PAGE審核檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審核檔案管理，確保審核檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高審核工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類審核活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系審核、環(huán)境管理體系審核、職業(yè)健康安全管理體系審核、內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查等審核工作產(chǎn)生的相關(guān)文件、記錄和資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審核檔案應(yīng)如實(shí)反映審核過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集審核活動(dòng)中形成的各類文件和資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)審核檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的審核檔案妥善保管，防止信息泄露。二、審核檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善審核檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各審核部門做好審核檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理審核檔案，建立審核檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)審核檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部有關(guān)部門和外部機(jī)構(gòu)提供審核檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）審核部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門審核活動(dòng)中各類文件和資料的收集、整理，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)審核檔案管理工作，確保檔案整理規(guī)范、內(nèi)容完整。3.在審核工作結(jié)束后，及時(shí)將審核檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好審核檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握審核檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行管理。2.負(fù)責(zé)審核檔案的日常收集、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整齊有序。3.做好審核檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并做好記錄。5.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、審核檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審核計(jì)劃、審核方案及相關(guān)審批文件。2.審核通知書、審核首次會(huì)議記錄、末次會(huì)議記錄。3.審核過程中形成的各類文件，如審核檢查表、訪談?dòng)涗?、文件審查記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察記錄、數(shù)據(jù)分析記錄等。4.受審核方提供的文件資料，包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表單等。5.審核報(bào)告、不符合項(xiàng)報(bào)告及相關(guān)整改記錄。6.與審核活動(dòng)相關(guān)的其他文件和資料，如溝通函件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.審核人員應(yīng)在審核工作結(jié)束后及時(shí)將各自工作中形成的文件和資料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)收集到的文件和資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存。（三）整理方法1.分類：按照審核類型、審核時(shí)間、受審核部門等進(jìn)行分類。例如，質(zhì)量管理體系審核檔案可分為年度審核檔案、專項(xiàng)審核檔案等；按時(shí)間可分為[具體年份]審核檔案、[具體年份]審核檔案等；按受審核部門可分為生產(chǎn)部門審核檔案、銷售部門審核檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類審核檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“審核類型代碼+年份+流水號(hào)”的形式，如“QMS2023001”表示質(zhì)量管理體系2023年第1份審核檔案。3.編目：編制審核檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝訂：將整理好的文件資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保牢固整齊。對(duì)于紙張較多的文件可采用活頁(yè)夾裝訂，但應(yīng)在每一頁(yè)上標(biāo)注頁(yè)碼。四、審核檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.審核部門在審核工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將整理好的審核檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收審核檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與審核部門溝通并要求整改。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門將審核檔案按照編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）保管期限1.審核檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性的審核檔案，如日常內(nèi)部審核檔案等。3.中期保管期限為[X]年，適用于重要的審核檔案，如質(zhì)量管理體系換版審核檔案等。4.長(zhǎng)期保管期限為[X]年或永久保存，適用于涉及公司重大決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)、法律法規(guī)合規(guī)性等方面的審核檔案，如公司上市前的審核檔案、涉及重大違法違規(guī)問題的審核檔案等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、保管、借閱、歸還等情況，并定期進(jìn)行核對(duì)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、審核檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審核檔案，應(yīng)填寫《審核檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《審核檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審核檔案，應(yīng)填寫《審核檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并要求借閱人員出具借條。借條應(yīng)注明檔案編號(hào)、檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確實(shí)需要復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門。如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并說明原因。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期不還的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。（三）保密要求1.查閱和借閱審核檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱和借閱檔案的情況進(jìn)行記錄，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并向公司相關(guān)部門報(bào)告。六、審核檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)審核檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過度保存或過早銷毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立審核檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審核部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)審核檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案形成的背景、目的、作用和價(jià)值。2.對(duì)照檔案保管期限表，判斷檔案是否達(dá)到保管期限。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的審核檔案，由檔案管理部門編制《審核檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案編號(hào)、檔案名稱、形成日期、保管期限等內(nèi)容。2.《審核檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷