0010001“Y”表示業(yè)主及住戶資料類別?！?01”為該類別下的一級分類代碼，可根據(jù)實際情況進行細分?！?001”為流水號，從0001開始依次遞增。3.物業(yè)管理制度：G0010001“G”表示物業(yè)管理制度類別?！?01”為該類別下的一級分類代碼，可根據(jù)實際情況進行細分。“0001”為流水號，從0001開始依次遞增。4.物業(yè)維修與養(yǎng)護資料：W0XX（設(shè)施設(shè)備分類代碼）0001“W”表示物業(yè)維修與養(yǎng)護資料類別?！?XX”為設(shè)施設(shè)備分類代碼，如電氣設(shè)備為001，給排水設(shè)備為002等，可根據(jù)實際情況進行細分?！?001”為流水號，從開始依次遞增。5.物業(yè)收費資料：F0010001“F”表示物業(yè)收費資料類別。“001”為該類別下的一級分類代碼，可根據(jù)實際情況進行細分?！?001”為流水號，從0001開始依次遞增。6.物業(yè)服務(wù)記錄：L0010001“L”表示物業(yè)服務(wù)記錄類別。“001”為該類別下的一級分類代碼，可根據(jù)實際情況進行細分。“0001”為流水號，從0001開始依次遞增。7.其他資料：Q0010001“Q”表示其他資料類別?！?01”為該類別下的一級分類代碼，可根據(jù)實際情況進行細分?！皬?001開始依次遞增。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.物業(yè)基礎(chǔ)資料由項目開發(fā)建設(shè)單位或相關(guān)部門提供，收集人員應(yīng)認真核對資料的完整性和準確性，并辦理交接手續(xù)。3.業(yè)主及住戶資料由客服部門在業(yè)主入住、變更等環(huán)節(jié)及時收集，確保資料的真實有效。4.物業(yè)管理制度由公司相關(guān)部門制定和修訂后及時提交檔案管理部門。5.物業(yè)維修與養(yǎng)護資料由維修部門在維修、保養(yǎng)工作完成后及時整理歸檔，包括維修申請、維修方案、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。6.物業(yè)收費資料由財務(wù)部門負責(zé)收集，包括收費標準文件、繳費記錄、欠費記錄等。7.物業(yè)服務(wù)記錄由各服務(wù)崗位人員在工作過程中及時記錄，定期提交檔案管理部門。8.其他資料由相關(guān)部門或人員在工作中產(chǎn)生后及時收集并移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照編號規(guī)則進行編號。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料的完整性和準確性，如有缺失或錯誤應(yīng)及時補充或更正。3.對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。4.對電子檔案資料進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子檔案資料的安全和可檢索性。四、檔案資料的保管（一）保管方式1.檔案資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并定期進行備份。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.物業(yè)基礎(chǔ)資料、物業(yè)管理制度、物業(yè)收費資料等檔案資料應(yīng)長期保管。2.業(yè)主及住戶資料、物業(yè)服務(wù)記錄等檔案資料應(yīng)保管至業(yè)主及住戶與本公司物業(yè)服務(wù)關(guān)系結(jié)束后[X]年。3.物業(yè)維修與養(yǎng)護資料應(yīng)根據(jù)設(shè)施設(shè)備的使用壽命和維修保養(yǎng)周期進行保管，一般不少于[X]年。4.其他資料的保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般不少于[X]年。（三）檔案資料的借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱資料的編號、名稱、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進行審核，如符合借閱條件，應(yīng)在《檔案資料借閱登記簿》上登記借閱信息，并將檔案資料提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案資料內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案資料損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外部單位或人員因特殊原因需要查閱檔案資料時，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案資料，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。五、檔案資料的利用與統(tǒng)計（一）利用1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行整理和分析，為物業(yè)管理服務(wù)提供決策支持。如通過分析業(yè)主及住戶資料，了解業(yè)主需求，優(yōu)化物業(yè)服務(wù)；通過分析物業(yè)維修與養(yǎng)護資料，制定合理的設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)計劃等。2.各部門在工作中如需查閱檔案資料，應(yīng)按照本制度規(guī)定的借閱程序辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)積極配合各部門的工作，及時提供所需的檔案資料。3.公司應(yīng)鼓勵員工利用檔案資料進行學(xué)習(xí)和研究，提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。如組織員工學(xué)習(xí)物業(yè)管理制度、分析物業(yè)服務(wù)案例等。（二）統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計制度，定期對檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、類別、保管期限、借閱情況等。2.檔案管理部門應(yīng)每月編制檔案資料統(tǒng)計報表，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報檔案資料管理工作情況。統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，能夠反映檔案資料管理工作的實際情況。3.公司應(yīng)根據(jù)檔案資料統(tǒng)計分析結(jié)果，及時調(diào)整檔案資料管理工作策略，不斷完善檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平。六、檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，明確保密責(zé)任，加強對檔案資料的保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案資料內(nèi)容。對涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等重要檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案資料的安全。3.在檔案資料的收集、整理、保管、利用等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在安全隱患或可能泄露的情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，確保檔案庫房的安全。檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施設(shè)備，防止無關(guān)人員進入檔案庫房。2.定期對檔案資料進行安全檢查，如檢查檔案資料的保管情況、防火防潮防蟲設(shè)施設(shè)備的