PAGE加強(qiáng)檔案工作信息制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織的檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本檔案工作信息制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案信息的原始性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息缺失。3.規(guī)范性原則：檔案工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定的統(tǒng)一規(guī)范要求，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各部門及員工對(duì)檔案信息的需求。二、檔案工作管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案工作信息制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司/組織各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作符合制度要求。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，建立健全檔案管理體系。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平和利用效率。8.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷毀工作，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織內(nèi)部要求，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門集中保管，確保檔案移交的及時(shí)性和完整性。3.在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范文件材料的形成和處理流程，保證檔案質(zhì)量。4.在檔案利用過(guò)程中，遵守檔案查閱、借閱制度，履行相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全和合理使用。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)積極配合本部門和檔案管理部門的檔案工作，及時(shí)將工作中形成的文件材料整理歸檔。2.在工作中妥善保管個(gè)人手中的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。3.如需查閱、借閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時(shí)歸還。4.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。4.人事檔案：涉及員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、培訓(xùn)等方面資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類別，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項(xiàng)目合同檔案等，用于記錄和管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)資料。（二）檔案編號(hào)1.為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的文書檔案第1份。3.科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目代號(hào)+分類號(hào)+流水號(hào)。其中，項(xiàng)目代號(hào)根據(jù)公司/組織的項(xiàng)目管理規(guī)定確定，分類號(hào)按照科技檔案分類標(biāo)準(zhǔn)編制，流水號(hào)為該類檔案在項(xiàng)目中的順序號(hào)。例如：XJ202301JSC001，表示項(xiàng)目代號(hào)為XJ202301的科技項(xiàng)目中的技術(shù)文件類第1份檔案。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：年度+類別+保管期限+流水號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證30年001，表示2023年度的會(huì)計(jì)憑證，保管期限為30年的第1份檔案。5.人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工編號(hào)+檔案類別+流水號(hào)。例如：001RS001，表示員工編號(hào)為001的人事檔案中的基本信息類第1份檔案。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)另行制定，但應(yīng)保證編號(hào)的清晰性和可識(shí)別性，便于檔案的分類管理和查詢利用。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍、要求和責(zé)任人，確保在工作過(guò)程中及時(shí)、全面地收集各類文件材料。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的草稿、重復(fù)文件等，將整理好的文件材料定期移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解檔案形成情況，及時(shí)掌握重要文件材料的形成動(dòng)態(tài)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。4.對(duì)于公司/組織外部接收的文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位往來(lái)函件等，由辦公室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和整理后移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類排列，編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。3.科技檔案整理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和專業(yè)要求，按照項(xiàng)目階段、專業(yè)類別等進(jìn)行分類組卷，對(duì)圖紙等特殊載體檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理和編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄和索引。4.會(huì)計(jì)檔案整理應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別分別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.人事檔案整理應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類裝訂，建立檔案目錄和索引，確保人事檔案的完整性和規(guī)范性。6.業(yè)務(wù)檔案整理應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)流程和管理要求，對(duì)業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，并編制檔案目錄和索引。五、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于集中保管各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。特殊載體檔案，如光盤、磁帶、照片等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)保管，并建立相應(yīng)的目錄和索引。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的處理措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.文書檔案的保管期限根據(jù)文件的重要程度、查考利用價(jià)值等因素確定。一般來(lái)說(shuō)，反映公司/組織主要職能活動(dòng)、歷史面貌的重要文件材料應(yīng)永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料可定期保管。3.科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、周期、重要程度等確定。對(duì)于具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的科研成果、技術(shù)資料等應(yīng)永久保管；項(xiàng)目結(jié)束后，在一定時(shí)期內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的相關(guān)檔案可定期保管。4.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等一般保管期限為30年，財(cái)務(wù)報(bào)表等重要會(huì)計(jì)資料應(yīng)永久保管。5.人事檔案的保管期限為員工在職期間及離職后一定期限，具體按照國(guó)家有關(guān)人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。6.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求確定，一般應(yīng)保證在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)檔案在規(guī)定期限內(nèi)具有查考利用價(jià)值。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、查考利用價(jià)值等因素，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀后在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。5.嚴(yán)禁擅自銷毀未經(jīng)過(guò)鑒定和批準(zhǔn)的檔案，對(duì)于已銷毀的檔案，其銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和登記，確定是否提供查閱、借閱服務(wù)。如同意查閱、借閱，應(yīng)按照規(guī)定的期限和要求提供檔案，并做好相關(guān)記錄。3.外單位查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍、時(shí)間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與申請(qǐng)單位聯(lián)系辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和合理使用。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、拍照、復(fù)印等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的頻率、范圍、效果等信息，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。3.對(duì)于重要檔案的利用情況，應(yīng)及時(shí)向公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)了解檔案利用對(duì)公司/組織工作的支持作用和影響。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理的信息化水平和工作效率。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司/組織各部門及員工提供便捷高效的檔案信息服務(wù)。3.利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像文件。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和利用需求確定，一般不低于200dpi。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像文件進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和分類，確保圖像文件的命名規(guī)范、分類準(zhǔn)確，便于檢索和管理。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息、元數(shù)據(jù)等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。4.掛接與存儲(chǔ)：將圖像處理后的電子圖像文件與錄入的檔案信息進(jìn)行掛接，并存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和故障，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案工作制度得到有效執(zhí)行。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案工作監(jiān)督檢查，制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)。3.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，