PAGE政府采購檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強政府采購檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障政府采購活動的合法、公正、透明，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的政府采購活動中形成的各類檔案資料的查閱管理。包括采購項目申報文件、采購文件（含招標文件、投標文件、評標報告等）、合同文本、驗收文件以及與采購活動相關(guān)的其他文件資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在保障檔案查閱需求的同時，要確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則建立規(guī)范的查閱流程和管理制度，保證檔案查閱工作有序進行，提高工作效率。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責政府采購檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。2.制定檔案查閱制度和流程，并組織實施。3.對檔案查閱申請進行審核，確定查閱范圍、方式和期限等。4.負責提供檔案查閱場所和設(shè)備，協(xié)助查閱人員進行查閱。5.定期對檔案查閱情況進行統(tǒng)計和分析，評估檔案利用效果。（二）采購業(yè)務(wù)部門職責1.按照檔案管理要求，及時將采購活動中形成的各類文件資料移交檔案管理部門。2.在檔案查閱過程中，協(xié)助檔案管理部門核實查閱需求，提供必要的業(yè)務(wù)解釋和說明。3.根據(jù)工作需要，提出合理的檔案查閱申請，并配合檔案管理部門做好查閱工作。（三）查閱人員職責1.查閱人員應如實填寫查閱申請表，明確查閱目的、范圍和期限等。2.遵守檔案查閱制度和流程，在規(guī)定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。3.查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損毀、標記、抽換或轉(zhuǎn)借檔案資料。4.查閱結(jié)束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。5.對查閱過程中獲取的檔案信息負有保密責任，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案查閱申請與審批（一）申請1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱政府采購檔案的，應填寫《政府采購檔案查閱申請表》，注明查閱項目名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外部查閱外單位因工作需要查閱本公司/組織政府采購檔案的，應提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱單位名稱、查閱人員身份、查閱目的、查閱范圍、查閱期限等內(nèi)容，并加蓋查閱單位公章。申請經(jīng)本公司/組織檔案管理部門審核同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。（二）審批1.檔案管理部門收到查閱申請表后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括查閱申請是否符合規(guī)定的查閱范圍、查閱目的是否合理、查閱期限是否適當?shù)取?.對于內(nèi)部查閱申請，檔案管理部門審核通過后，即可安排查閱；對于外部查閱申請，檔案管理部門審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)作出審批決定。審批通過的，由檔案管理部門通知查閱人員辦理查閱手續(xù)；審批不通過的，應向查閱人員說明理由。四、檔案查閱方式與范圍（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱查閱人員可在檔案管理部門指定的查閱場所進行現(xiàn)場查閱。檔案管理部門應提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，協(xié)助查閱人員進行查閱。2.復制查閱對于確需復制的檔案資料，查閱人員應填寫《政府采購檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)檔案管理部門審核同意后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（二）查閱范圍1.已歸檔的政府采購項目申報文件。2.采購文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。3.合同文本及其補充協(xié)議。4.驗收文件，包括驗收報告、驗收記錄等。5.與采購活動相關(guān)的其他文件資料，如質(zhì)疑答復、投訴處理決定等。查閱人員應嚴格按照審批確定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。五、檔案查閱流程（一）預約登記查閱人員應提前與檔案管理部門預約查閱時間，并按照要求填寫《政府采購檔案查閱申請表》。檔案管理部門根據(jù)預約情況，安排查閱場所和查閱時間，并通知查閱人員。（二）查閱準備查閱人員在查閱前，應攜帶有效身份證件，并按照檔案管理部門的要求辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理部門工作人員應核對查閱人員身份信息，并提供必要的查閱指導和幫助。（三）查閱實施1.查閱人員應在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，如需摘錄、復制檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。2.檔案管理部門工作人員應在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱制度和流程，保護檔案安全。（四）查閱歸還查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門工作人員應核對歸還檔案的數(shù)量和完整性，確認無誤后，在查閱申請表上簽字確認。六、檔案查閱期限與保密要求（一）查閱期限查閱人員應在審批確定的查閱期限內(nèi)完成查閱工作。如需延長查閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)檔案管理部門審核同意。（二）保密要求1.查閱人員應對查閱過程中獲取的檔案信息嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案信息用于非查閱目的。2.查閱人員在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在保密信息或敏感內(nèi)容，應及時告知檔案管理部門工作人員，并按照檔案管理部門的要求進行處理。3.檔案管理部門工作人員應對檔案查閱過程進行全程監(jiān)督，確保檔案信息安全。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違反保密規(guī)定的行為，應及時制止，并報告公司/組織相關(guān)部門。七、檔案查閱收費規(guī)定（一）內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱政府采購檔案，不收取查閱費用。（二）外部查閱外單位查閱本公司/組織政府采購檔案，如涉及復制、郵寄等費用，由查閱單位按照實際發(fā)生的費用支付。收費標準應按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并在查閱前告知查閱單位。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應建立健全檔案查閱監(jiān)督機制，定期對檔案查閱情況進行檢查和統(tǒng)計分析。檢查內(nèi)容包括查閱申請審批情況、查閱人員遵守查閱制度情況、檔案資料安全保密情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并向公司/組織相關(guān)部門報告。（二）外部監(jiān)督本公司/組織應接受