PAGE學歷檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織學歷檔案的管理，確保學歷檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮學歷檔案在公司/組織人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工的學歷檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：學歷檔案必須如實反映員工的學歷情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：學歷檔案應包含員工學歷相關的各類材料，確保檔案內容完整。3.保密性原則：嚴格保護員工學歷檔案信息的安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著員工學歷情況的變化，及時更新學歷檔案。二、學歷檔案內容（一）基本信息1.員工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫等。2.員工入職時填寫的學歷相關信息，如畢業(yè)院校、專業(yè)、學歷層次、入學時間、畢業(yè)時間等。（二）學歷證明材料1.畢業(yè)證書原件及復印件。2.學位證書原件及復印件。3.學歷認證報告，如教育部學歷證書電子注冊備案表等。（三）學習期間相關材料1.成績單，包括在校期間各學期的課程成績。2.學籍檔案，如入學登記表、學籍變動記錄等。3.獎懲記錄，如獎學金證書、榮譽證書、違紀處分決定書等。（四）其他相關材料1.培訓結業(yè)證書，如參加公司/組織內部培訓或外部專業(yè)培訓獲得的證書。2.與學歷提升相關的證明材料，如專升本錄取通知書、研究生入學考試成績單等。三、學歷檔案收集與整理（一）收集要求1.新員工入職時，應在規(guī)定時間內提交學歷檔案相關材料。人力資源部門負責審核材料的完整性和真實性。2.員工學歷發(fā)生變動時，應及時向人力資源部門提交新的學歷證明材料及相關變動說明。（二）整理規(guī)范1.人力資源部門按照學歷檔案內容的分類，對收集到的材料進行整理。2.每份材料應進行編號，并在檔案封面和目錄中注明材料名稱、編號、日期等信息。3.學歷證明材料應確保原件清晰、復印件與原件一致，并加蓋公司/組織公章或騎縫章。四、學歷檔案審核（一）審核流程1.人力資源部門收到員工學歷檔案材料后，首先進行初審，檢查材料是否齊全、真實、有效。2.對于存在疑問的學歷檔案，人力資源部門可通過聯(lián)系畢業(yè)院校、學歷認證機構等方式進行核實。3.初審通過后，學歷檔案提交至人力資源部門負責人進行復審，復審通過后存入員工學歷檔案庫。（二）審核標準1.畢業(yè)證書和學位證書應符合國家教育部門的規(guī)定，證書編號可通過官方網(wǎng)站查詢驗證。2.學歷認證報告應真實有效，認證機構應為教育部指定的正規(guī)機構。3.學習期間相關材料應與學歷信息相互印證，材料內容應清晰、完整、無涂改。五、學歷檔案保管（一）保管方式1.公司/組織設立專門的學歷檔案庫，用于存放員工學歷檔案。檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.學歷檔案應按照員工姓名或編號順序進行排列存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.員工在職期間，學歷檔案應長期保管。2.員工離職后，學歷檔案應按照公司/組織檔案管理規(guī)定進行妥善保管，保管期限根據(jù)相關法律法規(guī)和公司/組織要求確定。（三）檔案維護1.定期對學歷檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、霉變等情況，應及時進行修復或更換。2.根據(jù)檔案管理信息化要求，逐步建立學歷檔案電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和統(tǒng)計。六、學歷檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工學歷檔案。2.公司/組織內部其他部門因工作涉及員工學歷情況需要查閱檔案時，應填寫查閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字后，提交至人力資源部門審批。3.除上述情況外，未經(jīng)員工本人書面同意，任何人不得查閱員工學歷檔案。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)審批通過后，查閱人員在人力資源部門工作人員的陪同下到檔案庫查閱學歷檔案。3.查閱過程中，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案材料。如需復制檔案材料，應經(jīng)人力資源部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權限1.因特殊原因需要借閱員工學歷檔案的，應經(jīng)員工本人書面同意，并填寫借閱申請表。2.借閱申請表經(jīng)公司/組織分管領導審批后，借閱人員方可借閱學歷檔案。（四）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)審批通過后，借閱人員到人力資源部門辦理借閱手續(xù)，領取學歷檔案。3.借閱人員應妥善保管學歷檔案，不得轉借他人或用于其他非規(guī)定用途。借閱期限屆滿后，應按時歸還學歷檔案。如因特殊情況需要延期歸還，應提前向人力資源部門申請。七、學歷檔案變更與更新（一）學歷變更1.員工學歷發(fā)生變更，如獲得更高學歷、學歷層次調整等，應在學歷變更后[X]個工作日內，向人力資源部門提交新的學歷證明材料及變更說明。2.人力資源部門對變更材料進行審核，審核通過后更新員工學歷檔案信息，并在公司/組織內部相關系統(tǒng)中進行同步更新。（二）檔案信息更新1.定期對學歷檔案信息進行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案信息與實際情況不符或存在錯誤信息，應及時與員工溝通核實，并進行更正。2.根據(jù)公司/組織人力資源管理的需要，適時對學歷檔案內容進行補充和完善，如增加新的培訓結業(yè)證書、榮譽證書等相關材料。八、學歷檔案保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門工作人員應嚴格遵守保密制度，對員工學歷檔案信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.在學歷檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強學歷檔案庫的安全管理，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。確保檔案庫的安全，防止檔案丟失、被盜或損壞。2.對學歷檔案電子數(shù)據(jù)庫進行安全防護，設置不同級別的訪問權限，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.員工提供虛假學歷證明材料，騙取公司/組織錄用或晉升機會。2.人力資源部門工作人員在學歷檔案管理過程中，違反規(guī)定擅自查閱、借閱、涂改、銷毀檔案材料。3.未經(jīng)員工同意，將員工學歷檔案信息泄露給他人。（二）處理措施1.對于員工提供虛假學歷證明材料的，一經(jīng)查實，公司/組織將解除勞動合同，并依法追究其法律責任。2.對于人力資源部門工作人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、記過