PAGE人事檔案查閱制度細則一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事檔案查閱行為，確保人事檔案的安全與保密，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查閱公司人事檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保人事檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障人事檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.嚴格審批原則：查閱人事檔案必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保查閱行為的必要性和正當性。4.規(guī)范操作原則：明確查閱流程和要求，規(guī)范查閱人員的操作行為。二、人事檔案的內(nèi)容與管理（一）人事檔案的內(nèi)容公司人事檔案主要包括員工的個人基本信息、履歷材料、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審材料、培訓(xùn)考核材料、獎懲材料、勞動合同等相關(guān)資料。（二）人事檔案的管理部門公司人事檔案由人力資源部門負責集中統(tǒng)一管理。人力資源部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集、整理、保管和查閱等工作，并確保檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。（三）人事檔案的保管要求1.檔案存放環(huán)境：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.檔案存儲方式：采用科學(xué)合理的存儲方式，如分類存放、專柜保管等，便于查找和管理。3.檔案安全防護：配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。4.檔案信息化管理：逐步推進人事檔案的信息化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理，提高檔案管理的效率和便捷性。三、查閱審批程序（一）內(nèi)部人員查閱審批1.查閱申請：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在部門負責人審核。2.部門審核：所在部門負責人應(yīng)對查閱申請進行審核，確認查閱目的與工作相關(guān)且必要后，簽署審核意見并提交人力資源部門。3.人力資源部門審批：人力資源部門收到查閱申請后，應(yīng)進行嚴格審批。對于一般性查閱申請，由人力資源部門負責人審批；對于涉及重要人事信息或敏感檔案的查閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批結(jié)果通知：人力資源部門應(yīng)及時將審批結(jié)果通知查閱申請人。如申請獲批，告知查閱時間、地點及相關(guān)注意事項；如申請未獲批，說明原因。（二）外部單位或個人查閱審批1.查閱申請：外部單位或個人因工作需要查閱公司人事檔案的，應(yīng)提前向公司人力資源部門提交書面查閱申請，說明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員名單等詳細信息，并提供相關(guān)證明材料。2.公司審核：人力資源部門收到外部查閱申請后，應(yīng)進行初步審核。審核內(nèi)容包括查閱目的的合法性、必要性，查閱單位的資質(zhì)和信譽等。對于符合條件的申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于不符合條件的申請，應(yīng)及時予以駁回，并說明理由。3.公司審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對外部查閱申請進行審批。審批通過后，人力資源部門應(yīng)與查閱單位簽訂《人事檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.查閱安排：人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果和查閱單位的需求，安排具體的查閱時間和地點，并指定專人負責陪同查閱。四、查閱流程（一）查閱預(yù)約查閱申請人獲批后，應(yīng)提前與人力資源部門檔案管理人員進行查閱預(yù)約，確定查閱時間、地點等具體事宜。（二）查閱準備1.檔案管理人員準備：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提前準備好相關(guān)人事檔案，并對檔案進行初步整理，確保查閱時能夠快速準確地找到所需信息。2.查閱場所準備：安排合適的查閱場所，確保場所安靜、整潔，具備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦等。（三）查閱實施1.查閱登記：查閱人員到達查閱地點后，應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字登記，注明查閱時間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱等信息。2.現(xiàn)場查閱：查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，在指定的查閱場所進行查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱記錄：如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，查閱人員應(yīng)向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定的格式和要求進行摘抄或復(fù)印，并在摘抄或復(fù)印材料上加蓋檔案管理專用章。查閱人員應(yīng)對摘抄或復(fù)印的內(nèi)容進行妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。（四）查閱結(jié)束1.檔案歸還：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。2.清理查閱場所：查閱人員應(yīng)清理查閱場所，保持場所整潔。檔案管理人員應(yīng)對查閱場所進行檢查，確認無遺留問題后關(guān)閉查閱場所。五、查閱限制與保密要求（一）查閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的人事檔案，未經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱。2.嚴禁查閱與本人工作無關(guān)的人事檔案。3.查閱人事檔案時，不得查閱本人及直系親屬的檔案。（二）保密要求1.查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱過程中知悉的公司人事檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.檔案管理人員應(yīng)對人事檔案的查閱情況進行記錄，包括查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，并妥善保管查閱記錄，防止信息泄露。3.查閱人員在查閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯誤或不完整等情況，應(yīng)及時告知檔案管理人員，不得擅自修改或傳播。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將摘抄、復(fù)印的檔案材料交回檔案管理人員統(tǒng)一保管，不得私自留存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部門負責對人事檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保查閱工作規(guī)范有序進行。（二）檢查內(nèi)容1.查閱審批程序是否嚴格執(zhí)行，審批手續(xù)是否齊全。2.查閱人員是否遵守查閱流程和保密要求，有無違規(guī)查閱、泄露檔案信息等行為。3.檔案管理人員是否認真履行職責，對檔案查閱情況的記錄是否完整準確。（三）違規(guī)處理1.對于違反人事檔案查閱制度的內(nèi)部員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分；造成嚴重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責任。2.對于違反人事檔案查閱制度的外部單位或個人，公司有權(quán)終止查閱合作，并依法追究其法律責任。因外部單位或個人違規(guī)查閱導(dǎo)致公司人事檔案信息泄露或造成其他損失的，公司將要求其承擔