PAGE檔案館雙人出入庫制度一、總則（一）目的為確保檔案館檔案的安全與完整，規(guī)范檔案出入庫操作流程，防止檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生，特制定本雙人出入庫制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館內(nèi)所有檔案資料的出入庫管理。（三）基本原則1.雙人操作原則：檔案出入庫必須由兩名經(jīng)過授權(quán)的工作人員共同進(jìn)行，相互監(jiān)督，確保操作過程的準(zhǔn)確性和安全性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范流程原則：明確檔案出入庫的各個(gè)環(huán)節(jié)和操作要求，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、出入庫人員職責(zé)（一）入庫人員職責(zé)1.提前做好入庫準(zhǔn)備工作，包括檢查所需工具、設(shè)備是否齊全，了解本次入庫檔案的數(shù)量、種類、存放位置等信息。2.在入庫過程中，負(fù)責(zé)搬運(yùn)檔案，并確保檔案的安全，避免碰撞、擠壓等情況。3.協(xié)助另一名入庫人員對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保入庫檔案的數(shù)量、種類與清單一致。4.按照規(guī)定的存放位置，將檔案整齊擺放，并做好標(biāo)識(shí)。5.及時(shí)記錄入庫檔案的相關(guān)信息，如入庫時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、存放位置等。（二）出庫人員職責(zé)1.收到檔案出庫申請(qǐng)后，認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，確保申請(qǐng)的合理性和必要性。2.與申請(qǐng)部門或申請(qǐng)人溝通，明確檔案的使用期限、歸還時(shí)間等要求，并做好記錄。3.在出庫過程中，負(fù)責(zé)搬運(yùn)檔案，并確保檔案的安全，避免丟失、損壞等情況。4.協(xié)助另一名出庫人員對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保出庫檔案的數(shù)量、種類與清單一致。5.向檔案使用人員詳細(xì)說明檔案的使用注意事項(xiàng)，如保密要求、歸還期限等。6.及時(shí)記錄出庫檔案的相關(guān)信息，如出庫時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、使用部門、申請(qǐng)人等。（三）監(jiān)督人員職責(zé)1.對(duì)檔案出入庫過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保雙人操作原則的執(zhí)行。2.檢查入庫人員和出庫人員的操作是否符合規(guī)定流程，如檔案清點(diǎn)、核對(duì)、搬運(yùn)、存放等環(huán)節(jié)。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出糾正意見，并督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。4.定期對(duì)檔案出入庫情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。三、出入庫流程（一）入庫流程1.申請(qǐng)：檔案形成部門或移交部門填寫《檔案入庫申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來源等信息，并提交給檔案館。2.審核：檔案館管理人員對(duì)《檔案入庫申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。審核通過后，安排入庫時(shí)間，并通知入庫人員。3.準(zhǔn)備：入庫人員在規(guī)定時(shí)間到達(dá)檔案館，準(zhǔn)備好所需工具、設(shè)備，如檔案箱、推車等。4.清點(diǎn)核對(duì)：入庫人員與檔案形成部門或移交部門的交接人員共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，按照《檔案入庫申請(qǐng)表》上的內(nèi)容逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來源等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性。核對(duì)無誤后，雙方在《檔案入庫交接清單》上簽字確認(rèn)。5.搬運(yùn)存放：入庫人員將檔案搬運(yùn)至檔案館指定的存放位置，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。6.記錄：入庫人員及時(shí)填寫《檔案入庫登記表》，記錄入庫檔案的相關(guān)信息，如入庫時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、存放位置等。同時(shí)，將《檔案入庫申請(qǐng)表》、《檔案入庫交接清單》等資料整理歸檔。（二）出庫流程1.申請(qǐng)：檔案使用部門或人員填寫《檔案出庫申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、用途、使用期限等信息，并提交給檔案館。2.審核：檔案館管理人員對(duì)《檔案出庫申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)的合理性和必要性，以及檔案的使用期限、歸還時(shí)間等要求。審核通過后，安排出庫時(shí)間，并通知出庫人員。3.準(zhǔn)備：出庫人員在規(guī)定時(shí)間到達(dá)檔案館，準(zhǔn)備好所需工具、設(shè)備，如檔案箱、推車等。4.清點(diǎn)核對(duì)：出庫人員與檔案使用部門或人員共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，按照《檔案出庫申請(qǐng)表》上的內(nèi)容逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性。核對(duì)無誤后，雙方在《檔案出庫交接清單》上簽字確認(rèn)。5.搬運(yùn)交接：出庫人員將檔案搬運(yùn)至檔案館門口，與檔案使用人員進(jìn)行交接，向其詳細(xì)說明檔案的使用注意事項(xiàng)，如保密要求、歸還期限等。檔案使用人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案的完整性，如有問題及時(shí)向出庫人員提出。6.記錄：出庫人員及時(shí)填寫《檔案出庫登記表》，記錄出庫檔案的相關(guān)信息，如出庫時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、使用部門、申請(qǐng)人等。同時(shí)，將《檔案出庫申請(qǐng)表》、《檔案出庫交接清單》等資料整理歸檔。（三）歸還流程1.申請(qǐng)：檔案使用期滿后，檔案使用人員填寫《檔案歸還申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、使用部門、申請(qǐng)人等信息，并提交給檔案館。2.審核：檔案館管理人員對(duì)《檔案歸還申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案是否按時(shí)歸還，以及檔案的完整性。審核通過后，安排歸還時(shí)間，并通知入庫人員。3.準(zhǔn)備：入庫人員在規(guī)定時(shí)間到達(dá)檔案館，準(zhǔn)備好所需工具、設(shè)備，如檔案箱、推車等。4.清點(diǎn)核對(duì)：入庫人員與檔案使用人員共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，按照《檔案歸還申請(qǐng)表》上的內(nèi)容逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性。核對(duì)無誤后，雙方在《檔案歸還交接清單》上簽字確認(rèn)。5.搬運(yùn)存放：入庫人員將檔案搬運(yùn)至檔案館指定的存放位置，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。6.記錄：入庫人員及時(shí)填寫《檔案歸還登記表》，記錄檔案的歸還時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、存放位置等信息。同時(shí)，將《檔案歸還申請(qǐng)表》、《檔案歸還交接清單》等資料整理歸檔。四、安全保密措施（一）檔案庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入庫房。4.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，不得存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。（二）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全意識(shí)和保密意識(shí)。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。3.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)檔案信息。4.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案出入庫安全管理1.檔案出入庫時(shí)，必須嚴(yán)格遵守雙人操作原則，相互監(jiān)督，確保檔案的安全。2.在搬運(yùn)檔案過程中，要輕拿輕放，避免碰撞、擠壓等情況，防止檔案損壞。3.對(duì)檔案出入庫的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和追溯。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加安全保密知識(shí)培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和保密意識(shí)。2.開展檔案出入庫操作流程培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉操作規(guī)范，確保操作的準(zhǔn)確性和安全性。3.邀請(qǐng)相關(guān)專家或?qū)I(yè)人士進(jìn)行講座，分享檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）考核1.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括檔案出入庫操作的準(zhǔn)確性、安全性，檔案信息的管理情況，安全保密措施的執(zhí)行情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的人員進(jìn)行批評(píng)教育或調(diào)整崗位。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館管理人員定期對(duì)檔案出入庫情況進(jìn)行檢查，確保制度的執(zhí)行情況。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）外部檢查1.積極配合上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問題。