PAGE生產(chǎn)許可檔案移送制度一、總則（一）目的為加強生產(chǎn)許可檔案管理，規(guī)范檔案移送行為，確保生產(chǎn)許可檔案的完整性、準確性和安全性，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內涉及生產(chǎn)許可檔案的產(chǎn)生、整理、保管、移送等相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案移送工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映生產(chǎn)許可相關活動的實際情況，保證信息準確無誤。3.及時完整原則：檔案應及時整理歸檔，并確保移送過程中檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，防止檔案信息泄露，保障公司商業(yè)秘密和相關信息安全。二、生產(chǎn)許可檔案的內容及分類（一）申請材料檔案1.企業(yè)設立申請材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、法定代表人身份證明等。2.生產(chǎn)許可申請表格及相關附件，如產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程圖、生產(chǎn)設備清單、質量控制文件等。3.申請變更、延續(xù)等事項時提交的相應材料。（二）審查與批準檔案1.受理通知書、補正材料通知書等相關通知文件。2.現(xiàn)場審查記錄及報告，包括審查人員意見、企業(yè)整改情況等。3.審批決定文件，如準予許可決定書、不予許可決定書等。（三）生產(chǎn)過程檔案1.生產(chǎn)計劃安排記錄，包括產(chǎn)品批次、產(chǎn)量、生產(chǎn)時間等。2.原材料采購及檢驗記錄，如供應商資質證明、原材料檢驗報告等。3.生產(chǎn)過程中的質量控制記錄，如半成品檢驗報告、成品檢驗報告等。4.設備運行維護記錄，包括設備維修保養(yǎng)記錄、設備故障處理記錄等。（四）監(jiān)督管理檔案1.日常監(jiān)督檢查記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內容及發(fā)現(xiàn)問題等。2.產(chǎn)品質量抽檢記錄及報告。3.企業(yè)整改情況跟蹤記錄。三、生產(chǎn)許可檔案的整理與保管（一）整理要求1.按照檔案分類標準，對各類生產(chǎn)許可檔案進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.每份檔案應編制清晰的目錄索引，注明檔案名稱、日期、編號等關鍵信息，便于查找和管理。3.對檔案中的文件材料進行排序，一般按照文件形成的時間順序排列，重要文件在前，次要文件在后。（二）保管方式1.設立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放于檔案柜中，按照類別和年度順序排列；電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、銷毀等情況，便于對檔案進行動態(tài)管理。（三）保管期限1.生產(chǎn)許可申請材料檔案、審查與批準檔案應長期保管，以備后續(xù)查閱和追溯。2.生產(chǎn)過程檔案和監(jiān)督管理檔案的保管期限根據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準確定，一般不少于[X]年。四、生產(chǎn)許可檔案的移送流程（一）內部移送1.部門間移送當生產(chǎn)許可相關業(yè)務涉及不同部門時，業(yè)務發(fā)起部門應在業(yè)務完成后[X]個工作日內，將相關檔案整理成冊，并填寫《生產(chǎn)許可檔案內部移送清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移送原因等信息，移送至接收部門。接收部門應在收到移送清單及檔案后的[X]個工作日內進行核對簽收，并在清單上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時與移送部門溝通解決。2.上下級機構移送下級機構向上級機構移送生產(chǎn)許可檔案時，應按照上級機構要求的格式和內容進行整理，并在規(guī)定時間內報送。上級機構收到下級機構移送的檔案后，應進行審核，如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求，應及時通知下級機構補充或修正。（二）外部移送1.向監(jiān)管部門移送根據(jù)監(jiān)管部門要求，公司應在規(guī)定時間內將生產(chǎn)許可相關檔案移送至監(jiān)管部門。移送前，應對檔案進行再次審核，確保檔案內容完整、準確。填寫《生產(chǎn)許可檔案外部移送申請表》，注明移送檔案的名稱、數(shù)量、移送目的等信息，經(jīng)公司負責人批準后，按照監(jiān)管部門指定的方式和時間進行移送。移送過程中應做好記錄，包括移送時間、方式、接收人等信息，以備查詢。2.向其他相關部門或單位移送因業(yè)務需要向其他相關部門或單位移送生產(chǎn)許可檔案時，應按照對方要求辦理移送手續(xù)。同樣需填寫移送清單，詳細注明檔案內容，并確保移送過程的合規(guī)性和檔案的安全性。五、生產(chǎn)許可檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱生產(chǎn)許可檔案時，應填寫《生產(chǎn)許可檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內容，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。3.查閱人員如需摘錄或復制檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行摘錄或復制。摘錄或復制的檔案材料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱生產(chǎn)許可檔案的，應填寫《生產(chǎn)許可檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)公司負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、拍照或傳播檔案內容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并要求借閱人員作出說明或進行處理。六、生產(chǎn)許可檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的生產(chǎn)許可檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.檔案查閱和借閱場所應相對獨立，限制無關人員進入。查閱和借閱過程中，不得將檔案內容泄露給無關人員。3.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。同時，定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備等，并定期進行檢查和維護，確保設施正常運行。2.制定檔案安全應急預案，應對可能出現(xiàn)的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件。定期組織應急演練，提高檔案管理人員的應急處置能力。3.對檔案管理人員進行安全教育培訓，提高其安全意識和責任意識；要求檔案管理人員嚴格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案管理工作安全有序進行。七、生產(chǎn)許可檔案的銷毀（一）銷毀條件1.生產(chǎn)許可檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的檔案，應經(jīng)公司負責人批準，并按照相關規(guī)定進行鑒定，確認檔案確實無保存必要后，方可銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應根據(jù)檔案銷毀條件，定期對到期或需銷毀的檔案進行清理，編制《生產(chǎn)許可檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《生產(chǎn)許可檔案銷毀清單》提交公司負責人審核批準。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同實施檔案銷毀工作。銷