PAGE單位檔案收集保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案的收集與保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的收集應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況和歷史過程，不得偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供有效的服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理檔案包括單位的各類文件、通知、報(bào)告、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案及其他行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.業(yè)務(wù)工作檔案涵蓋單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、科研成果、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案材料。3.基本建設(shè)檔案涉及單位基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等與基本建設(shè)工程相關(guān)的檔案資料。4.設(shè)備儀器檔案包含單位購置的各類設(shè)備儀器的申購審批文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、操作手冊、維護(hù)記錄、維修檔案等與設(shè)備儀器管理相關(guān)的檔案材料。5.聲像檔案包括單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重要會議、重大活動(dòng)、工程建設(shè)、科研成果展示等方面的記錄。6.電子檔案隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，單位產(chǎn)生的各類電子文件，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件、電子報(bào)表等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案形成部門在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。3.對于重要的會議、活動(dòng)、項(xiàng)目等，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后，及時(shí)將形成的檔案材料整理歸檔，并向檔案管理部門移交。4.電子文件的收集應(yīng)遵循電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行整理和存儲，并定期進(jìn)行備份。5.檔案收集過程中，應(yīng)注意收集文件材料的原始件，如因特殊原因無法收集原始件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。（三）收集時(shí)間1.常規(guī)檔案收集各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.專項(xiàng)檔案收集對于重要會議、重大活動(dòng)、基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等專項(xiàng)工作形成的檔案材料，應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并向檔案管理部門移交。3.臨時(shí)性檔案收集對于臨時(shí)性工作形成的檔案材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集整理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。三、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、聲像類、電子類等。每個(gè)大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類，形成科學(xué)合理的檔案分類體系。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性和連貫性。3.編目編制檔案目錄是檔案整理的重要環(huán)節(jié)，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息，便于檔案的存放和管理。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案整理的方法和流程，確保整理工作的質(zhì)量。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與檔案形成部門溝通解決。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊、裝盒有序，便于檔案的保管和利用。4.電子檔案的整理應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，便于長期保存和檢索利用。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，以滿足檔案保管環(huán)境的要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），用于存放檔案。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，按照檔案分類體系進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類保管，如照片檔案應(yīng)沖洗成照片后裝冊保管，錄音錄像檔案應(yīng)存儲在專用的介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。3.電子檔案應(yīng)采用電子存儲設(shè)備進(jìn)行保管，如硬盤、光盤、磁帶等。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行整理和存儲，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。4.對于重要的檔案，應(yīng)采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案是指反映單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案是指反映單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行綜合判斷，并在檔案整理過程中予以明確標(biāo)注。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和有效利用。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級主管部門。2.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫登記制度，檔案的借閱、歸還等操作應(yīng)記錄詳細(xì)信息，確保檔案的流向清晰可查。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得進(jìn)入檔案庫房。4.對于電子檔案的保管，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案存儲設(shè)備的管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合判斷檔案的價(jià)值。對于反映單位主要職能活動(dòng)、歷史面貌、重要決策、重大事件等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保管；對于價(jià)值不大或已失去保存意義的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)采用直接鑒定法，對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其保管期限和價(jià)值。在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）鑒定程序1.準(zhǔn)備階段檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.鑒定階段檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和價(jià)值，并填寫檔案鑒定表。3.審批階段檔案鑒定工作小組將鑒定結(jié)果報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后形成檔案鑒定報(bào)告。4.處理階段根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，對失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，對仍有保存價(jià)值的檔案繼續(xù)進(jìn)行保管。（四）鑒定要求1.檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，對檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，避免誤判和漏判。3.在檔案鑒定過程中，應(yīng)妥善處理好檔案的保密和安全問題，防止檔案信息的泄露和丟失。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括各類檔案的數(shù)量、年度新增檔案數(shù)量、檔案整理數(shù)量、檔案銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的借閱次數(shù)、借閱人數(shù)、利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會效益等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)對檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況、檔案損壞情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計(jì)臺賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.利用統(tǒng)計(jì)軟件利用專業(yè)的檔案統(tǒng)計(jì)軟件對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期報(bào)表檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，反映本單位檔案工作的基本情況和發(fā)展趨勢。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，如實(shí)記錄和統(tǒng)計(jì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)送，不得遲報(bào)、漏報(bào)或虛報(bào)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)與檔案管理的其他環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部利用本單位員工因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案資料，用于工作參考、項(xiàng)目研究、決策支持等。2.外部利用因工作需要，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，本單位檔案可以向有關(guān)單位或個(gè)人提供查閱、借閱服務(wù)，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可以到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠順利查閱所需檔案。2.借閱檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求