PAGE檔案室出入庫(kù)規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案的出入庫(kù)流程，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案資料出入庫(kù)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案出入庫(kù)過(guò)程的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性。3.實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理的原則。二、檔案入庫(kù)管理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于文件格式、內(nèi)容完整性等要求。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)在收集過(guò)程中進(jìn)行初步審核，確保其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.收集后的檔案應(yīng)按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如年度、類(lèi)別、保管期限等。2.整理過(guò)程中應(yīng)確保檔案的順序清晰、編號(hào)準(zhǔn)確，便于查找和管理。3.對(duì)于破損、褪色等不符合保存要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案編目1.為整理后的檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.目錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存，以便于查詢(xún)和核對(duì)。3.定期對(duì)目錄進(jìn)行更新，確保其與檔案實(shí)際情況一致。（四）檔案入庫(kù)1.整理編目后的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案室入庫(kù)保管。2.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的核對(duì)，確保檔案數(shù)量、質(zhì)量與移交清單一致。3.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案存放在指定的檔案架或存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好標(biāo)識(shí)。三、檔案出庫(kù)管理（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字，重要檔案還需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案室工作人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)借閱人的身份和借閱目的。2.根據(jù)檔案的密級(jí)和重要性，確定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)，并在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)。3.對(duì)于涉及機(jī)密或重要的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批權(quán)限。（三）檔案出庫(kù)1.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，借閱人應(yīng)憑有效證件到檔案室辦理檔案出庫(kù)手續(xù)。2.檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表，從檔案存儲(chǔ)位置取出相應(yīng)檔案，并與借閱人進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。3.填寫(xiě)《檔案借閱登記冊(cè)》，記錄檔案的出庫(kù)時(shí)間、借閱人姓名、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。（四）借閱期限1.借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和實(shí)際使用需求確定，一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。2.如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.逾期未歸還的檔案，檔案室應(yīng)及時(shí)催還，并記錄相關(guān)情況。四、檔案歸還管理（一）歸還申請(qǐng)1.借閱期滿(mǎn)或提前結(jié)束借閱的檔案，借閱人應(yīng)提前向檔案室提交《檔案歸還申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)注明擬歸還檔案的名稱(chēng)、編號(hào)及借閱日期等信息。（二）歸還審核1.檔案室工作人員收到歸還申請(qǐng)表后，應(yīng)核對(duì)借閱登記冊(cè)，確認(rèn)檔案是否應(yīng)歸還。2.檢查歸還檔案的完整性，如有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并查明原因。（三）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案室。2.檔案室工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記冊(cè)》上記錄歸還時(shí)間，并注銷(xiāo)借閱記錄。3.將歸還的檔案放回原存儲(chǔ)位置，確保檔案存放有序。五、檔案查閱管理（一）查閱申請(qǐng)1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容及查閱范圍等。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，重要檔案查閱還需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱審批1.檔案室工作人員對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和重要性確定審批意見(jiàn)。2.對(duì)于涉及機(jī)密或重要的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱方式1.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，查閱人可在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.查閱過(guò)程中，檔案室工作人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，不允許查閱人擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.如需摘抄、復(fù)制部分檔案內(nèi)容，查閱人應(yīng)另行填寫(xiě)《檔案摘抄/復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)再次審批后方可進(jìn)行。（四）查閱記錄1.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢(xún)和審計(jì)。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定，防止檔案因環(huán)境因素受損。2.安裝必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）定期檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，包括檔案的完整性、存儲(chǔ)狀況、保管環(huán)境等方面。2.檢查周期根據(jù)檔案的重要性和使用頻率確定，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，如修復(fù)受損檔案、調(diào)整保管環(huán)境等。（三）數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲(chǔ)。2.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、檢索和利用。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。七、檔案銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀鑒定1.定期對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定。2.成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及公司/組織領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審核。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織實(shí)際情況，確定檔案是否可以銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，由檔案室填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。（三）銷(xiāo)毀實(shí)施1.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。3.填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄冊(cè)》，記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。（四）銷(xiāo)毀監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)或監(jiān)察部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括銷(xiāo)毀鑒定程序是否合規(guī)、銷(xiāo)毀申請(qǐng)是否批準(zhǔn)、銷(xiāo)毀過(guò)程是否真實(shí)等。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案銷(xiāo)毀工作合法、規(guī)范。八、人員職責(zé)與紀(jì)律（一）檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、入庫(kù)、保管及出庫(kù)等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和安全性。3.為檔案查閱、借閱等利用工作提供服務(wù)，協(xié)助利用人員解決相關(guān)問(wèn)題。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議和措施。（二）檔案利用人員職責(zé)1.遵守檔案出入庫(kù)、查閱等相關(guān)規(guī)定，履行借閱、歸還等手續(xù)。2.愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.按照規(guī)定的范圍和方式使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案內(nèi)容。4.及時(shí)歸還借閱的檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限應(yīng)提前辦理申請(qǐng)手續(xù)。（三）紀(jì)律要求1.所有涉及檔案管理和利用的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)章制度，不得違規(guī)操作。2.對(duì)違反規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理，直至追究法律責(zé)任。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理和利