PAGE檔案局約談常態(tài)化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范檔案局對(duì)相關(guān)單位及人員的約談行為，特制定本制度。本制度旨在通過(guò)常態(tài)化的約談機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提高檔案管理水平，保障檔案事業(yè)健康發(fā)展，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和歷史文化傳承。（二）適用范圍本制度適用于檔案局對(duì)轄區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“被約談單位”）及其相關(guān)責(zé)任人在檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)進(jìn)行的約談。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：約談工作嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案局制定的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保約談行為合法合規(guī)。2.問(wèn)題導(dǎo)向原則：以發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，有針對(duì)性地開(kāi)展約談，督促被約談單位及時(shí)整改。3.教育與監(jiān)督并重原則：通過(guò)約談，既對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)肅指出，又注重對(duì)被約談單位及人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)和法規(guī)教育，強(qiáng)化監(jiān)督，促進(jìn)其自覺(jué)規(guī)范檔案管理行為。4.保密性原則：在約談過(guò)程中涉及的相關(guān)信息和資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露，保障被約談單位的合法權(quán)益。二、約談主體與對(duì)象（一）約談主體檔案局負(fù)責(zé)組織實(shí)施約談工作，根據(jù)需要成立約談小組，約談小組由檔案局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及專業(yè)檔案人員組成。（二）約談對(duì)象1.被約談單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人。2.涉及檔案管理重要事項(xiàng)的其他相關(guān)人員。三、約談情形（一）檔案管理制度不健全1.未建立完善的檔案收集、整理、保管、利用等方面的管理制度，或現(xiàn)有制度存在明顯漏洞，無(wú)法有效保障檔案管理工作正常開(kāi)展。2.檔案管理制度未根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及單位實(shí)際情況及時(shí)修訂更新，與現(xiàn)行要求不符。（二）檔案業(yè)務(wù)工作不規(guī)范1.檔案收集不完整，應(yīng)歸檔的文件材料未及時(shí)、全面收集，影響檔案的完整性。2.檔案整理不符合標(biāo)準(zhǔn)，分類混亂、編號(hào)錯(cuò)誤、裝訂不規(guī)范等，導(dǎo)致檔案查閱利用困難。3.檔案保管條件不符合要求，存在檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、火災(zāi)隱患等安全問(wèn)題，未采取有效防護(hù)措施。4.檔案利用手續(xù)不嚴(yán)格，未經(jīng)審批隨意提供檔案查閱、借閱，可能導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失。（三）檔案信息化建設(shè)滯后1.未制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢，無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理和利用需求。2.檔案信息化系統(tǒng)存在安全漏洞，未及時(shí)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，存在數(shù)據(jù)丟失、被篡改等風(fēng)險(xiǎn)。3.電子檔案管理不規(guī)范，未按照規(guī)定進(jìn)行電子文件的歸檔、存儲(chǔ)和備份，電子檔案與紙質(zhì)檔案不一致。（四）檔案工作存在重大安全隱患1.發(fā)生檔案安全事故，如檔案被盜、被毀、丟失等，造成嚴(yán)重后果。2.對(duì)檔案安全隱患未及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改，存在較大安全風(fēng)險(xiǎn)，可能引發(fā)檔案安全事故。（五）違反檔案法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定1.故意銷毀、篡改、偽造檔案，嚴(yán)重違反檔案法律法規(guī)。2.拒絕接受檔案局依法進(jìn)行的監(jiān)督檢查，或不配合檔案局開(kāi)展的檔案管理相關(guān)工作。四、約談程序（一）約談準(zhǔn)備1.問(wèn)題收集：通過(guò)日常監(jiān)督檢查、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、群眾舉報(bào)、上級(jí)交辦等途徑，收集被約談單位存在的檔案管理問(wèn)題線索。2.情況分析：對(duì)收集到的問(wèn)題線索進(jìn)行分析研究，確定是否需要進(jìn)行約談以及約談的重點(diǎn)內(nèi)容。3.擬定方案：根據(jù)分析結(jié)果，制定約談方案，明確約談時(shí)間、地點(diǎn)、約談人員、約談內(nèi)容等，并提前通知被約談單位。（二）約談實(shí)施1.開(kāi)場(chǎng)介紹：約談小組組長(zhǎng)介紹約談目的、依據(jù)、程序以及約談人員組成。2.問(wèn)題通報(bào)：向被約談單位通報(bào)其在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，出示相關(guān)證據(jù)材料，要求被約談單位對(duì)問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)。3.原因剖析：被約談單位就存在的問(wèn)題進(jìn)行原因分析，說(shuō)明情況，提出整改措施和期限。4.溝通交流：約談小組與被約談單位進(jìn)行溝通交流，針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入探討，提出意見(jiàn)和建議，督促被約談單位認(rèn)識(shí)問(wèn)題的嚴(yán)重性，積極整改。5.記錄整理：安排專人對(duì)約談過(guò)程進(jìn)行記錄，形成約談?dòng)涗?，記錄?nèi)容應(yīng)包括約談時(shí)間、地點(diǎn)、約談人員、被約談單位人員、約談內(nèi)容、被約談單位表態(tài)等，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）約談結(jié)果處理1.整改要求：根據(jù)約談情況，向被約談單位下達(dá)《檔案管理問(wèn)題整改通知書》，明確整改內(nèi)容、整改期限和整改要求，要求被約談單位按時(shí)提交整改報(bào)告。2.跟蹤檢查：檔案局對(duì)被約談單位的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解整改進(jìn)展，督促整改落實(shí)到位。對(duì)整改不力的單位，進(jìn)行再次約談或采取其他措施進(jìn)行督促。3.結(jié)果運(yùn)用：將約談結(jié)果與檔案工作考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問(wèn)題較多且整改不到位的單位，在檔案工作考核中予以扣分，并取消其當(dāng)年評(píng)先評(píng)優(yōu)資格。五、約談?dòng)涗浥c檔案管理（一）約談?dòng)涗浺?.約談?dòng)涗洃?yīng)使用統(tǒng)一格式的專用記錄本，記錄人應(yīng)如實(shí)記錄約談過(guò)程，不得遺漏重要內(nèi)容。2.記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言規(guī)范，避免使用模糊、歧義性語(yǔ)言。對(duì)被約談單位人員的發(fā)言要準(zhǔn)確記錄其原話，不得隨意增減或修改。3.約談?dòng)涗洃?yīng)經(jīng)被約談單位人員簽字確認(rèn)，如有異議，應(yīng)允許其說(shuō)明情況并在記錄上注明。（二）約談檔案管理1.每次約談結(jié)束后，及時(shí)將約談?dòng)涗?、相關(guān)證據(jù)材料、整改通知書等整理歸檔，建立專門的約談檔案。2.約談檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，妥善保管，便于查閱和利用。3.約談檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于[X]年。在保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案局內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，對(duì)約談工作的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保約談程序合法、公正、透明。2.接受社會(huì)監(jiān)督，鼓勵(lì)群眾對(duì)約談工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）責(zé)任追究1.被約談單位未按照要求進(jìn)行整改或整改不到位的，檔案局將視情節(jié)輕重，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，對(duì)其進(jìn)行通報(bào)批評(píng)、責(zé)令限期整改、暫停檔案業(yè)務(wù)辦理等處理。2.對(duì)因檔案管理問(wèn)題導(dǎo)致嚴(yán)重后果，給國(guó)家和單位造成重大損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法