PAGE科室檔案管理小組制度一、總則（一）目的為加強科室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科室工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科室全體成員及涉及檔案管理相關(guān)工作的各類活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室檔案由檔案管理小組統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映科室工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理科室工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理小組職責(zé)（一）檔案管理小組組成檔案管理小組由科室負責(zé)人擔(dān)任組長，各崗位業(yè)務(wù)骨干為成員。（二）組長職責(zé)1.全面負責(zé)科室檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作順利開展。3.審核檔案管理工作的重要文件和報告，對檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）成員職責(zé)1.負責(zé)收集、整理、歸檔本人工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.協(xié)助檔案管理小組開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案的分類、編號、裝訂等。3.遵守檔案管理規(guī)定，嚴格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，確保檔案安全。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括科室工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)工作類：涵蓋科室開展的各類業(yè)務(wù)活動形成的文件、資料、報表等。3.人事檔案類：涉及科室人員的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等相關(guān)材料。4.財務(wù)檔案類：包含科室財務(wù)收支憑證、報表、審計報告等。5.設(shè)備檔案類：有關(guān)科室設(shè)備購置、維修、保養(yǎng)等方面的文件和記錄。（二）編號規(guī)則1.采用年度流水號與類別代碼相結(jié)合的方式進行編號。2.年度流水號：以四位數(shù)字表示年份，如“2023”。3.類別代碼：行政管理類用“A”表示，業(yè)務(wù)工作類用“B”表示，人事檔案類用“C”表示，財務(wù)檔案類用“D”表示，設(shè)備檔案類用“I”表示。4.編號示例：如2023A001表示2023年度行政管理類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時將工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表等收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（二）整理步驟1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.行政管理類檔案應(yīng)在次年一季度內(nèi)完成歸檔。2.業(yè)務(wù)工作類檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。3.人事檔案類、財務(wù)檔案類、設(shè)備檔案類應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時歸檔。（二）保管期限1.永久保管：對科室具有重要歷史意義和長期保存價值的檔案，如科室發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件等，實行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，分為30年、10年保管期限。保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。六、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱檔案的科室內(nèi)部人員。2.外單位因工作需要查閱檔案，且經(jīng)科室負責(zé)人批準的人員。（二）借閱手續(xù)1.填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)科室負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員對借閱申請表進行審核，核實借閱人身份和借閱權(quán)限，然后按照規(guī)定提供檔案。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和機密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.借閱人不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。3.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（五）檔案利用1.鼓勵科室成員積極利用檔案開展工作，為科室決策、業(yè)務(wù)開展等提供參考依據(jù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用需求，及時提供檔案資料，并做好利用記錄。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由科室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價值的文件等，進行鑒定。3.鑒定檔案時，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和潛在價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步審核，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組召開鑒定會議，對檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。4.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。（四）銷毀手續(xù)1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)科室負責(zé)人簽字批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)妥善保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立科室檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息準確、完整。2.對于重要檔案和常用檔案，應(yīng)逐步進行電子化掃描，形成電子檔案，并上傳至檔案管理信息系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)維護1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。2.加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，并定期備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息利用1.科室成員可通過檔案管理信息系統(tǒng)查詢、借閱檔案，提高檔案利用的便捷性。2.檔案管理人員應(yīng)及時處理系統(tǒng)中的借閱申請和利用反饋信息，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理小組定期對科室檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.科室負責(zé)人對檔案管理工作進行不定期抽查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）考核評價1.制