PAGE公司檔案管理制度制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的統(tǒng)稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動(dòng)，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。4.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。5.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。（三）各部門各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合綜合管理部門做好檔案管理的相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合管理部門。2.對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行定期整理和清查，確保檔案的完整和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報(bào)表等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。4.公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司人力資源管理活動(dòng)中形成的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的文件，如技術(shù)方案、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利證書(shū)等。7.公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、客戶資料等。8.公司對(duì)外交往活動(dòng)中形成的文件，如邀請(qǐng)函、接待記錄、合作協(xié)議等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理的要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、對(duì)外交往類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目齊全。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：公司設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。公司重要的合同、協(xié)議、訂單等。公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的相關(guān)文件。公司的歷史沿革、大事記等。2.長(zhǎng)期保管：公司行政管理活動(dòng)中形成的一般性文件。公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的中期財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。公司人力資源管理活動(dòng)中形成的員工檔案、培訓(xùn)記錄等。公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的一般性技術(shù)資料。公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。3.短期保管：公司行政管理活動(dòng)中形成的臨時(shí)性文件。公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的短期財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料等。公司人力資源管理活動(dòng)中形成的臨時(shí)性招聘資料、績(jī)效考核資料等。公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告等。公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的臨時(shí)性廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)記錄等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，便于檢索。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案：如照片、音像資料等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行特殊保管，如采用相冊(cè)、光盤等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明相關(guān)信息。（五）保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。同時(shí)，應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)鼠、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止泄露。3.方便利用原則，為檔案利用者提供便捷的服務(wù)，提高檔案的使用效率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱、借閱檔案，須按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.外部查閱：公司外部單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。4.外部借閱：公司外部單位因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定繳納押金，并簽訂保密協(xié)議。借閱檔案的單位應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。（四）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：對(duì)檔案的鑒定應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加，進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法及流程1.綜合管理部門組織成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的具體實(shí)施。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案鑒定小組對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行匯總，形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。4.公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，做出檔案銷毀或繼續(xù)保管的決定。（三）銷毀程序1.對(duì)決定銷毀的檔案，綜合管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。5.檔案銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一并存檔，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案利用者的使用。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證授權(quán)、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管